Frau arbeitet mit der Gebäudereinigungs App Blink in der Lohnbuchhaltung

Lohnbuchhaltung in der Gebäudereinigung

Die Blink App:

Arbeitszeiten und Abwesenheiten automatisch übertragen.

Mit Blink hat das Einsammeln von Arbeitszeitnachweisen aus den Objekten und das Abtippen von Exceltabellen endlich ein Ende: Mit unseren Schnittstellen zu den führenden ERP Systemen in der Gebäudereinigung werden Stammdaten, Dienstpläne, Fehlzeiten und Arbeitszeiten automatisch übertragen. Zeiten müssen einen Freigabeprozess durchlaufen damit sichergestellt ist, dass nur korrekte Daten in der Lohnabrechnung ankommen.

Mit Blink startet die Automatisierung.

Icon Bildschirm mit Daten und Lupe
Blitzsaubere Daten

Die Blink App produziert blitzsaubere Daten, die von der Verwaltung direkt übernommen werden können. Das sorgt für Transparenz und spart richtig viel Zeit.

Icon Daumen hoch
Branchenspezifisch
Die Blink App wurde speziell für deine Branche entwickelt. Das Ergebnis: durchdachte und user-zentrierte Funktionen, die in der täglichen Praxis wirklich helfen.
Icon Cloud Plug and Play
Plug and Play

Bei der Blink App kommt alles aus der Cloud. Die dezentrale Implementierung ermöglicht einen superschnellen Start von Teams und Objekten.

Icon Schnittstellen
Modular und skalierbar
Die Blink App verfügt über fertige Schnittstellen für den nahtlosen Datentransfer. Stammdaten, Dienstpläne, Arbeitszeiten etc. lassen sich an alle gängigen ERP-Systeme übertragen.

Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung

Integration von deinem ERP System.

Blink bietet Schnittstellen zu vielen ERP Systemen und Lohnabrechnungsprogrammen: Von Navision (Business Central) über zvoove bis zu Datev. Denn nur mit einer funktionierenden Integration macht digitale Zeiterfassung Sinn.

Objekte und Mitarbeiter übertragen.

Der Stammdatenabgleich überträgt Kunden, Objekte und Mitarbeiter. Dabei werden (je nach Schnittstelle) nicht nur Informationen wie Name und Personalnummer übergeben, sondern auch Ein- und Austrittsdatum. Damit werden Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, automatisch in Blink deaktiviert. Grundsätzlich gilt: Das ERP System ist führend, in Blink sollten alle Rechte so gesetzt sein, dass Objekte und Mitarbeiterstammdaten nicht geändert werden können.

Dienstpläne abgleichen.

Dienstpläne können weiterhin im ERP System erstellt werden. Und wenn der Dienstplan fertig ist wird dieser automatisch an Blink übermittelt. Jede Reinigungskraft sieht sofort in der eigenen App, an welchem Tag welcher Dienst eingeplant ist. Alles zentral vom ERP System aus gesteuert.

Arbeitszeiten & Abwesenheiten.

Alle erfassten Arbeitszeiten werden nach dem Freigabeprozess automatisch ins ERP System importiert. Dort stehen sie üblicherweise in einer Zwischentabelle zur Verfügung bevor die finale Übernahme der Daten in den Lohn stattfindet. Abwesenheiten können sowohl in Blink angelegt und ins ERP übertragen werden, als auch anders herum. Damit hat jedes Unternehmen viel Freiheiten bei der Gestaltung der Prozesse.

Screenshot der Lohnbuchhaltung Schnittstelle zur Gebäudereinigungs-App
Lohnarten Mapping in der Gebäudereinigunssoftware Blink

Lohnarten, Leistungsarten & Zuschläge

Lohnarten je nach Beschäftigungsverhältnis.

Jedem Mitarbeiter in Blink kann ein Beschäftigungsverhältnis zugewiesen werden z.B. sozialversicherungspflichtig oder geringfügig. Jedem Beschäftigungsverhältnis wiederum können verschiedene Lohnarten zugewiesen werden, so dass genau gesteuert werden kann, welche Lohnart bei welcher Tätigkeit (z.B. Arbeitszeit, Krankheit, Urlaub usw) übertragen werden sollen. Die Lohnarten spielen vor allem im Zusammenspiel mit Datev eine wichtige Rolle.

Leistungsarten.

