Personaleinsatzplanung: So planst du Personalbedarf, Qualifikationen und Schichten richtig

Personaleinsatzplanung: Das Wichtigste in Kürze

• Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass zur richtigen Zeit die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeiter verfügbar ist, passend zum Workload.
• Eine gute Personaleinsatzplanung berücksichtigt Bedarf, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen und Einsatzorte gleichzeitig.
• Arbeitszeitmodelle, Pausen- und Ruhezeiten sowie interne Vorgaben bilden den verbindlichen Rahmen, in dem geplant werden darf.
• Grundlage jeder Personaleinsatzplanung ist eine bedarfsgerechte Analyse (z. B. Kundenfrequenzen, Anrufvolumen, Auftragsmengen, Produktionszahlen).
• Qualifikationen müssen pro Schicht verteilt werden, damit alle Aufgaben fachlich korrekt besetzt sind.
• Änderungen wie Krankmeldungen oder Lastspitzen erfordern eine kontrollierte Nachsteuerung, damit der Betrieb stabil bleibt.
• Ein guter Einsatzplan ist verständlich, fair verteilt, rechtssicher und wird rechtzeitig kommuniziert.

Welche Ziele verfolgt man mit der Personaleinsatzplanung?

Mit der Personaleinsatzplanung verfolgst du das Ziel, den tatsächlichen Arbeitsbedarf deines Unternehmens zuverlässig abzudecken, dein Personal planvoll einzusetzen sowie faire und weitsichtig planbare Dienste zu ermöglichen.

• Bedarfsdeckung: Zu jedem Zeitpunkt soll genügend Personal mit passenden Qualifikationen verfügbar sein, einschließlich zu Stoßzeiten, saisonaler Schwankungen und Urlaubsphasen.
• Maximale Nutzung der Kapazitäten: Personal soll wirtschaftlich eingesetzt werden, indem Überstunden, Leerlauf und ungleichmäßige Auslastung vermieden werden.
• Planbarkeit und Fairness: Dienste sollen nachvollziehbar und ausgewogen verteilt werden, wobei Abwesenheiten und persönliche Wünsche berücksichtigt werden.
• Einhaltung von Vorgaben: Arbeitszeitgesetze, Ruhezeiten, Pausenregelungen sowie interne Standards und Mindestbesetzungen sollen zuverlässig eingehalten werden.

Welche Arten der Personaleinsatzplanung gibt es?

Die Personaleinsatzplanung lässt sich in vier grundlegende Dimensionen unterteilen. Jede Dimension beantwortet eine andere Planungsfrage und bildet zusammen den vollständigen Rahmen für einen funktionsfähigen Einsatzplan.

• Quantitative Einsatzplanung (Wie viele?): Bestimmt, wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum benötigt werden. Grundlage sind Arbeitspensum (Workload), Stoßzeiten, saisonale Schwankungen und Mindestbesetzungen.
• Qualitative Einsatzplanung (Mit welchen Fähigkeiten?): Stellt sicher, dass die eingeplanten Mitarbeiter die notwendigen Qualifikationen besitzen. Dazu gehören Fachkenntnisse, Zertifikate, Erfahrung oder spezielle Rollenanforderungen.
• Zeitliche Einsatzplanung (Wann?): Legt fest, zu welchen Zeiten gearbeitet werden muss. Unterschiedliche Planungshorizonte, also tagesaktuell, wöchentlich, monatlich oder saisonal, werden berücksichtigt.

Örtliche Einsatzplanung (Wo?): Ordnet Mitarbeiter Standorten, Fachbereichen oder Arbeitsplätzen zu. Diese Dimension ist wichtig bei Filialen, Stationen, Produktionslinien oder mobilen Teams.

Guide: Wie erarbeite ich meine Personaleinsatzplanung?

Du erarbeitest deine Personaleinsatzplanung, indem du zuerst den Arbeitsbedarf ermittelst, anschließend die verfügbaren Kapazitäten und Qualifikationen deiner Mitarbeiter strukturierst und diese Informationen mit gesetzlichen sowie betrieblichen Vorgaben abgleichst. Auf dieser Basis erstellst du einen Einsatzplan, prüfst ihn auf Vollständigkeit und Regelkonformität und passt ihn bei Änderungen kontrolliert an.

1. Schritt: Arbeitsbedarf bestimmen (Pensum)

Der Arbeitsbedarf (Pensum, Workload) zeigt, wie viel Arbeit in einem bestimmten Zeitraum anfällt. Erst wenn du diesen Bedarf geklärt hast, kannst du festlegen, wie viele Mitarbeiter du einplanen musst und zu welchen Zeiten.

