In diesem Artikel
Richtige Kalkulation in der Gebäudereinigung
Beim Schreiben von Angeboten und der Kalkulation von Preisen schwingt bei vielen Gebäudereinigern das Gefühl mit, einige Posten vergessen zu haben und schlussendlich zu billig zu sein. Oder aber die Zahl sieht auf dem Papier gut, sodass für dich etwas hängen bleibt – aber ist sie dann noch konkurrenzfähig?
Hier geben wir dir eine Übersicht über alle offenen und versteckten Kosten, die du bei der Kalkulation einbeziehen solltest. In diesem Artikel findest du den Stundenverrechnungssatz der Gebäudereinigung, eine vollständige Objekt-Kalkulation und Tipps für deine Angebotserstellung.
Warum die richtige
Kalkulation so wichtig ist
Mit günstigen Preisen erhältst du sicher viele Aufträge. Doch wenn nach allen Kosten nichts für dein Unternehmen übrig bleibt und anschließend auch noch die Steuer kommt, stehst du schlecht da. Ein stabiles Unternehmen fußt immer auch auf einer durchdachten Preiskalkulation:
- Planungssicherheit: Wenn du deine Preise klar kalkulierst, weißt du, welche Umsätze du im Monat brauchst, um alle Kosten zu decken.
- Nachhaltige Gewinne: Eine gute Kalkulation schützt dich vor Dumpingpreisen und sorgt für einen langfristigen Geschäftserfolg.
- Vertrauen: Wenn du deinen Kunden klare Preise und Leistungen bietest, kommst du immer auch professioneller und glaubwürdiger rüber.
Die Basis: Stundenverrechnungssatz
in der Gebäudereinigung
Der Stundenverrechnungssatz soll die Personalkosten abdecken, enthält aber auch bereits einige andere Posten. Um den Satz zu ermitteln, brauchst du im Grunde diese einfache Formel:
(Lohnkosten pro Stunde + Personalnebenkosten + Gemeinkosten + Gewinnaufschlag) / produktive Stunden = Stundenverrechnungssatz
Der Stundenverrechnungssatz Schritt für Schritt:
1. Lohnkosten pro Stunde: Der Bruttolohn, den deine Reinigungskräfte pro Stunde erhalten. Dieser Wert beginnt bei 12,82 € (Mindestlohn 2025) bzw. 14,25 € (Tariflohn) – je nachdem, was du deinen Angestellten zahlst.
2. Personalnebenkosten: Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen, Versicherungen (Unfall, Haftpflicht, etc.), Urlaub, Krankheitsausfälle – all das sind Posten, die du nicht vergessen darfst. Rechne hier je nach Unternehmensgröße und Region etwa mit 20 – 30 % auf die reinen Lohnkosten.
3. Gemeinkosten (Overhead): Miete, Strom, Wasser, Verwaltungskosten, Fahrzeuge, Marketing und so weiter. Für viele kleine und mittlere Reinigungsunternehmen kannst du grob 10 – 20 % deines Umsatzes als Gemeinkosten veranschlagen. Wer es exakter möchte, errechnet jeden Posten einzeln.
4. Gewinnaufschlag: Hiermit wird ein Polster für Investitionen (z. B. neue Maschinen, Weiterbildung) und dein eigenes Gehalt erwirtschaftet. Ein Gewinnaufschlag von 10 – 20 % kann realistisch sein, wobei einige Betriebe (je nach Region und Marktumfeld) auch deutlich höher gehen.
5. Produktive Stunden: Nicht jede Stunde ist auch wirklich abrechenbar. Denn es gibt Fahrzeiten, Pausenzeiten und Verwaltungsaufgaben. Hier solltest du ehrlich einschätzen, wie viele Stunden pro Monat tatsächlich für Kundenarbeit genutzt werden können.
Indem du diese Werte zusammenführst, erhältst du einen Stundenverrechnungssatz, der dir eine solide Grundlage für die Preisgestaltung gibt.
