KI in der Gebäudereinigung

Was kann und muss ein Gebäudedienstleister heute unternehmen, um beim Thema Künstliche Intelligenz (KI) nicht den Anschluss zu verlieren und das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen? Wo lohnt es sich, bereits jetzt Zeit und Geld zu investieren, und wo kann getrost abgewartet werden?

Auf sehr viele Produkte und Dienstleistungen wird ein KI-Label geklebt, um an dem anhaltenden Trend teilzuhaben. Doch nicht jede KI-Integration bringt auch einen echten Vorteil für die Kunden mit sich und längst nicht jedes Unternehmen ist bereit dafür, einen Kopfsprung in dieses Thema zu machen.

Denn am Ende sind künstliche Intelligenzen nur so gut, wie der Input, den man ihnen geben kann. Wie sich Gebäudereinigungsunternehmen tatsächlich sinnvoll auf eine Implementierung einer KI vorbereiten können, zeigen wir in diesem Artikel.

KI: Vom Alltag ins Gebäudemanagement

Künstliche Intelligenz wird schleichend Teil unseres Alltags, oft, ohne dass wir es bewusst bemerken oder hinterfragen. Selbst in Produkten und Dienstleistungen, auf denen kein KI-Label klebt, arbeiten im Hintergrund solche und ähnliche Mechanismen – und das teilweise schon seit Jahren.

Inzwischen lassen sich Personen per Fingertipp aus Urlaubsbildern retuschieren oder ganze Ernährungspläne erstellen und auf den persönlichen Geschmack zuschneiden. Auch die Übersetzung zwischen den Sprachen hat sich verbessert, ebenso wie das sinngemäße Erfassen von Wortgruppen.

Programme lernen also einzuordnen, was wir Menschen mit unseren Aussagen wirklich meinen, auch wenn wir nur sehr implizit miteinander oder mit einer Software kommunizieren.

Wenn eine Reinigungskraft früh vor Dienstbeginn meldet, dass sie krank ist, dann kommuniziert sie viel mehr als diese bloße Tatsache. Stattdessen löst sie eine ganze Kette von Handlungen aus: Der Teamleiter muss reagieren und umplanen, eine korrekt qualifizierte Vertretung einplanen und vieles mehr. Bis eine KI aus der ersten Krankmeldung alle nötigen Handlungen ableiten können wird, braucht es Strukturen im Unternehmen, die diese Verbindung zuerst ermöglichen.

Vorgehensweise hin zur KI-Implementierung bei Gebäudereinigern

Das Aufkommen einer zunehmend potenten KI sorgt bei vielen immer wieder für Verunsicherungen und Ängste. Welche Jobs werden erhalten bleiben? Welche werden womöglich wegfallen? Dem Einzelnen nutzen alle Erleichterungen durch KI nichts, wenn gleichzeitig Job und Einkommen gefährdet sind. Daher beginnt der Weg zu einer KI-Implementierung bei den Menschen im Unternehmen.

Die Vorbereitung auf KI umfasst drei wesentliche Schritte:

• 1. Mitarbeitende einbeziehen und digitale Kompetenzen stärken
• 2. Eine datengetriebene Unternehmenskultur etablieren
• 3. Auf offene, zukunftsfähige Softwaresysteme setzen

1. Mitarbeiterschulung und Unternehmenskultur

Aus- und Weiterbildung sind in der Reinigungsbranche längst etabliert. Allerdings beschränken sich Schulungen bisher oft auf gesetzliche Vorgaben und Sicherheitsvorschriften.

In Zukunft gilt es, Weiterbildungsprogramme zur Digitalisierung und zum Einsatz von KI anzubieten: etwa Grundlagenkurse zur Künstlichen Intelligenz oder praktische Schulungen für Chatbots, Sensorik und dem Internet of Things (IoT) – denn auch die Reinigungstechnik und die Gebäude werden sich verändern.

Mitarbeiter können durch entsprechendes Wissen dazu angeregt werden, eigene Ideen für Effizienzsteigerungen und digitale Anwendungen einzubringen. Eine offene Unternehmenskultur, die neue Technologien aktiv integriert, fördert diese Entwicklung. 

Entscheidend ist zudem, dass Digitalisierung nicht als Bedrohung empfunden wird, sondern als Chance zur Verbesserung von Abläufen und Arbeitsbedingungen. Schließlich ist es für alle attraktiv, wenn die Arbeit leichter wird.

