Facility Management Trends: Wie sich die Branche entwickelt

Sagenhafte 7,8 Prozent Wachstum und nur 458 Studienanfänger: Starke Kontraste dieser Art prägen die Trends im Facility Management. In diesem Artikel findest du Expertenmeinungen und aktuelle Studien aus dem DACH-Raum zur aktuellen Branchenentwicklung im Facility Management.

Aktueller Wachstumstrend im Facility Management 

Das Facility Management in Deutschland zeigt sich bemerkenswert robust: Die 25 führenden Facility-Service-Unternehmen wuchsen 2024 um 7,8 Prozent, wie die aktuelle Lünendonk-Studie 2025 zeigt. Dabei erzielten sie einen Gesamtumsatz von 18,7 Milliarden Euro und decken damit mehr als 30 Prozent des deutschen Facility-Service-Gesamtmarktes ab.

Für 2026 prognostizieren die Dienstleister ein Umsatzplus von 8-9% Prozent, unterstützt durch das geplante Sondervermögen für Infrastrukturprojekte der Bundesregierung. Dies zeigt die Bedeutung der Branche, trotz erheblicher struktureller Herausforderungen wie dem demografischen Wandel mit alternder Belegschaft, einem fragmentierten Markt mit begrenzten Innovationsressourcen, steigendem Kostendruck bei gleichzeitig hohen ESG-Investitionsanforderungen und einem dramatischen Qualifikationsdefizit (nur 458 Studienanfänger im Fach Facility Management im Wintersemester 2021/2022. Aktuelle Zahlen sind nicht verfügbar, da sie nicht zentral erfasst werden).

Die drei dominierenden Trends im Facility Management 

1. Fachkräftemangel im Facility Management

Die Zahlen sind eindeutig und mitunter alarmierend: 81 % der Dienstleister und 76 % der Nutzer (PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft, PwC Deutschland) sehen den Personal- und Fachkräftemangel als die derzeit größte Herausforderung. Die Auswirkungen sind dabei vielschichtig und weitreichend:

• Verzögerungen in der Leistungserbringung und Qualitätsminderung
• Erhöhter Arbeitsdruck auf verbleibende Personalressourcen
• Steigende Rekrutierungskosten und Wettbewerbsnachteile
• Eingeschränkte Wachstumsmöglichkeiten und Innovationsprobleme
• Hemmung der Professionalisierung der gesamten Branche

Thomas Ball von Caverion beschreibt die Situation: „Der Fachkräftemangel entwickelt sich wie vorhergesehen und stellt sicherlich nach wie vor eine der größten Herausforderungen für unsere Branche dar. Hier zeichnen sich leider noch keine vielversprechende Lösungen oder gar eine Wendung ab„.

Die quantitativen Auswirkungen des Fachkräftemangels lassen sich auch durch aktuelle Arbeitsmarktdaten untermauern: 82 Prozent der deutschen Unternehmen kämpfen mit offenen Stellenbesetzungen, wie die ManpowerGroup-Studie 2024 zeigt. Dabei hat sich der Fachkräftemangel in Deutschland in den letzten zehn Jahren mehr als verdoppelt. Besonders bemerkenswert: Das Facility Management beschäftigt laut Statista rund 4,1 Millionen Erwerbstätige und ist damit eine der beschäftigungsintensivsten Branchen überhaupt. Umso dramatischer wirkt sich der Personalmangel aus: Bei den weit unter 500 Studienanfängern im Fach Facility Management zeigt sich ein eklatantes Missverhältnis zwischen Bedarf und Nachwuchs. Hier muss dazu gesagt werden, dass ein Großteil der Facility Manager jedoch Quereinsteiger sind.

2. Digitalisierung im Facility Management

Paradoxerweise steht die Digitalisierung sowohl als Top-Trend als auch als größte Herausforderung im Fokus: Laut der PWC-Studie sehen 62 % der Nutzer und Dienstleister die Einführung von IT-Hardware, Software und digitalisierten Prozessen als wichtigsten Trend.

Die Digitalisierungslücken lauten:

• Bei 50 % der Befragten sind weniger als die Hälfte ihrer Facility-Management-Prozesse digital dokumentiert
• Die öffentliche Hand hinkt dabei besonders deutlich hinterher
• Hohe Anfangsinvestitionen, unzureichende Ressourcen und fehlendes Know-how erschweren die Umsetzung
• Datenschutz- und Integrationsprobleme stellen zusätzliche Hürden dar

KI-Adoption: Noch in den Kinderschuhen

Die Zahlen zur Künstlichen Intelligenz sind ernüchternd. David Rouven Möcker schreibt dazu: Nur zwei Prozent der befragten Dienstleister und Nutzer wenden KI-Lösungen regelmäßig an. Fast zwei Drittel (65 %) nutzen KI überhaupt nicht.

