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Prüfpflichten in der Gebäudereinigung: Was wirklich gilt und wie du dich absicherst
Deine Prüfpflichten in der Gebäudereinigung verteilen sich auf drei Bereiche: die Aufzeichnung der Arbeitszeit nach Mindestlohngesetz, die Prüfung der Arbeitsmittel nach DGUV V3 und die Unterweisung deiner Mitarbeiter nach Arbeitsschutzgesetz. Geprüft wird das vom Zoll, von der Berufsgenossenschaft und der Gewerbeaufsicht, oft unangekündigt.
Prüfpflichten in der Gebäudereinigung: Das Wichtigste in Kürze
- Prüfpflichten in der Gebäudereinigung stützen sich auf drei Rechtsgrundlagen: das Mindestlohngesetz (Arbeitszeit), das Arbeitsschutzgesetz (Unterweisung und Gefährdungsbeurteilung) und die DGUV Vorschrift 3 (elektrische Arbeitsmittel).
- Nach §17 MiLoG erfassen Reinigungsbetriebe Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters spätestens sieben Tage nach Ableistung und bewahren die Aufzeichnungen zwei Jahre auf.
- Die Berufsgenossenschaft prüft drei Nachweise: die jährliche Unterweisung nach §12 ArbSchG, die dokumentierte Gefährdungsbeurteilung nach §5 ArbSchG und die wiederkehrende DGUV-V3-Prüfung ortsveränderlicher Reinigungsgeräte.
- Die Blink App bündelt Zeiterfassung, Unterweisungsformulare mit Unterschrift und Prüfprotokolle in einer App, sodass Reinigungsbetriebe bei unangekündigten Zoll- und BG-Prüfungen die geforderten Nachweise sofort vorlegen können.
Welche Prüfpflichten gelten in der Gebäudereinigung?
Die Prüfpflichten in der Gebäudereinigung umfassen die gesetzlich vorgeschriebenen Nachweise zu Arbeitszeit, Arbeitssicherheit und Arbeitsmitteln. Eine Prüfpflicht verlangt eine wiederkehrende Kontrolle mit festem Intervall, eine Dokumentationspflicht hingegen verlangt einen schriftlichen Nachweis. Beide greifen ineinander, sodass du sowohl der Prüfung als auch deren Dokumentation nachkommen musst.
Der Zoll kontrolliert die Arbeitszeiterfassung, die Berufsgenossenschaft die Arbeitssicherheit und die Gewerbeaufsicht die Einhaltung des Arbeitsschutzes vor Ort.
| Prüfpflicht | Rechtsgrundlage | Intervall / Frist | Nachweisform | Prüfende Stelle |
|---|---|---|---|---|
| Arbeitszeiterfassung | § 17 MiLoG | Aufzeichnung binnen 7 Tagen, 2 Jahre Aufbewahrung | Stundenaufzeichnung | Zoll (FKS) |
| DGUV-V3-Prüfung | DGUV Vorschrift 3 | Richtwert: im Reinigungsgewerbe häufig 6 Monate | Prüfprotokoll | Berufsgenossenschaft |
| Unterweisung | § 12 ArbSchG, DGUV V1 | jährlich, bei Einstellung, bei Tätigkeitswechsel | unterschriebener Nachweis | Berufsgenossenschaft |
| Gefährdungsbeurteilung | § 5, § 6 ArbSchG | bei Aufnahme, danach laufend aktuell | dokumentierte Beurteilung | Gewerbeaufsicht / BG |
Wie prüft der Zoll mein Gebäudereinigungsunternehmen?
Bei einer Zollprüfung weist du die lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeit deiner Mitarbeiter nach. Das Reinigungsgewerbe zählt zu den Branchen mit verschärfter Aufzeichnungspflicht nach §2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, deshalb schaut die Finanzkontrolle Schwarzarbeit hier besonders genau hin.
Zeiterfassung nach §17 MiLoG
Du erfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters. Die Aufzeichnung erfolgt spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag. Die Unterlagen bewahrst du zwei Jahre auf, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung.
Erfahrungsgemäß ist es aber so, dass bei nachgetragenen Arbeitszeiten eher Fehler entstehen oder die Erfassung ganz vergessen wird. Um dem zu begegnen, solltest du deinen Mitarbeitern ein System bieten, mit dem sie ortsunabhängig und vor allem digital ein- und ausstempeln können. Dazu bietet dir Blink eine GPS-Zeiterfassung für Gebäudereiniger.
Die typischen Fehler und Lücken in der Zeiterfassung entstehen bei kurzfristigen Vertretungen, bei an Randzeiten erbrachten Sonderleistungen und bei Stunden, die niemand gegengezeichnet hat. Genau diese Punkte fallen bei einer Prüfung zuerst auf. Umso wichtiger ist es, deinen Reinigungskräften ein einfaches und leichtverständliches Werkzeug für die Zeiterfassung mitzugeben.
GPS-ZEITERFASSUNG FÜR DEINE GEBÄUDEREINIGUNG MIT BLINK
Deine Reinigungskräfte verteilen sich täglich auf dutzende Objekte. Mit Blink sehen deine Objektleiter, wer wann wo eingestempelt hat und behalten so jederzeit den Überblick – auch ohne Anruf.
Wie prüft die Berufsgenossenschaft mein Gebäudereinigungsunternehmen?