2. Digitalisierung und Datenmanagement

Digitalisierung:

Alle Vorgänge, die auf dem Rechner, Tablet und Smartphone stattfinden, sind in der Regel weniger fehleranfällig als eine händische Bearbeitung auf dem Papier. Auftragsbestätigungen, Arbeitsscheine und Krankmeldungen sind außerdem in der Cloud besser aufgehoben als auf einem Autositz oder dem Schreibtisch.

Der wichtigste Aspekt ist hier die Zuverlässigkeit: Mitarbeiter sollten auf ein Dokument zugreifen können, auch ohne es physisch vor sich haben zu müssen. Es aus der Cloud zu ziehen geht auch schneller, als auf die Rückkehr eines Fahrers warten zu müssen, der den Schein aktuell bei sich hat. Erst wenn diese und weitere Prozesse im Unternehmen digital stattfinden, ist ein weiterer, wichtiger Grundstein gelegt.

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Datenmanagement:

Daten sind die Grundlage für zukünftige Entscheidungen und den produktiven Einsatz von KI. Je mehr Prozesse digitalisiert sind, desto mehr relevante Informationen stehen für Auswertungen zur Verfügung. Auf Grundlage dieser Daten kann KI ineffiziente Abläufe aufdecken, Verbesserungspotenziale ermitteln und Vorschläge für Optimierungen machen.

Eine datengetriebene Kultur im Unternehmen ist daher der Wegbereiter dafür, dass KI auch tatsächlich das leisten kann, was vielfach versprochen wird: Arbeitserleichterung und Automatisierung. 

3. Offene Softwarelandschaft

Software spielt in der Gebäudedienstleistung heute schon eine zentrale Rolle: von der Lohnabrechnung über die Zeiterfassung bis hin zu interner Kommunikation, Maschinenverwaltung, E-Learning und Marketing. Lieferanten und Maschinenhersteller bringen weitere Apps bzw. Software ins Spiel, was leicht zu einer unübersichtlichen Systemlandschaft führt.

Unternehmen, die sich für Software mit offenen Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten entscheiden, schaffen jetzt bereits eine Umgebung, in der sich KI später leichter einsetzen lässt.

Zudem ist es ratsam, neugierig zu bleiben, neue Technologien auszuprobieren und die aktuellen Grenzen auszuloten. Da sich Konzepte in diesem Feld rasant verändern, sollte zunächst die Digitalisierung intern vorangetrieben werden, um später von ausgereiften KI-Lösungen profitieren zu können.

Gleichzeitig gilt es, nicht überstürzt in vermeintlich innovative Produkte zu investieren, nur weil diese mit dem Etikett „KI“ werben. Die schnelle Entwicklung kann dazu führen, dass heutige Lösungen morgen schon überholt sind. Es ist daher sinnvoll, die tatsächlichen Vorteile genau zu prüfen und sich nicht allein von Marketingversprechen leiten zu lassen. KI kann viele Prozesse verbessern, ist aber keinesfalls ein Allheilmittel.

Schrittweiser Fahrplan zur Digitalisierung und Vorbereitung auf KI

• Aktuelle Softwarelösungen im Unternehmen erfassen und deren Funktionen, Schnittstellen und Kompatibilität überprüfen.
• Prozesse identifizieren und priorisieren, die durch Digitalisierung optimiert werden können.
• Wichtige Datenquellen erkennen, deren Verfügbarkeit prüfen und für spätere KI-Analysen dokumentieren.
• Schulungen anbieten, um Mitarbeiter auf den Umgang mit digitalen Tools und KI vorzubereiten.
• Erste Erfahrungen mit KI sammeln, etwa durch einfache Datenanalysen mit bestehenden KI-Tools.
• Partnerschaften mit Software- und Maschinenherstellern aufbauen, um Anforderungen frühzeitig in Entwicklungslösungen einfließen zu lassen.

Potenzielle Anwendungsfelder von KI in der Gebäudedienstleistung

Um das Potenzial der KI in der Gebäudereinigung aufzuzeigen, lohnt sich ein Blick in die Zukunft. KI könnte in verschiedenen Bereichen für massive Produktivitätssteigerungen sorgen:

Einsatzplanung

Die Planung von Reinigungskräften ist komplex. Gesetzliche Vorgaben, Kundenwünsche, Objektbeschaffenheit und Qualifikationen der Mitarbeitenden müssen berücksichtigt werden. Hinzu kommen kurzfristige Änderungen oder Ausfälle. Eine KI könnte sämtliche Variablen einbeziehen, Vertretungen automatisch einplanen und innerhalb kürzester Zeit optimale Einsatzvorschläge liefern.