Gründe für die KI-Zurückhaltung:

• Komplexität und hohe Implementierungskosten
• Mangelndes Vertrauen in die Verlässlichkeit der Technologie
• Unzureichende Datenbasis für eine wirklich effektive KI-Nutzung
• Bevorzugung traditioneller, bewährter Prozesse

Dennoch sehen Experten wie Thomas Ball hier enormes Potenzial: „Der Facility Manager als ‚Profi im Keller‘ ist heute längst auch versierter IT-Spezialist, der immer mehr zum entscheidenden Faktor wird„.

Die Standardisierung bildet dabei die Grundlage für die Digitalisierung: „Der Bedarf für Standardisierung in der Immobilienbranche ist groß. Das gilt besonders für Daten. Doch welcher Weg führt zu standardisierten Daten für einen digitalen Gebäudebetrieb und welche Daten werden überhaupt benötigt?„, erklärt Thomas Bender von der GEFMA-Arbeitsgruppe Digitalisierung.

Die bereits 2024 veröffentlichte Richtlinie GEFMA 480 „Standardisierte Datenstrukturen und Dateninhalte im Facility Management“ soll hier Abhilfe schaffen. Gleichzeitig zeigt sich der Fortschritt: Mit aktuell 23 CAFM-Produkten, die nach GEFMA 444 zertifiziert wurden, hat sich das Gütesiegel als Qualitätskriterium für FM-Softwareprodukte etabliert, wie der Deutsche Verband für Facility Management schreibt.

3. Nachhaltigkeit und ESG als Trend im Facility Management

Nachhaltigkeit hat sich vom Nice-to-have zur echten Anforderung entwickelt: 72 % der Befragten sehen Nachhaltigkeit und ESG-Kriterien als wesentliche Herausforderung, so PwC Deutschland.

ESG-Compliance

David Rouven Möcker von PwC erklärt, dass wachsende ESG-Regulierungsanforderungen und eine steigende Nachfrage nach höheren Standards erhöhte Investitionen in Neubau- und Bestandsimmobilien erfordere, was zu einer zunehmenden Komplexität im Facility Management führe.

ESG-Herausforderungen:

• Komplexe und sich ständig ändernde Gesetzeslage
• Schwierigkeiten bei der Messung nachhaltigkeitsbezogener Kennzahlen
• Hohe anfängliche Investitionskosten für Zertifizierungen
• Fehlendes Fachwissen und mangelnde Ressourcen für ordnungsgemäße Umsetzung

Die DGNB reagiert auf diese Entwicklung mit passenden Qualifizierungsangeboten: Das neue Ausbildungsprogramm zum DGNB ESG-Manager zeigt die Professionalisierung des Marktes. 66 % der Nutzer und 78 % der Dienstleister verfolgen laut PwC bereits eine ESG-Strategie.

Strategische Transformation des Facility Managements

Eine besonders bemerkenswerte Entwicklung ist die strategische Aufwertung des Facility Managements: 57 % der Befragten sehen laut PwC ein effektives und nachhaltiges Facility Management als bedeutsam für den weiteren Erfolg ihres Unternehmens.

Diese Entwicklung beschreibt Thomas Ball von Caverion wie folgt: „Der Dienstleister wird immer mehr zum Property Manager, der durch gestiegene Ansprüche an nachhaltige, sichere und komfortable Gebäude ein größeres Aufgabenspektrum innehat.„

Trend hin zur Flexibilität im Facility Management

Die Pandemie hat nachhaltige Spuren hinterlassen: 40 % der Befragten sehen laut PwC zusätzliche Aufgaben durch die Einführung neuer Arbeitswelten als wichtigen Trend. Konkret geht es dabei um hybride Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeiter zwischen Homeoffice und Büro wechseln, sowie um Raumkonzepte wie Desk Sharing, wo keine festen Arbeitsplätze mehr vergeben werden, sondern sich Mitarbeiter täglich freie Plätze buchen.

61 % der befragten Nutzer und Dienstleister sehen in der flexiblen Nutzung von Arbeitsflächen den größten Hebel für die Intensität der Flächennutzung. Soll heißen: Statt 100 festen Arbeitsplätzen für 100 Mitarbeiter reichen oft 60 bis 70 abwechselnd genutzte Plätze, da nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Parallel dazu sehen 32 % der Befragten das größte Potenzial zur Ressourceneinsparung in einer Flächenoptimierung dieser Art.

