Krankheitsausfall: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Krankheitsausfälle gehören zum Arbeitsalltag in jedem Unternehmen. Trotzdem sorgen sie regelmäßig für Fragen: Welche Pflichten gelten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber? Ab wann greift die Lohnfortzahlung? Und wie managen Teams mit vielen Mitarbeitenden Ausfälle so, dass Kunden davon nichts merken?

Krankheitsausfall – Das Wichtigste in Kürze

• Ein Krankheitsausfall liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund einer Erkrankung krankheitsbedingt ausfällt und seine Arbeit nicht erbringen kann.
• Arbeitnehmer sind verpflichtet, den Ausfall unverzüglich zu melden. Ab dem dritten Krankheitstag gilt die Nachweispflicht per elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).
• Arbeitgeber zahlen für bis zu sechs Wochen das volle Gehalt fort. Danach übernimmt die Krankenkasse mit Krankengeld.
• Der durchschnittliche Krankheitsausfall lag 2024 laut Statistischem Bundesamt bei 14,8 Arbeitstagen je Beschäftigten.
• Für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitenden greift die gesetzliche Entgeltfortzahlungsversicherung (U1), die einen Teil der Lohnfortzahlungskosten erstattet.
• In der Gebäudereinigung ist die Vertretungsplanung bei Krankheitsausfall besonders zeitkritisch. Mit Blink lassen sich Krankmeldungen und Vertretungen direkt über die App koordinieren.

Was ist ein Krankheitsausfall?

Ein Krankheitsausfall liegt vor, wenn ein Beschäftigter aufgrund einer Erkrankung oder Verletzung arbeitsunfähig ist und damit krankheitsbedingt ausfällt. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) regelt die rechtlichen Rahmenbedingungen: Als arbeitsunfähig gilt, wer seine vertraglich vereinbarte Tätigkeit durch die Erkrankung nicht oder nur unter der Gefahr einer Verschlimmerung des Zustands erbringen kann.

Dabei ist der Begriff arbeitsunfähig tätigkeitsbezogen. Dieselbe Erkrankung kann bei einem Büroangestellten keine Arbeitsunfähigkeit begründen, bei einer körperlich arbeitenden Person jedoch schon. Für Reinigungskräfte, die täglich Maschinen bedienen, kniend oder in Zwangshaltungen arbeiten, gelten deshalb häufig andere Maßstäbe als für Schreibtischberufe.

Was sind die häufigsten Ursachen für Krankheitsausfall?

Drei Krankheitsarten verursachten 2024 mehr als die Hälfte aller Arbeitsunfähigkeitstage in Deutschland:

Besonders Muskel- und Skeletterkrankungen belasten Berufe mit körperlichen Anforderungen überdurchschnittlich stark. Reinigungskräfte, die täglich in Zwangshaltungen arbeiten, Schweres tragen oder auf Knien putzen, zählen zu den besonders betroffenen Gruppen.

Welche Pflichten haben Arbeitnehmer bei einem Krankheitsausfall?

Das Entgeltfortzahlungsgesetz legt zwei Pflichten fest, die Arbeitnehmer bei einem krankheitsbedingten Ausfall einhalten müssen:

Anzeigepflicht

Arbeitnehmer sind verpflichtet, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen, also spätestens zu Beginn der üblichen Arbeitszeit am ersten Fehltag. Eine telefonische oder digitale Meldung reicht dafür aus. Kommt die Meldung zu spät, kann das arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Nachweispflicht

Ab dem dritten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit gilt die ärztliche Nachweispflicht. Seit dem 1. Januar 2023 erhalten gesetzlich Versicherte keine Papierbescheinigung mehr, die sie beim Arbeitgeber einreichen müssen. Stattdessen übermittelt der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkasse (eAU). Der Arbeitgeber ruft die Daten selbst dort ab. Der Mitarbeitende muss dem Arbeitgeber das Datum des Arztbesuchs nennen, damit dieser den Abruf auslösen kann.

