In diesem Artikel
Diese Software für Reinigungsunternehmen brauchst du wirklich
Du kannst als Reinigungsunternehmen mit Software wie Excel arbeiten und deine Reinigungskräfte per Whatsapp koordinieren. Auf diese Weise zusammengestellte Software arbeitet aber weder gut zusammen, noch hältst du damit den Datenschutz ein und machst dich als Unternehmen angreifbar. In diesem Artikel erfährst du, wie du dich von vornherein so aufstellst, dass alle einzelnen Tools zusammenspielen.
Dienstplanungssoftware für Gebäudereinigungsunternehmen
Deine Reinigungskräfte arbeiten streng getaktet, an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten, darunter viele Randzeiten und mitunter nachts. Die Software für die Dienstplanung muss das abbilden können.
Wichtig ist auch, dass bei einem Personalausfall leicht ein korrekt qualifizierter Ersatz gefunden werden kann, da du die Leistung sonst nicht zum vollen Preis abrechnen kannst. Diese Funktionen benötigst du:
- Weitsichtige Planung inkl. Kundenvorgaben und Feiertagen
- Laufende Unterhaltsreinigungen, spontane und wiederkehrende Einsätze
- Einsatzplanung nach Qualifikation der Mitarbeiter und Zeitbudget
- Teilen des Dienstplans mit deinen Mitarbeitern
- Sofortige Mitteilung an alle bei Änderungen
In Blink deckst du alle Ansprüche an die Dienstplanung ab, da die Software für Gebäudereiniger entwickelt wurde. In Blink kannst du den Dienstplan erstellen, teilen und ändern und dein Team ist jederzeit auf dem neuesten Stand. Deine Reinigungskräfte erhalten den Plan per App direkt aufs Smartphone.
- Jeder Mitarbeiter sieht seine persönliche Planung in der eigenen Blink App
- Gib frei, was deine Mitarbeiter bereits sehen sollen
- Veröffentlichung taggenau im Voraus festlegen
- Weise geeignete Mitarbeiter als Vertretung zu und vermeide so Ausfälle
Tipp: Hier findest du alle Funktionen von Blink für die Dienstplanung.
Zeiterfassungssoftware für Gebäudereinigungsunternehmen
Als Gebäudereinigungsunternehmen musst du die tägliche Arbeitszeit deiner Mitarbeiter exakt erfassen. Diese erfassten Zeiten müssen manipulationssicher abgelegt werden. Die Erfassung per Stundenzettel und Excelliste wird diesem Anspruch des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) nicht gerecht und kann bei einer Prüfung in Zweifel gestellt werden.
Tipp: Hier findest du alle Ansprüche an die Zeiterfassung.
Bezogen auf die tägliche Arbeit solltest du deinen Mitarbeitern die Zeiterfassung so einfach wie möglich machen. Besonders einfach geht das per App. Das hat folgende Vorteile:
- Deine Reinigungskräfte erfassen ihre Zeiten fehlerfrei
- Die Objektleitung hat Zugriff auf diese Daten
- Die Daten können an die Abrechnung und Lohnbuchhaltung weitergegeben werden
In Blink erfassen deine Reinigungskräfte ihre Arbeitszeiten über ihr Smartphone. Das geht auch, wenn sie aktuell keinen Empfang haben. Die Daten werden später synchronisiert. Das System gleicht im Hintergrund den Standort per GPS ab, sodass du ein verlässliches System gegen einen möglichen Arbeitszeitbetrug hast.
- Zeiterfassung per App und auch per QR-Code, NFC, Terminal oder Telefon möglich
- Jede erfasste Arbeitszeit wird in der Blink App unmittelbar angezeigt
- Überblick für deine Objektleiter: sie können jederzeit in Echtzeit sehen, ob Mitarbeiter arbeiten oder abwesend sind
- Mitarbeiter sehen ihre Stunden und Urlaubstage und müssen nicht mehr nachfragen
Tipp: Hier findest du alle Funktionen von Blink für die Zeiterfassung.
Kommunikation mit Übersetzung für Gebäudereinigungsunternehmen
In der Gebäudereinigung ist gute Kommunikation oft eine Herausforderung, besonders, wenn dein Team aus Menschen mit unterschiedlichen Muttersprachen besteht. Deine Objektleiter müssen Anweisungen geben, Reinigungskräfte sollen Rückmeldungen geben können und das schnell und ohne Missverständnisse.
Übersetzungs-Apps, WhatsApp-Gruppen oder Aushänge in mehreren Sprachen sind umständlich, fehleranfällig und nicht DSGVO-konform. Du brauchst:
- Direkte Kommunikation mit dem ganzen Team oder einzelnen Mitarbeitern
- Verständliche Nachrichten trotz Sprachbarriere
- Automatische Übersetzung in die jeweilige App-Sprache der Mitarbeiter
- DSGVO-konforme Alternative zu WhatsApp & Co.