Beispiel Stundenverrechnungssatz
in der Gebäudereinigung
| Bruttolohn pro Stunde | 14,00 Euro |
| Personalnebenkosten | (25 % von 14 €) = 3,50 Euro |
| Gemeinkostenanteil | (10 % von 14 €) = 1,40 Euro |
| Gewinnaufschlag | (15 % von [14 + 3,50 + 1,40] = 18,90 €) = 2,84 Euro |
| Summe pro Stunde | (Lohn + PNK + GK + Gewinn) = 18,90 + 2,84 = 21,74 Euro |
Diese 21,74 Euro pro Stunde kannst du nun in deine Kalkulation übernehmen.
Vollständige Kalkulation
für ein Kundenobjekt
Als Rechenbeispiel nehmen wir einen Neukunden mit einem kleinen Bürogebäude: Vier Büroräume, ein Konferenzraum, zwei Toiletten und eine Teeküche.
- Der Kunde möchte zweimal pro Woche die Räume reinigen lassen (inklusive Staubsaugen, Oberflächenreinigung, Mülleimer leeren, Sanitärreinigung).
- Zusätzlich soll einmal im Monat die Glasfront im Eingangsbereich geputzt werden.
Grundlegende Annahmen
Objektgröße:
4 Büroräume à 20 m² = 80 m²
1 Konferenzraum à 30 m² = 30 m²
2 Toiletten (inkl. Vorraum) à 5 m² = 10 m²
1 Teeküche à 8 m² = 8 m²
Flur und Eingangsbereich = 20 m²
Gesamtfläche: 80 + 30 + 10 + 8 + 20 = 148 m²
Reinigungsintervalle:
Büro-, Konferenz- und Küchenreinigung: 2 × pro Woche
Glasfront (Eingang): 1 × pro Monat
Arbeitsaufwand pro Reinigung:
Für die 148 m² (Staubsaugen, Oberflächen abwischen, Mülleimer leeren) kalkulieren wir insgesamt ca. 2 Stunden.
Die Glasfrontreinigung dauert zusätzlich 30 Minuten (einmal pro Monat).
Personal und Stundenverrechnungssatz:
Aus der vorherigen Rechnung übernehmen wir den Stundenverrechnungssatz von 21,74 Euro.
Rechengrundlage pro Monat
Reinigung der Büros, Konferenzraum und Teeküche
2 Stunden pro Reinigung × 2 Reinigungen pro Woche = 4 Stunden pro Woche
4 Stunden pro Woche × ca. 4,3 Wochen pro Monat (Durchschnitt) = 17,2 Stunden pro Monat
(Warum 4,3? Ein Monat hat durchschnittlich 4,3 Wochen. So rechnest du korrekt auf das ganze Jahr hoch.)
Gesamte monatliche Arbeitszeit:
17,2 Stunden + 0,5 Stunden = 17,7 Stunden
Glasfrontreinigung:
0,5 Stunden (30 Minuten) × 1 Reinigung pro Monat = 0,5 Stunden pro Monat
Anwendung des Stundenverrechnungssatzes
Wir verwenden den Stundenverrechnungssatz von 21,74 Euro.
Monatlicher Lohnaufwand (inkl. PNK, Gemeinkosten und Gewinn):
17,7 Stunden × 21,74 Euro ≈ 384,80 Euro
Zusätzliche Kosten, die wir einplanen müssen
Materialkosten:
- Verbrauchsmittel (Reiniger, Desinfektionsmittel, Glasreiniger etc.)
- Reinigungstücher, Papierhandtücher, Müllbeutel, etc.
Für ein Objekt wie dieses kannst du mit pauschal 20 – 30 Euro pro Monat an Material rechnen.
Maschinen- und Gerätekosten:
- Staubsauger, Wischmopp, Eimer, ggf. Fenstermopp, Abzieher und Trittleiter für die Glasfront
- Wenn du diese Geräte bereits abgeschrieben hast, sind die laufenden Kosten (Wartung, Reparatur) überschaubar. Angenommen, du legst für regelmäßige Wartung und Verschleiß pauschal 5 Euro pro Monat auf jedes Objekt um (für mehrere Objekte kann sich das unterscheiden).