Die Berufsgenossenschaft prüft, ob deine Arbeitsmittel kontrolliert, deine Mitarbeiter unterwiesen und deine Tätigkeiten beurteilt sind. Fehlt einer dieser drei Nachweise, drohen Bußgelder und im Schadensfall Regressansprüche.
Welches Prüfintervall gilt für Reinigungsgeräte?
Scheuersaugmaschinen, Handstaubsauger, Hochdruckreiniger und ähnliche strombetriebene Geräte gehören zu den ortsveränderlichen elektrischen Arbeitsmitteln nach DGUV Vorschrift 3.
Das Prüfintervall richtet sich nach der Einsatzbeanspruchung. Im Reinigungsgewerbe liegt der Richtwert wegen der fordernden Bedingungen bei sechs Monaten. Die Prüfung übernimmt eine Elektrofachkraft oder eine befähigte Person und hält das Ergebnis im Prüfprotokoll fest.
Prüfprotokolle für elektrische Geräte und weitere Nachweise kannst du über das Dokumentenmanagement von Blink direkt im passenden Objektordner hinterlegen. Im Falle einer Prüfung sind dann alle Dokumente an einem Ort einsehbar.
Unterweisung und Gefährdungsbeurteilung
Die Unterweisung nach §12 ArbSchG erfolgt jährlich, bei jeder Einstellung und bei jedem Tätigkeitswechsel. Der Mitarbeiter unterschreibt den Nachweis. Bei Sprachbarrieren reicht eine Unterschrift allein nicht, der Inhalt muss verstanden worden sein. Für Mitarbeiter im Einzeleinsatz greift zusätzlich der Alleinarbeiterschutz mit eigener Unterweisungspflicht.
Die Gefährdungsbeurteilung nach §5 ArbSchG erstellst du für jeden Tätigkeitsbereich, etwa Nassreinigung, Umgang mit Gefahrstoffen und Alleinarbeit. Die BG bewertet, ob die Beurteilung aktuell, vollständig und tätigkeitsbezogen ist. Auch diese Nachweise kannst du in der Blink App aufbewahren.
Wie setze ich die Prüfpflichten in der Gebäudereinigung um?
Jedweder Prüfung in der Gebäudereinigung kannst du gelassen entgegenblicken, solange du die Erfüllung deiner Pflichten nachvollziehbar dokumentiert hast. Mit Blink erfasst dein gesamtes Team die Arbeitszeiten direkt am Smartphone und mit GPS-Marker. Unterschriebene Unterweisungen, Prüfprotokolle und Gefährdungsbeurteilungen sind in Blink sofort abrufbar.
- Arbeitszeitnachweise mit GPS am Smartphone
- Unterweisungen mit Unterschrift
- Prüfprotokolle und Gefährdungsbeurteilungen im digitalen Objektordner
- Einfacher Einstieg für Reinigungskräfte dank Übersetzung in 21 Sprachen
Dokumentieren und Nachweisen mit Blink
Mit Blink sammelst du alle Belege und Beweise, die du für Prüfungen, Audits und Kundenbeschwerden brauchen kannst. Dokumentiere revisionssicher Arbeitszeiten, Unterweisungen, Schäden und vieles mehr in Blink!
LET’S TALK!
Prüfpflichten Gebäudereinigung – Häufige Fragen & Antworten
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise in der Gebäudereinigung aufbewahrt werden?
Arbeitszeitaufzeichnungen nach §17 MiLoG bewahrst du zwei Jahre auf, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung. Der Zoll greift bei einer Prüfung genau auf diesen Zeitraum zu, deshalb gehören alle Belege griffbereit ins Archiv.
Wer darf eine DGUV-V3-Prüfung an Reinigungsgeräten durchführen?
Die Prüfung übernimmt eine Elektrofachkraft oder eine elektrotechnisch unterwiesene, befähigte Person. Das Ergebnis hält ein Prüfprotokoll fest, das du bei einer Kontrolle der Berufsgenossenschaft vorlegst.
Wie oft muss ich Reinigungskräfte unterweisen?
Die Unterweisung nach §12 ArbSchG erfolgt mindestens jährlich, zusätzlich bei jeder Einstellung und bei jedem Tätigkeitswechsel. Bei besonderen Gefährdungen wie Alleinarbeit oder Gefahrstoffen kommen anlassbezogene Unterweisungen hinzu.
Was passiert bei fehlenden Prüfnachweisen?
Fehlende oder lückenhafte Nachweise führen bei einer Zoll- oder BG-Prüfung zu Bußgeldern, im Schadensfall kommen Regressansprüche der Berufsgenossenschaft hinzu. Die Höhe hängt von Art und Umfang des Verstoßes ab.
Wie hilft Blink bei Unterweisungen trotz Sprachbarriere?
Reinigungskräfte bedienen Blink ohne Deutschkenntnisse und quittieren Unterweisungen mit Unterschrift direkt auf dem Gerät. Die Bestätigung wird automatisch dokumentiert, sodass der Nachweis bei einer Prüfung sofort vorliegt. Blink bietet viele Funktionen mit automatischen Übersetzungen in 21 Sprachen.
Kann ich Zeiterfassung und Prüfnachweise in Blink kombinieren?
Ja, Blink führt Arbeitszeiterfassung, Unterweisungen und Prüfprotokolle in einer App zusammen. Damit ziehst du alle prüfungsrelevanten Nachweise aus einer Quelle, ohne zwischen Tabellen und Papierordnern zu wechseln.
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