- Schnelle Reaktion bei Problemen oder Rückfragen
In Blink erhalten deine Mitarbeiter Nachrichten direkt in ihrer bevorzugten Sprache, da Chat-Nachrichten vom System automatisch übersetzt werden. Anweisungen, Rückfragen, Änderungen und alles Weitere schreibst du auf Deutsch und Blink übersetzt automatisch auf Polnisch, Rumänisch, Türkisch und 16 weitere Sprachen.
- Schreibe deine Nachricht im Chat auf Deutsch
- Die App übersetzt automatisch in die Sprache deiner Mitarbeiter
- Mitarbeiter können ebenfalls in ihrer Sprache antworten, Blink übersetzt zurück
- Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone sorgen für sofortige Aufmerksamkeit
- Du erreichst einzelne Personen, Gruppen oder ganze Teams
Tipp: Hier findest du alle Funktionen von Blink für Chats und Übersetzungen.
Ticketsystem für Gebäudereinigungsunternehmen
Im Alltag zwischen Reinigungsplänen, Kundenwünschen und Objektbetreuung darf nichts untergehen. Wenn Informationen jedoch nur mündlich oder per Notizzettel weitergegeben werden, ist das fehleranfällig.
Hier schafft ein Ticketsystem Abhilfe: Es sorgt dafür, dass Probleme, Wünsche oder Störungen nachvollziehbar und strukturiert erfasst werden, und das von Reinigungskräften und Kunden gleichermaßen. Das brauchst du:
- Zentrale Erfassung aller Meldungen: Schäden, Zusatzleistungen, Materialmangel
- Unterscheidung zwischen internen (Mitarbeiter) und externen (Kunden) Tickets
- Direkte Zuweisung an Objektleitung oder zuständige Person
- Klare Nachverfolgung von Status und Bearbeitung
In Blink erhältst du ein integriertes Ticketsystem. Reinigungskräfte und Objektleiter können Tickets direkt vor Ort über die App erstellen, zum Beispiel bei einem Defekt oder einer Sonderanfrage. Kunden können ebenfalls über ihr Portal Tickets erfassen.
- Mitarbeiter und Kunden erstellen Tickets einfach per App oder Webportal
- Fotos, Kommentare und Prioritäten direkt hinzufügen
- Alle Tickets werden chronologisch dokumentiert, kein „Vergessen“ mehr
- Du weist Tickets gezielt zu (z. B. Technik, Objektleiter, Verwaltung)
- Der Status ist jederzeit einsehbar: offen, in Bearbeitung, erledigt
Mit Blink kannst du Auswertungen nach Objekten, Zeiträumen oder Kategorien ziehen. So erkennst du schnell, wo es wiederholt Probleme gibt oder wo dein Team besonders gute Arbeit leistet. Hier findest du alle Funktionen des Ticketsystems in Blink.
Kundenportal für Gebäudereinigungsunternehmen
Deine Kunden wollen sehen, wann die beauftragten Dienstleistungen erfolgen, wer sich in ihrem Gebäude aufhält und ob alle Aufgaben erledigt sind. Bei Nachfragen oder Reklamationen wollen sie nicht erst deine Telefonnummer heraussuchen. Besser ist es, wenn sie Nachforderungen ohne diesen Umweg bei dir melden können. Du brauchst:
- Live-Einblick für Kunden: Wer ist aktuell im Objekt? Was wurde zuletzt gemacht?
- Übersicht aller Einsätze, Tickets und Qualitätsberichte
- Zugriff auf Berichte, Leistungsnachweise und Dokumentationen
- Darstellung von Qualität, Pünktlichkeit und Reaktionsgeschwindigkeit
Mit Blink stellst du deinen Kunden ein digitales Portal zur Verfügung, das alle Informationen rund um die Reinigung in ihrem Objekt darstellt. Deine Kunden sehen auf einen Blick, was in ihren Objekten passiert.
- Jeder Kunde erhält ein eigenes, passwortgeschütztes Dashboard
- Einsätze, Zeiten und Personal sind in Echtzeit einsehbar
- Tickets und deren Bearbeitungsstatus werden sichtbar dokumentiert
- Protokolle, Leistungsnachweise, Qualitätsberichte jederzeit abrufbar
Tipp: Mit Blink gibst du deinen Kunden das gute Gefühl, dass alles läuft. Und das ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand für dein Büro. Hier findest du alle Informationen zum Kundenportal in Blink.
Qualitätskontrolle & Dokumentation für Gebäudereinigungsunternehmen
Es ist deine Aufgabe, die Qualität deiner Leistung messbar zu machen: Wurden alle Aufgaben korrekt und vollständig erledigt? Gibt es Mängel oder Verbesserungspotenzial?