Im Kern basiert der Arbeitsbedarf auf allen messbaren Größen, die zeigen, wann wie viel zu tun ist. Dazu gehören:

• Kundenfrequenzen: Anzahl der Kunden pro Stunde oder Tag sowie typische Muster wie Mittagsspitzen oder Wochenendverkehr. Zweck: Erkennen, wann du mehr oder weniger Personal einsetzen musst.
• Anrufvolumen: Anzahl der Kundentelefonate pro Stunde, Tag oder Monat sowie die dafür aufgewendeten Arbeitsstunden. Zweck: Bestimmen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren sollten, um Wartezeiten zu vermeiden.
• Auftragszahlen: Menge der eingehenden Aufträge pro Zeitraum und die durchschnittliche Bearbeitungsdauer pro Auftrag. Zweck: Ableiten, wie viele Arbeitsstunden für die Abarbeitung notwendig sind.
• Belegungszahlen: Anzahl belegter Plätze, Betten oder Slots – etwa in Pflege, Hotellerie oder Kliniken. Zweck: Feststellen, welche Personalstärke pro Schicht erforderlich ist.
• Produktionsmengen: Stückzahlen, die pro Schicht oder Tag produziert werden müssen, und die Bearbeitungszeit pro Einheit. Zweck: Ermitteln, wie viele Mitarbeiter an Maschinen, Linien oder Stationen gebraucht werden.
• Saisonale Effekte: Beispielsweise Feiertagsgeschäft, Sommerflaute oder erhöhte Krankheitsraten im Winter. Zweck: Wiederkehrende Engpässe vermeiden und Lastspitzen vorausschauend abdecken.

Ziel des Schritts

Am Ende dieses Schritts hast du eine zeitliche Bedarfskurve: Sie zeigt dir, wie viele Mitarbeiter pro Stunde, pro Schicht oder pro Tag eingeplant werden müssen, einschließlich Spitzen, Schwankungen und Mindestbesetzungen.

2. Schritt: Rahmenbedingungen klären

Bevor du Mitarbeiter einplanst, musst du den Rahmen festlegen, in dem du überhaupt planen darfst. Dazu gehören gesetzliche Vorgaben, betriebliche Regeln und deine eigenen Standards für Besetzung und Schichtgestaltung.

• Arbeitszeitmodelle: Wähle anhand des Arbeitsbedarfs passende Arbeitszeitmodelle, also eine Mischung aus Vollzeit, Teilzeit und Schichtmodell.
• Gesetzliche Grenzen: Achte auf die tägliche Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Pausenregelungen und wöchentliche Arbeitszeit.
• Mindestbesetzung: Lege fest, wie viele Mitarbeiter pro Bereich und Schicht und zu welchen Zeiten anwesend sein müssen.
• Vereinbarungen: Triff mit dem Betriebsrat bzw. der Arbeitnehmervertretung Vereinbarungen zu Dienstplan-Vorlaufzeit, Änderungen von Diensten, Schichtkonzept, Rufbereitschaft usw.

3. Schritt: Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen erfassen

Damit du Mitarbeiter korrekt einplanen kannst, musst du wissen, wer verfügbar ist, wer fehlt und wer welche Aufgaben übernehmen darf.

• Verfügbarkeiten: Halte pro Mitarbeiter fest, an welchen Tagen und in welchem Zeitfenster er arbeiten kann. Notiere auch Einschränkungen (Dienstag erst ab 10 Uhr, keine Nachtschichten, …).
• Abwesenheiten: Trage alle Abwesenheiten wie genehmigte Urlaube, Krankmeldungen, Fortbildungen und Schulungen, Elternzeit oder Sonderurlaub, geplante Auszeiten (z. B. Betriebsratstätigkeit, interne Projekte) ein.
• Qualifikationen: Halte pro Mitarbeiter fest, welche Aufgaben und Rollen er übernehmen kann und darf, zum Beispiel Führerscheinklassen, Staplerschein, medizinische Ausbildung, Schichtleiter, Objektleiter usw.
• Einsatzorte & -bereiche: Definiere, wo ein Mitarbeiter eingesetzt werden kann (Station, Filiale, Produktionslinie, Lager usw.)

4. Schritt: Kapazität mit Bedarf abgleichen

In diesem Schritt bringst du zwei zusammen, wie viel Arbeit anfällt und wie viel Personal tatsächlich verfügbar ist.