Was gilt beim Krankheitsausfall für Arbeitgeber?

Arbeitgeber tragen beim krankheitsbedingten Ausfall eines Beschäftigten die Hauptlast der Kosten in den ersten Wochen. Das Entgeltfortzahlungsgesetz regelt die Pflichten klar:

• Sechs Wochen Lohnfortzahlung: Für maximal 42 Kalendertage zahlt der Arbeitgeber das volle Gehalt fort, sofern das Beschäftigungsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht und die Erkrankung unverschuldet ist.
• Beginn der Frist: Die Sechswochenfrist beginnt am Tag nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit. Hat der Mitarbeitende an dem betreffenden Tag schon teilweise gearbeitet, zählt dieser Tag noch nicht mit.
• Folgekrankheit: Fällt ein Mitarbeitender wegen derselben Erkrankung erneut aus, entsteht nur dann ein neuer Anspruch auf sechs Wochen Lohnfortzahlung, wenn zwischen beiden Ausfällen mindestens sechs Monate lagen oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind.
• Nach sechs Wochen: Ab dem 43. Kalendertag zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Der Arbeitgeber teilt der Kasse das zuletzt gezahlte Entgelt mit.
• Keine Diagnosepflicht: Arbeitgeber haben keinen Anspruch auf die konkrete Diagnose. Sie können lediglich bei der Krankenkasse anfragen, ob verschiedene Ausfälle auf dieselbe Erkrankung zurückgehen.

Wie hoch ist der durchschnittliche Krankheitsausfall in Deutschland?

Der Krankenstand in Deutschland liegt seit 2022 strukturell auf einem höheren Niveau als zuvor. Für 2025 weist die DAK-Gesundheit auf Basis einer IGES-Analyse von 2,4 Millionen Versicherten einen Krankenstand von 5,4 Prozent und durchschnittlich 19,5 Krankheitstage je Beschäftigten aus. Die AOK kommt für 2025 auf 23,3 Kalendertage je Versichertem, ein leichter Rückgang gegenüber 2024 (23,9 Tage), aber weiterhin auf einem historisch erhöhten Niveau. Die unterschiedlichen Werte erklären sich durch verschiedene Erhebungsmethoden und Versichertenpopulationen.

Ein wesentlicher Grund für das strukturell höhere Niveau seit 2022 ist die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die besonders kurze Erkrankungen vollständiger erfasst. Laut AOK-Analyse entfällt der größte Teil des statistischen Anstiegs auf Krankheitsverläufe bis 14 Tage. Regional zeigen sich weiterhin deutliche Unterschiede: Beschäftigte in Bayern und Baden-Württemberg fehlen im Schnitt deutlich seltener als in ostdeutschen Bundesländern.

Welche Versicherung greift beim Krankheitsausfall?

Für kleinere Unternehmen gibt es ein gesetzlich geregeltes Ausgleichsverfahren, das die finanziellen Belastungen durch Krankheitsausfall abfedert. Die Entgeltfortzahlungsversicherung, kurz U1, gilt für Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten und erstattet einen Teil der Lohnfortzahlungskosten im Krankheitsfall. Der Erstattungssatz beträgt je nach gewähltem Beitragssatz 50, 70 oder 80 Prozent der tatsächlich geleisteten Lohnfortzahlung.

Die U1 ist eine Pflichtversicherung. Arbeitgeber zahlen monatlich einen Beitrag an die zuständige Krankenkasse und können bei einem Krankheitsausfall die Erstattung direkt dort beantragen. Gerade in der Gebäudereinigung, wo die Krankheitsquote aufgrund körperlich belastender Tätigkeiten überdurchschnittlich hoch sein kann, zahlt sich die U1 in der Regel aus.

Wie können Arbeitgeber Krankheitsausfälle besser managen?

Ein Krankheitsausfall lässt sich nicht verhindern. Aber der Umgang damit lässt sich strukturieren. Diese Maßnahmen helfen dabei, den Betrieb stabil zu halten und unnötige Folgekosten zu vermeiden.