Tipp:
Wenn du die Gerätekosten sehr genau wissen möchtest, dann:
Wenn du die Gerätekosten sehr genau wissen möchtest, dann:
- Addiere alle Einzelkosten (Anschaffung, Wartung, Reparatur, Ersatzteile, Betriebsstoffe, Entsorgung usw.) für ein Gerät auf.
- Teile diesen Wert durch die Abschreibungsdauer in Tagen (z.B. 3 Jahre * 365 Tage = 1095 Tage).
- Dadurch erhältst du die echten Kosten eines Gerätes als Tagessatz und kannst von hier aus hochrechnen bzw. die Kosten sehr genau auf die einzelnen Kunden umlegen.
Fahrtkosten:
Wenn dein Kunde im Stadtgebiet liegt und du eine Anfahrt von 10 km hast (Hin- und Rückfahrt), kannst du pauschal 0,30 Euro/km ansetzen. Das sind 3 Euro pro Fahrt.
Bei 2 Fahrten pro Woche (Hin und zurück jeweils 1×) sind das 3 Euro × 2 = 6 Euro pro Woche.
Auf den Monat gerechnet: 6 Euro × 4,3 = etwa 25,80 Euro.
Manche Betriebe schlagen diese Fahrtkosten auf, andere kalkulieren sie in den Stundensatz ein. Wähle, was für dich am besten passt.
Wichtig: Gerade bei Fahrzeugen werden viele Einzelkosten schnell übersehen. Das kann schnell dazu führen, dass eine sonst solide Kalkulation nicht aufgeht und du nicht nachvollziehen kannst, wohin das Geld verschwunden ist. Bei den benötigten Autos solltest du daher unbedingt die Total Cost of Ownership im Auge haben.
Versicherungen:
Die Kosten für die Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz und andere Versicherungen hast du womöglich bereits in die Gemeinkosten eingerechnet. Falls nicht, solltest du diese Kosten nicht vergessen und kannst sie als Pauschale für jedes Objekt ansetzen – zum Beispiel 3 – 5 Euro pro Monat.
Puffer für Unvorhergesehenes:
Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Dass ein Werkzeug zu Bruch geht oder Reinigungsmittel verschüttet wird, ist völlig normal und braucht dich nicht zu stören, solange du auch hierfür einen Puffer einkalkuliert hast. Ein kleiner Puffer von ca. 5 % auf die Gesamtkosten kann helfen, solche Überraschungen abzufedern.
Zusammenführung aller Posten
Lass uns nun alle Posten in einer Übersicht zusammenfassen. Zur besseren Darstellung runden wir die Zahlen entsprechend. Du kannst und solltest sie selbstverständlich auf deine eigene Rechnung anpassen:
| Monatlicher Lohnaufwand für das Objekt (Stunden × Stundenverrechnungssatz) | ca. 385 Euro |
| Materialkosten | ca. 25 Euro |
| Maschinen- und Gerätekosten (Wartung) | 5 Euro |
| Fahrtkosten | ca. 26 Euro |
| Versicherungspauschale (anteilig) | 5 Euro |
| Puffer (5 % auf die Summe) | (385 + 25 + 5 + 26 + 5) = 446 Euro × 0,05 = ca. 22 Euro |
| Summe (ohne Puffer) | 446 Euro |
| Summe (mit Puffer) | 446 + 22 = 468 Euro |
Wichtig: Achte darauf, dass Begriffe wie “Gewinnaufschlag” oder “Puffer” nicht in diesem Wortlaut auf einem Angebot für den Kunden stehen. Es handelt sich dabei um interne Größen, die dich wirtschaftlich handeln lassen, aber nicht nach extern herausgegeben werden.