Herausforderungen bei der Umsetzung dieser neuen Bürokonzepte:

• Überwindung von Widerständen bei den Mitarbeitern (69 % der Befragten)
• Unklare Regelungen für hybride Arbeitsmodelle (42 %)
• Probleme bei der Integration passender Software (29 %)
• Bestehende Budgetbeschränkungen (29 %)

Marktkonzentration und sich wandelnde Vergabemodelle im Facility Management

Der Markt zeigt eine interessante Dynamik bei den Vergabemodellen: Traditionelle Verfahren dominieren weiterhin, aber es zeichnet sich ein Wandel ab. Integrierte Vergabemodelle werden, laut David Rouven Möcker, bis zum Jahr 2027 mit zwölf Prozent Wachstum stärker wachsen als gebündelte Vergabemodelle oder Einzelvergaben.

Aktuelle Vergabepräferenzen:

• 32 % bevorzugen gebündelte Vergabe ähnlicher Dienstleistungen
• 28 % favorisieren die Einzelvergabe
• 17 % setzen auf gesamthafte, integrierte Vergabe innerhalb bestimmter Objekte
• 10 % bevorzugen überregionale gesamthafte Vergabe

Wie entwickelt sich der Preisdruck im Facility Management?

Für alle Facility Services werden erhebliche Preiserhöhungen erwartet. Bei technischen Facility Services rechnen 84 % der Befragten laut PwC mit Preissteigerungen, davon 37 % sogar mit Erhöhungen über zehn Prozent. Bei infrastrukturellen Dienstleistungen erwarten 77 % höhere Preise.

Gründe für die Preisentwicklung:

• Inflation und steigende Arbeitskosten
• Notwendige Investitionen in neue Technologien
• Veränderungen im Angebot-Nachfrage-Verhältnis
• Compliance-Kosten durch ESG-Anforderungen

Entwicklung der Kundenzufriedenheit im Facility Management

Die Zufriedenheit mit Facility Services zeigt bemerkenswerte regionale Unterschiede: Knapp die Hälfte (48 %) der Nutzer sind laut PwC mit den Serviceleistungen ihrer Dienstleister zufrieden. Dabei sind Auftraggeber in Österreich (67 %) und der Schweiz (60 %) deutlich zufriedener als Nutzer in Deutschland (42 %).

Faktoren für hohe Zufriedenheit:

• Kontinuierliche Qualität der Serviceleistungen
• Langfristige Vertragsbeziehungen
• Verlässliche Leistungserbringung
• Transparente Kommunikation

Wirtschaftliche Aussichten im Facility Management

Trotz aller strukturellen Probleme blickt die Branche optimistisch in die Zukunft. Nach dem moderaten Wachstum von 7,8 Prozent im Jahr 2024 prognostizieren die Dienstleister für 2025 ein Umsatzplus von 7,2 Prozent.

Wachstumstreiber 2025:

• Sondervermögen für Infrastrukturprojekte
• Erhöhte Investitionen in Energieeffizienz und Nachhaltigkeit
• Digitale Transformation, Digitalisierung
• Flexible Arbeitsmodelle und optimierte Flächennutzung

Jörg Hossenfelder von Lünendonk kommentiert: „Der Markt für Facility Services ist im Vergleich zu anderen Branchen weniger krisenanfällig“ und unterstreicht damit die Stabilität der Branche als wichtige Stütze der deutschen Wirtschaft.

Abschluss: Transformation im Facility Management

Die Facility Management-Branche steht vor einer langsamen, aber stetigen Transformation. Die Herausforderungen sind real und messbar: Personalmangel, Rückstand bei der Digitalisierung und steigende ESG-Anforderungen prägen das Bild.

Parallel dazu zeigen die Zahlen eine bemerkenswerte Resilienz und strategische Aufwertung der Branche. Thomas Ball von Caverion fasst es treffend zusammen: „Die letzten Jahre haben gezeigt, dass Unternehmen, die flexibel, innovativ und vorausschauend agieren und über ein gut sortiertes Leistungsportfolio verfügen, eine Stabilität für Veränderungen entwickelt haben„.

Die Erfolgsformel für die Zukunft:

• Integration von Technologie, Software und KI
• Proaktive ESG-Compliance und Nachhaltigkeitsmanagement
• Innovative Personalkonzepte gegen den Fachkräftemangel
• Nutzerorientierte Arbeitsplatzgestaltung
• Langfristige Partnerschaften zu den Kunden mit stabiler Servicequalität

Facility Management Trends – Häufige Fragen und Antworten