1. Krankmeldung klar regeln: Lege im Arbeitsvertrag oder einer internen Richtlinie fest, wie und bis wann Mitarbeitende einen Ausfall melden müssen. Gilt die Anzeigepflicht per App, telefonisch oder per Nachricht? An wen genau? Klare Erwartungen ersparen Rückfragen und sichern die Dokumentation ab dem ersten Fehltag.
2. Attest früh anfordern: Arbeitgeber können per Arbeitsvertrag eine ärztliche Bescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangen. Das muss nicht bedeuten, dass ein genereller Verdacht besteht. In Branchen mit hoher operativer Abhängigkeit wie der Gebäudereinigung gibt es damit eine belastbare Grundlage für die Vertretungsplanung.
3. Entgeltfortzahlungsversicherung prüfen: Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitenden sind über die U1 pflichtversichert. Prüfe, welcher Erstattungssatz (50, 70 oder 80 Prozent) für deinen Betrieb am sinnvollsten ist, und beantrage Erstattungen konsequent. Viele Arbeitgeber lassen hier bares Geld liegen, weil die Antragstellung nicht systematisch läuft.
4. Vertretungen nach Qualifikation planen: Im operativen Betrieb ist nicht jede Vertretung gleichwertig. In der Gebäudereinigung darf ein Objekt im Gesundheitsbereich nur von qualifiziertem Personal betreut werden. Halte Qualifikationsprofile der Mitarbeitenden gepflegt und greif bei Ausfällen sofort auf geeignete Vertretungen zurück.
5. Rückkehrgespräche führen: Ein kurzes Gespräch nach dem Wiedereinstieg zeigt Wertschätzung, gibt Hinweise auf betriebliche Belastungsfaktoren und hilft, Folgeausfälle frühzeitig zu erkennen. Das Gespräch ist kein Verhör, sondern eine Gelegenheit, gemeinsam zu schauen, ob etwas verändert werden kann.
6. Fehlzeiten dokumentieren und auswerten: Wer Ausfälle nur verwaltet, versteht ihre Muster nicht. Eine strukturierte Aufzeichnung nach Person, Objekt und Ursache zeigt, ob bestimmte Teams, Schichten oder Tätigkeiten überdurchschnittlich viele Fehltage produzieren. Daraus lassen sich konkrete Maßnahmen ableiten, zum Beispiel ergonomische Anpassungen oder veränderte Schichtmodelle.

Blink – Krankheitsausfälle immer im Griff

Reinigungskräfte arbeiten täglich in Kundenbüros, Krankenhäusern oder Produktionsanlagen. Fällt eine Person aus, muss bis zum nächsten Einsatz eine qualifizierte Vertretung gefunden und beim Auftraggeber kommuniziert werden, oft in weniger als einer Stunde.

Unternehmen, die Krankmeldungen noch per Anruf entgegennehmen, den Dienstplan manuell anpassen und Vertretungen über WhatsApp organisieren, stoßen ab einer gewissen Teamgröße an strukturelle Grenzen. Änderungen gehen unter, Vertretungen sind für den falschen Bereich qualifiziert oder erfahren zu spät von ihrem Einsatz.

Blink bildet den gesamten Prozess vom Krankheitsausfall bis zur Vertretung digital ab:

• Reinigungskräfte melden Krankmeldungen direkt per Ticket in der App
• Objektleitungen sehen offene Einsätze in Echtzeit und weisen Vertretungen mit passendem Qualifikationsprofil zu
• Vertretungen erhalten sofortige Push-Benachrichtigung mit allen Objektinfos
• Auftraggeber sehen im Kundenportal jederzeit, wer im Objekt tätig ist
• Alle Ausfälle, Krankmeldungen und Nachbesetzungen werden lückenlos dokumentiert und an die Lohnbuchhaltung übergeben

Krankheitsausfall: Häufige Fragen und Antworten