Kapazität ermitteln: Die Kapazität beschreibt, wie viele Arbeitsstunden dir pro Zeitraum tatsächlich zur Verfügung stehen.

• Nutze die Verfügbarkeiten deiner Mitarbeiter (z. B. „arbeitet von 9 bis 17 Uhr“ = 8 Stunden).
• Prüfe, ob für diese Zeit alle Qualifikationen erfüllt sind (z. B. Kassenschulung für den Kassenbereich).
• Ziehe Pausen und feste Unterbrechungen ab.
• Berücksichtige Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Schulungen).

Ergebnis: Du weißt, wie viele qualifizierte Arbeitsstunden das Team pro Stunde, pro Schicht oder pro Tag liefern kann.

Stelle dann Bedarf und Kapazität in einer Tabelle gegenüber. Die Differenz aus den Werten zeigt dir, ob deine Personaldecke passt oder in welche Richtung sie abweicht. Daraus kannst du ableiten, wo zeitliche oder qualifikationsbezogene Engpässe entstehen.

5. Schritt: Dienst- bzw. Schichtplan erstellen

Jetzt setzt du Bedarf und Kapazität in einen Einsatzplan um. In diesem Schritt ordnest du Mitarbeiter bestimmten Zeiten, Aufgaben und Einsatzorten zu, sodass alle Vorgaben, Qualifikationen und Mindestbesetzungen erfüllt sind.

• Mitarbeiter passenden Zeiten zuordnen: Beginne mit den Zeiträumen, in denen der Bedarf am höchsten ist. Plane zuerst Mitarbeiter ein, die dort zwingend gebraucht werden, zum Beispiel durch Qualifikation oder Rollenanforderungen. Fülle danach die weniger kritischen Zeiträume auf.
• Arbeitszeitregeln einhalten: Passe die Planung so an, dass sie mit den gesetzlichen und internen Vorgaben übereinstimmt.
• Einsatzorte zuordnen: Wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder Bereichen eingesetzt werden können, lege pro Schicht fest, wo der Einsatz stattfindet.
• Gleichmäßige Verteilung: Achte auf ausgeglichene Verteilung von unbeliebten Diensten und regelmäßigen Wechsel zwischen Schichtarten.

Lass den Plan dann von Schichtleitern, Objektleitern und weiteren relevanten Führungskräften gegenprüfen.

Personaleinsatzplanung und Dienstplanerstellung für Gebäudereiniger

Die Dienstplanerstellung in der Gebäudereinigung ist anspruchsvoll, weil unterschiedliche Qualifikationen, Arbeitszeitmodelle, Reviergrößen, Objektanforderungen und Wegezeiten sowie Sonderaufträge berücksichtigt werden müssen.

Zusätzlich erwarten deine Kunden eine zuverlässige Besetzung und deine Objektleiter müssen den Überblick über mehrere Liegenschaften und viele Mitarbeiter behalten. Besonders anspruchsvoll sind spontane Änderungen durch Krankheiten oder andere Ausfälle, da dann eine Vertretung mit passender Qualifikation einspringen muss.

Die Dienstplanerstellung mit Blink ermöglicht es dir, laufende Unterhaltsreinigungen ebenso wie Einzel- oder Sonderaufträge zu planen. Kundenanforderungen, Revierbeschaffenheit und Budgetvorgaben können hinterlegt werden. Diese werden von Blink automatisch berücksichtigt, ebenso wie gesetzliche Vorgaben wie Pausen- und Höchstarbeitszeiten sowie Feiertage.

Fällt ein Mitarbeiter aus, schlägt Blink automatisch qualifizierte und verfügbare Vertretungen vor. Dabei prüft das System die hinterlegten Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter sowie ihre aktuelle Auslastung. Objektleiter werden sofort über Ausfälle informiert und betroffene Mitarbeiter erhalten aktualisierte Schichtpläne per Push-Nachricht auf ihr Smartphone.

• Automatisierte Dienstplanerstellung anhand von Kundenvorgaben, Objektbeschaffenheit sowie Qualifikation und Zeit der Mitarbeiter.
• Automatische Vorschläge für passend qualifizierte Vertretungen.
• Sofortige Benachrichtigung der Objektleiter.
• Ticketsystem für Urlaubsanträge, Krankmeldungen und mehr.
• DSGVO-konformer Chat mit automatischer Übersetzung in 19 Sprachen.