Angebotspreis gestalten
Nun hast du eine ziemlich gute Idee von deinen monatlichen Kosten. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, den Preis auf glatte Zahlen aufzurunden oder eine Pauschale anzubieten. Beispielsweise könntest du deinem Kunden in diesem Fall einen monatlichen Festpreis von 480 Euro anbieten. Das hat den Vorteil, dass der Kunde weiß, was auf ihn zukommt, und du kannst kleine Abweichungen im Arbeitsaufwand intern ausgleichen.
Tipp: Wenn du doch merkst, dass 480 Euro monatlich bei diesem Objekt kaum Gewinn bringen, solltest du nochmal deinen Stundenverrechnungssatz oder deine Kalkulation anpassen.
Wenn du feststellst, dass das Objekt in der Realität mehr Aufwand verursacht (z. B. weil ständig stark verschmutzte Bereiche gereinigt werden müssen), ist es legitim, beim nächsten Gespräch eine Preisanpassung vorzunehmen.
Best Practices für die Preisgestaltung
in der Gebäudereinigung
Zusätzlich zu den Rechenbeispielen folgen hier einige Tipps, die dir helfen sollen, langfristig erfolgreich zu sein:
- Regelmäßige Überprüfung: Dein Betrieb ist immer Bewegung und Lohnkosten, Mietpreise, Versicherungen verändern sich. Daher ist es ratsam, deinen Stundenverrechnungssatz mindestens einmal im Jahr zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
- Rabatte, aber clever: Natürlich willst du auch für größere oder langfristige Aufträge attraktiv sein und Konkurrenten mit Rabatten schlagen. Belohne Planungssicherheit mit Preisnachlässen – je länger sich ein Kunde bindet, desto bessere Konditionen kann er bekommen.
- Sorglos-Pakete: Wenn ein Kunde eine vergessene Schmutzecke reklamiert, möchte er nicht hören, dass die Leistung dazu nicht Teil des Angebotes war. Biete von vornherein umfassende Pakete an – Kunden wollen fertige Lösungen statt kleinteiliger Angebote.
- Sei mutig beim Preiskalkulieren: Zu oft setzen Unternehmer ihre Preise zu niedrig an, aus Angst, Aufträge zu verlieren. Doch der Preis ist immer auch Ausdruck des Werts der Dienstleistung. Zeige, was deine Qualität wert ist.
- Verliere nicht zu viel Zeit mit der Angebotserstellung: Kalkuliere nicht jedes Objekt und jeden Kunden per Hand. Sobald du einen Fundus an Angeboten hast, kopiere sie für ähnliche Kunden und passe nur die Details an. Noch leichter geht das mit Kalkulationssoftware – im besten Falle mit Schnittstelle zur Zeiterfassung deiner Angestellten. So werden gegen Ende des Monats auch die Rechnungslegung und Lohnbuchhaltung deutlich einfacher.
Weniger Zeit durch Verwaltungsaufgaben verlieren
Kalkulationen erstellen, Angebote rausschicken, Dienstplan aufstellen, Stundenzettel abtippen – wahrscheinlich ist die Liste deiner Aufgaben noch viel länger.
Je mehr du dich stattdessen den Dingen widmen kannst, die wirklich Geld bringen, desto stabiler steht dein Unternehmen da. Keine Aufgabe wird ganz verschwinden können, doch du solltest Routine- und Verwaltungsaufgaben so weit wie möglich reduzieren.
Wenn du lange am Dienstplan sitzt, anstatt eine wichtige Kalkulation zu Ende zu bringen, wird es Zeit für eine digitale Einsatzplanung: Blink berücksichtigt dabei die Qualifikationen deiner einzelnen Mitarbeiter und schlägt bei Personalausfällen selbstständig einen passenden Ersatz vor.
Die App für Gebäudedienstleister:
Zeiterfassung & Einsatzplanung
Optimiere deine Workflows: Von Zeiterfassung und Dienstplanung bis zu digitalen Formularen und Team-Chat – alles in einer App.