Ausschreibungen

Große Ausschreibungen bedeuten oft einen erheblichen zeitlichen Aufwand. KI, die mit den Kalkulationsmethoden, Ressourcen und Qualifikationen des Dienstleisters vertraut ist, könnte solche Ausschreibungen in Sekundenschnelle durchrechnen. Das mühsame Zusammenstellen von Dokumenten entfällt, und der Aufwand reduziert sich auf eine einfache Prüfung des automatisch erstellten Angebots.

Videodokumentation

Zukünftig könnte ein Kunde für eine Angebotsanfrage einfach die zu reinigenden Räume per Smartphone filmen und mündlich beschreiben, welche Aufgaben erledigt werden sollen. Die KI analysiert das Video, erstellt ein Leistungsverzeichnis und kalkuliert sofort den Preis.

KI-Agenten

Künftig werden KI-Agenten viele Aufgaben übernehmen, noch bevor diese im Tagesgeschäft auffallen. Ein Agent könnte einfache Kommunikationsaufgaben übernehmen, etwa um die Belegung eines Objekts am Brückentag abzuklären. Oder es wird bei Ausfällen proaktiv eine Vertretung gesucht, deren Verfügbarkeit geprüft und direkt eingeplant. Diese Agenten erledigen wiederkehrende Tätigkeiten eigenständig und entlasten das Team – auch als Tippgeber und Erinnerungshilfe.

Die beschriebenen Beispiele verdeutlichen, wie nah die Zukunft bereits ist. Doch um von diesen Möglichkeiten wirklich zu profitieren, genügt es nicht, einfach irgendeine App zu installieren. Stattdessen sind grundlegende Vorbereitungen in den Bereichen Mitarbeiter, Daten und Software erforderlich.

Wie arbeitet Blink mit KI?

Wir von Blink sehen aktuell davon ab, unser Angebot unnötigerweise mit einem KI-Label zu versehen. Sehr wohl schaffen wir aber die Voraussetzungen, um unsere Kunden in Zukunft von KI profitieren zu lassen. Das bedeutet konkret, dass die Software so weiterentwickelt wird, dass Daten strukturiert und leicht zugänglich sind. 

Diese klare Datenbasis ermöglicht künftigen KI-Systemen, problemlos darauf zuzugreifen und Analysen, Vorhersagen oder automatisierte Prozesse durchzuführen. Erste Prototypen von KI-gestützten „persönlichen Agenten“ sind bereits in Arbeit.

Diese sollen wiederkehrende Aufgaben automatisch übernehmen, ohne dass dafür ein grundlegender Umbau der gesamten Software erforderlich ist. So entsteht in Blink ein flexibler Rahmen, innerhalb dessen KI-Lösungen schrittweise integriert und später voll ausgeschöpft werden können.

Ausblick: KI auf der Seite der Kunden

Zukünftig könnten Kunden verstärkt moderne Gebäudetechnik und selbst KI-Lösungen nutzen, um neue Maßstäbe in puncto Qualität und Hygiene zu setzen. Intelligente Kamerasysteme könnten Verschmutzungen in Echtzeit erfassen, während Sensorik zur Messung von Feinstaub oder Allergenen dabei hilft, den Reinigungsbedarf an das tatsächliche Raumklima anzupassen. Hinzu kommen mögliche Gebäudemanagementsysteme, die Belegungsdaten, Veranstaltungstermine oder saisonale Einflüsse berücksichtigen und so die Reinigung proaktiv steuern.

Für Reinigungsunternehmen entsteht so ein Umfeld, in dem es sich lohnt, zukünftige Anforderungen frühzeitig im Blick zu haben. Eine solide digitale Basis, der Einsatz offener Softwaresysteme und ein bewusster Umgang mit Daten könnten dabei helfen, auf diese Entwicklung vorbereitet zu sein. Wer solche Veränderungen auf dem Radar hat, stärkt langfristig auch seine Wettbewerbsfähigkeit – besonders weil sich auch die Ansprüche und das Verhalten der Kunden verändern werden.

KI in der Gebäudereinigung –
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