In diesem Artikel
Zeiterfassung mit QR-Code: Arbeitszeitbetrug clever verhindern
In QR-Codes lassen sich viele Informationen einfach hinterlegen. Die Zeiterfassung mit QR-Code und App ist demnach einfach und intuitiv. Verbindet man QR-Codes mit einer weiteren Technologie, wappnet man sich zudem clever gegen Arbeitszeitbetrug. Wir zeigen dir, welche Verbindung gemeint ist und wie du mit Blink auf Nummer sicher gehst.
Ablauf der Zeiterfassung mit QR-Codes: Die Blink App Methode
Für die Erstellung von QR-Codes gibt es online zahllose Seiten, von denen du sicher bereits einige ausprobiert hast. Verwalten musst du die dort erzeugten Codes aber selbst. Beides, also die Erstellung und die Verwaltung, sind in Blink mit vielen weiteren Funktionen der Zeiterfassung verbunden. So gehst du vor:
1. In Blink QR-Code für das Objekt erstellen.
- Du kannst unbegrenzt viele QR-Codes erzeugen.
- Weise den Code einem Objekt/Revier zu.
- Du kannst zusätzlich Kostenstellen, Leistungsarten (Lohnarten) und Auftragsnummern zuordnen.
→ Blink behält für dich die Übersicht: Der QR-Code und alle hinterlegten Daten sind eindeutig verknüpft. So kannst du auch in Jahren nachvollziehen, was hinter dem Code steckt.
2. QR-Code anbringen
- Platziere den Code dort, wo deine Reinigungskräfte ihre Arbeit starten und beenden.
- Derselbe Code an Türen, Geräteräumen, auf Unterlagen: Mach es deinen Mitarbeitern leicht.
3. Mitarbeiter scannen lassen
- Mit der Blink App auf dem Smartphone haben deine Mitarbeiter ihr Tool zur Zeiterfassung immer in der Tasche.
- Das Scannen ist so einfach, wie ein Foto zu schießen. Deine Reinigungskräfte benötigen keine Schulung.
- Beim Scan wird auch der GPS-Standort aufgezeichnet. Warum das entscheidend ist, zeigen wir weiter unten in diesem Artikel.
- Das Ein- und Ausstempeln per App funktioniert auch ohne Empfang (offline).
4. Zeiten erfassen
- Deine Reinigungskräfte müssen nur den Code scannen, aber selbst keine Zeiten eintragen. Stattdessen gilt der Zeitpunkt des Scans.
- Die erfassten Daten laufen beim Objektleiter zusammen.
5. Daten weiterverarbeiten
- Deine Objektleiter und du erhalten alle gesammelten Arbeitszeiten.
- Die Daten werden automatisch für die Lohnbuchhaltung vorbereitet und per Schnittstelle weitergegeben.
- Du kannst deinem Mandanten Daten zu seinem Objekt freigeben – automatisch datenschutzkonform. So bleibt er immer auf dem Laufenden.
Zeiterfassung den QR-Codes automatisch zuordnen
Durch Kopplung von QR-Codes und den Leistungen werden erfasste Zeiten automatisch den entsprechenden Leistungskategorien zugeordnet. Das erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern optimiert auch die spätere Lohnabrechnung durch die automatische Verrechnung mit den korrekten Löhnen.
Erweiterte Nutzungsmöglichkeiten der QR-Codes
Darüber hinaus ermöglichen die QR-Codes in Blink die Abbildung von Sonderaufträgen oder einmaligen Tätigkeiten. Du kannst die QR-Codes einfach als Bild-Datei herunterladen und sie nahtlos in verschiedene Dokumente integrieren. Diese Flexibilität und Effizienz erleichtert deine Arbeitsprozesse und steigert die Produktivität.
Schutz vor Arbeitszeitbetrug mit der Zeiterfassung per QR-Codes & GPS
Was passiert, wenn sich Mitarbeiter deiner Gebäudereinigung einen QR-Code abfotografieren und abseits des Reinigungsobjektes scannen, oder sich von einem Kollegen einstempeln lassen?
Beide Formen des Arbeitszeitbetruges lässt Blink nicht zu. Zum einen wird beim Scan des QR-Codes auch der Standort per GPS aufgezeichnet – und das datenschutzkonform. Ein Einloggen von einem anderen Ort aus fällt demnach sofort auf.
Zum anderen ist jede App-Installation bei Blink dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet, sodass das sog. Buddy Punching (das Einstempeln durch einen Kollegen) verhindert wird. Jeder Mitarbeiter muss sich also mit dem eigenen Smartphone vor Ort ein- und ausstempeln.
Zeiterfassung per QR-Code und App auch offline
Deine Reinigungskräfte können sich jederzeit am Arbeitsort ein- und ausloggen, egal ob ihr Smartphone gerade Empfang hat oder nicht. Die Blink App erfasst Zeit und Standort beim Scan auch offline und synchronisiert die Daten später mit der Cloud. Um Datenvolumen zu sparen, ist auch einstellbar, dass dies nur über WLAN stattfindet.
Zeiterfassung per App – QR-Codes bringen Sicherheit
QR-Codes sind sicher und lassen sich trotzdem vielfach duplizieren. So kannst du die Türen, Räume und Geräte deiner Kunden so mit ihnen ausstatten, dass deine Reinigungskräfte nicht an ihnen vorbeikommen.
Gleichzeitig lässt sich in Blink jeder einzelne Code so eindeutig den damit verbundenen Daten zuordnen, dass deine Verwaltung und Objektleitung jederzeit den vollen Überblick behalten – und das auch über Jahre.
Zeiterfassung mit QR-Code – Häufige Fragen & Antworten
Was ist Buddy Punching?
Das Buddy Punching meint das Stempeln durch Kollegen für andere Kollegen und ist ein gemeinsamer Arbeitszeitbetrug. Die Manipulation der erfassten Zeiten im Zeiterfassungssystem von beiden Seiten (Arbeitnehmer & Arbeitgeber) ist verboten.
Gibt es Arbeitszeitbetrug durch den Arbeitgeber?
Erfasst ein Arbeitgeber Arbeitszeiten mutwillig falsch oder manipuliert diese zu seinen Gunsten, ist das ein Fall von Arbeitszeitbetrug durch den Arbeitgeber. Die Zeiterfassung mit Blink verhindert jedoch selbst den Verdachtsmoment in diese Richtung und sichert Arbeitgebern einen lückenlose Nachweisführung.
Wie unterscheiden sich Barcode und QR-Code bei der Zeiterfassung?
Barcodes eignen sich grundlegend für die Zeiterfassung, sind aber fehleranfällig. Das System der QR-Codes hingegen beinhaltet eine eingebaute Fehlerkorrektur. Daher haben wir QR-Codes den älteren Barcodes vorgezogen und nutzen sie jetzt ausschließlich. Dies dient auch der einwandfreien Beweisführung gegen den Verdacht des Arbeitszeitbetruges durch den Arbeitgeber.
Gehören Nachlässigkeiten zum Arbeitszeitbetrug?
Nachlässigkeiten der Arbeitnehmer, wie das Vergessen des Ausstempelns, Verschlafen oder versehentliche Erfassen falscher Zeiten sind zuerst Verstöße. Häufen sie sich allerdings, kann ein Arbeitgeber einen Betrug annehmen und dagegen vorgehen.
Brauche ich für die Zeiterfassung ein Terminal?
Nein, ein stationäres Terminal ist nicht zwingend erforderlich, um Arbeitszeiten zu erfassen, ist aber möglich. Hier findest du alle Möglichkeiten zur Zeiterfassung in der Gebäudereinigung.