Informationen in Echtzeit.
Berichte für mehr Transparenz und bessere
Entscheidungsgrundlagen
Objekte im Soll/Ist Vergleich.
Mit der elektronischen Zeiterfassung bekommen du und deine Objektleitungen den perfekten Überblick – in Echtzeit! Nicht erst am Ende des Monats wissen, ob Objekte gut gelaufen sind, sondern tagesaktuell. Mit dem Objekt-Bericht werden Abweichungen vom Soll sofort sichtbar. Die Objektleitung erkennt es im Objekt-Monitor sofort und kann frühzeitig reagieren.
Budgetierung und Sortimentsoptimierung im Materialeinkauf.
Mit Blink.Order wird dein Materialeinkauf digital: Reinigungskräfte oder Objektleitungen bestellen per App die benötigten Materialien fürs Objekt. Nach der optionalen Freigabe landet die Bestellung direkt beim Lieferanten. Volle Transparenz: Du kannst jederzeit sehen, in welchen Objekten welche Produkte bestellt wurden! Budgets pro Objekt helfen dabei die Kosten im Griff zu behalten.
Kalkulation Gebäudereinigung –
Häufige Fragen & Antworten
Du brauchst mehr Zeit für deine eigentlichen Aufgaben? Mit Blink stellst du dein Gebäudereinigungsunternehmen digital auf und gibst deinen Angestellten ein Werkzeug, mit dem sie viele Aufgaben auch ohne dich bewältigen können. Wir zeigen dir, wie das geht – live und persönlich!
LET’S TALK!
Kalkulation Gebäudereinigung –
Häufige Fragen & Antworten
Warum ist die Kalkulation so wichtig für mein Reinigungsunternehmen?
Weil du damit sicherstellst, dass du kostendeckend arbeitest und am Ende auch Gewinn machst. Eine präzise Kalkulation hilft dir, faire und gleichzeitig profitable Preise anzubieten, sodass du deine laufenden Kosten decken und in dein Unternehmen investieren kannst.
Welche Kosten muss ich in meiner Kalkulation unbedingt berücksichtigen?
- Lohnkosten (inkl. Urlaubs- und Krankentage)
- Personalnebenkosten (Sozialversicherungen, Abgaben)
- Materialkosten (Reinigungsmittel, Einmaltücher, Müllsäcke)
- Maschinen- und Gerätekosten (Staubsauger, Hochdruckreiniger, Wartung)
- Fahrtkosten (Kilometerpauschale)
- Gemeinkosten (Miete, Strom, Versicherungen, Verwaltung)
- Gewinnaufschlag (für deinen unternehmerischen Erfolg)
Was mache ich, wenn ein Kunde nach Rabatten fragt?
Rabatte können sinnvoll sein, aber Vorsicht: Sie dürfen nicht deinen Gewinn gefährden.
Alternativen zum Preisnachlass:
- Mehrwert statt Rabatt: Zum Beispiel eine kostenlose Glasreinigung alle 3 Monate.
- Mengenrabatt für langfristige Verträge
- Paketpreise für regelmäßige Aufträge
Tipp: Immer den Rabatt auf der Rechnung ausweisen, damit der Kunde den vollen Preis bzw. Wert deiner Arbeit erkennt.
Wie oft sollte ich meine Preise überprüfen?
Mindestens einmal pro Jahr solltest du deine Preise überprüfen, da sich Löhne, Materialkosten und Versicherungen regelmäßig ändern. Auch der Mindestlohn und die Tariflöhne ändern sich und beeinflussen deine Kalkulation.
Was sind produktive Stunden und warum sind sie so wichtig?
Produktive Stunden sind die tatsächlich abrechenbaren Arbeitsstunden deiner Reinigungskräfte. Nicht produktiv sind Pausen, Anfahrtszeiten, Fortbildungen oder Büroarbeit. Diese werden jedoch in die Kalkulation eingerechnet, um deine Kosten realistisch abzubilden.