Mit Checklisten, Formularen und Fotodokumentation stellst du sicher, dass du deine Arbeit nachvollziehbar belegst. Für dich selbst, deine Kunden und eventuelle externe Kontrollen. Diese Funktionen musst du haben:
- Standardisierte Checklisten für Objekt- und Qualitätsprüfungen
- Digitale Erfassung vor Ort: Aufgaben abhaken, Kommentare notieren, Fotos machen
- Automatische Erstellung von Protokollen und PDF-Dokumentationen
- Historie und Nachweisbarkeit aller Kontrollen
- Übersichtliche Auswertung: Trends, häufige Mängel, Leistungskennzahlen
In Blink kannst du alle deine Checklisten erzeugen und hinterlegen, zum Beispiel für die Unterhaltsreinigung oder Objektbegehung. Deine Mitarbeiter nutzen diese direkt in der App vor Ort, füllen Aufgaben aus, markieren Punkte mit Ja/Nein, Sternebewertung oder Smiley und können Fotos hochladen. Automatisch wird daraus eine PDF generiert, die du archivieren oder dem Kunden bereitstellen kannst.
- Digitale Arbeitsscheine erstellen
- Formulierungen frei wählbar: Eingabefelder, Dropdowns, Bewertungsskalen, Fotos
- Direkt beim Einsatz über Smartphone und Tablet ausfüllen
- Alle Daten werden automatisch mit Zeitstempel gespeichert und archiviert
Tipp: Nutze die Vorlagenbibliothek von Blink als Startpunkt und personalisiere sie nach deinen Anforderungen. Hier erfährst du mehr zu den digitalen Formularen und den Dokumenten in Blink.
Gesamtheitliche Software für dein Reinigungsunternehmen
Die Arbeit in der Gebäudereinigung ist davon geprägt, dass ein Großteil des Teams täglich in den Kundenobjekten unterwegs ist. Die Reinigungskräfte sprechen oft unterschiedliche Sprachen, Planungen ändern sich, Kunden haben Rückfragen und deine Objektleiter arbeiten immer dann am besten, wenn ihnen die korrekten und aktuellen Informationen vorliegen. Davon leiten sich die nötigen Funktionen der Software für Reinigungsunternehmen ab:
- Zeiterfassung
- Dienstplanung
- Chat mit Übersetzung
- Tickets
- Kundenportal
- Digitale Formulare
- Dokumente
In der Gebäudereinigung brauchst du alle Grundfunktionen gleichzeitig.
In Blink erhältst du alle Funktionen, ohne einzelne Module zusammenstellen zu müssen, dir einzelne Software zusammenzutragen und ohne, dass du um eine Datenschutzprüfung bangen musst. Die Arbeit mit der Software ist voll DSGVO-konform.
Bereit für den Blink Moment?
Zeiterfassung, Einsatzplanung, Zuweisung von Vertretungen nach Qualifikation, Dokumentation, Chat in 19 Sprachen und viel mehr: Entwickelt für Reinigungsunternehmen wie deins.
Sieh’ dir die Software als Demo an, wir beraten dich gern! Deinem Blink Moment steht nichts mehr im Wege.
Software für Reinigungsunternehmen – Häufige Fragen und Antworten
Funktioniert Reinigungssoftware auch ohne Internet?
Cloudbasierte Software benötigt eine Internetverbindung. In Blink kannst du jedoch die Zeiterfassung auch offline nutzen, die Daten synchronisieren später automatisch. Für die Gebäudereinigung ist das ausreichend, da in den meisten Objekten WLAN oder Mobilfunk verfügbar ist.
Müssen alle Mitarbeiter ein eigenes Smartphone haben?
Nicht zwingend, aber es vereinfacht die Nutzung erheblich. Alternativ können Terminals oder sogar Festnetztelefone für die Zeiterfassung genutzt werden. Für die volle Funktionalität der Software (Chat, Arbeitsscheine, Foto-Dokumentation) ist jedoch ein Smartphone pro Reinigungskraft empfehlenswert.
Wie sicher sind meine Daten in einer Cloud-Software?
Blink setzt auf Rechenzentren in Deutschland und erfüllt die DSGVO-Standards. Die Datensicherheit ist dadurch höher als bei lokal gehosteten Lösungen, da die Rechenzentren bessere Sicherheitsmaßnahmen haben als kleine Unternehmen.
Wie kann ich die Arbeitszeiten von Reinigungskräften erfassen?
Blink bietet GPS-basierte Zeiterfassung, die automatisch prüft, ob Mitarbeiter am richtigen Standort und somit am oder im Objekt sind. Das erschwert den Arbeitszeitbetrug maßgeblich.