Natürlich unterstützt Blink die verschiedenen Tariflöhne des Gebäudereiniger Tarifvertrags für unterschiedliche Leistungsarten. Im System können pro Mandant die Leistungsarten wie Glasreinigung, Unterhaltsreinigung, Winterdienst usw. angelegt werden. Pro Objekt wiederum werden dann Leistungen definiert, die im konkreten Objekt eingesetzt werden. In den Leistungen sind i.d.R. dann auch die Verknüpfungen zum Dienstplan oder Vertrag im ERP System vorhanden.

Zuschläge.

Nachtzuschlag, Feiertagszuschlag und Sonntagszuschlag werden automatisch von Blink berechnet und ausgewiesen. Ob diese Zuschläge dann im Lohn weiterverarbeitet werden oder nicht ist von System zu System verschieden. Beim Datev Export wird auch der Erschwerniszuschlag automatisch berechnet, inkl. sauberer Abgrenzung zum Vormonat.

Freigabeworkflow für mehr Datenqualität

2-stufig oder 3-stufig.

Die Herausforderung der digitalen Zeiterfassung liegt oft darin, dass die erfassten Zeiten nachträglich angepasst werden müssen: Jemand vergisst zu stoppen oder bucht die Zeit auf die falsche Leistung. In Blink gibt es einen einfachen Freigabeprozess, der je nach Wunsch 2-stufig oder 3-stufig aussehen kann.

Pflichtfelder vorgeben.

Für die Lohnabrechnung sind bestimmte Daten immer Pflicht, wie die Personalnummer oder die Kostenstelle. Mit Blink kannst du genau einstellen, welche Felder gefüllt sein müssen, bevor eine Zeit freigegeben wird. So rutscht nichts durch.

Screenshot der Lohnbuchhaltung Schnittstelle zur Gebäudereinigungs-App
Screenshot der digitalen Formulare in der App für Reinigungskräfte Blink

Digitale Formulare für mehr Datenqualität

Personalfragebogen online ausfüllen.

Mit Blink.Check lässt sich ein Personalfragebogen ganz einfach im Browser ausfüllen. Dokumente wie Personalausweis oder Aufenthaltsgenehmigung können fotografiert und direkt dem Formular hinzugefügt werden. Mit der Definition von Pflichtfeldern ist es vorbei mit dem “Hinterherlaufen” von Daten! Der fertige Personalfragebogen kommt per E-Mail direkt in dein Postfach. Alternativ kannst du die Daten auch als Excel exportieren.

Arbeitsvertrag digitalisieren.

Auch ein Arbeitsvertrag lässt sich als Formular darstellen. Mit dem Berichtsvorlagendesigner erstellst du Dokumente, die genau wie der bisherige Arbeitsvertrag aussehen. Platzhalter einfügen, Logo rein und fertig ist der perfekte Arbeitsvertrag. Auf Wunsch kann auch direkt in der App digital unterschrieben werden.

Unternehmensprozesse mit Tickets abbilden

Aufgaben zuweisen und überwachen.

Das Ticketsystem ist die Schaltzentrale von Blink: Hier laufen Tickets auf, die an verschiedenen Stellen entstehen können: Ein Kunde legt eine Reklamation an, eine Reinigungskraft hat eine Adressänderung über die App abgeschickt oder das Ergebnis eines digitalen Formulars wurde als Ticket angelegt. Tickets können automatisch oder manuell den richtigen Bearbeitern zugewiesen werden.

Anhänge & Kommentare.

Jedes Ticket kann mit Anhängen und Kommentaren versehen werden. So lässt sich ganz einfach eine Krankmeldung umsetzen: Gelben Schein fotografieren und ans Ticket hängen. Fertig.

E-Mail Benachrichtigungen.

Über Statusänderungen oder Kommentare bekommst du automatisch eine E-Mail Benachrichtigung. So kannst du auch auf dem laufenden bleiben, wenn du die Blink App mal nicht geöffnet hast.

Screenshot Ticketsystem der Blink Sofware für Reinigungsfirmen

Offen für Deine Daten:
Die Blink App Schnittstellen

Die Blink App basiert auf einem modularen System mit vielfältigen Integrationsmöglichkeiten. Dank der vorbereiteten Schnittstellen kannst du von den Vorteilen der Blink App sofort profitieren.

Bereit für den Blink Moment?

Du denkst darüber nach, dein Unternehmen digital aufzustellen? Du suchst nach der optimalen Lösung, um saubere Daten zu generieren? Oder du möchtest als Objektleiter deine täglichen Prozesse einfacher und effizienter gestalten? Wir helfen dir gerne dabei und freuen uns schon auf deine Anfrage - per Mail oder Telefon. Und deinem Blink Moment steht schon bald nichts mehr im Wege.

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