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Digitaler Stundenzettel: Alles, was du wissen musst
Stell dir vor, du könntest die Arbeitszeiten deines Teams ohne komplizierte Listen, endlose Papierberge oder verstreute Excel-Dateien festhalten. Ein digitaler Stundenzettel macht genau das möglich:
Er hilft dir, Zeiten effizienter zu erfassen, Fehler zu vermeiden und alles im Blick zu behalten. Das ist nicht nur bequem, sondern spart auch Zeit und Nerven. Was du dabei beachten musst und wie du eine Software auswählst, zeigen wir dir hier.
Ist ein digitaler Stundenzettel Pflicht?
In Deutschland gibt es seit der Erweiterung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) eine Verpflichtung, die Arbeitszeit zu dokumentieren. Dabei muss nicht zwangsläufig ein digitales System genutzt werden – ein Papierzettel reicht theoretisch aus. Praktisch gesehen ist jedoch eine digitale Zeiterfassung deutlich effizienter und wird oft von Behörden und Unternehmen bevorzugt.
In welchen Branchen ist Zeiterfassung besonders wichtig?
- Bau- und Handwerksbetriebe: Dokumentation von Stunden ist hier wichtig, da viele Projekte stundenbasiert abgerechnet werden und Arbeitszeitkontrollen häufiger sind.
- Gebäudereinigung: Oft arbeiten Teams an verschiedenen Standorten und zu flexiblen Zeiten. Eine digitale Zeiterfassung schafft hier Transparenz.
- Gastronomie und Hotellerie: Da es oft um Schichtarbeit geht, ist die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben besonders wichtig.
- Logistik und Transport: Überstunden und Pausenzeiten müssen genau erfasst werden, um rechtliche Vorgaben einzuhalten.
Auch wenn ein digitaler Stundenzettel bzw. Zeiterfassung nicht in allen Branchen verpflichtend ist, bietet sie dir viele Vorteile – insbesondere, wenn du gesetzliche Vorgaben mit minimalem Aufwand erfüllen möchtest.
Was macht einen guten digitalen Stundenzettel aus?
Ein digitaler Stundenzettel ist eine Online-Zeiterfassung, mit der Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über Smartphone, Tablet oder PC eingeben können. Am anderen Ende kann die Verwaltung in deinem Unternehmen die Eingaben leichter weiterverarbeiten, anstatt ihre Zeit damit zu verbringen, Handschriften zu entziffern.
- Effiziente Zeiterfassung: Digitale Stundenzettel machen Schluss mit Papierchaos. Statt lange Listen zu durchforsten, hast du alle Einträge übersichtlich an einem Ort.
- Fehlerfreie Daten: Durch die direkte Eingabe werden Übertragungsfehler vermieden. Deine Daten sind immer aktuell und korrekt.
- Nachverfolgbarkeit: Exceltabellen und Zettel lassen sich ständig ändern, eine geeignete Software hingegen macht nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat
- Integration: Viele Tools lassen sich mit Buchhaltungssystemen oder Projektmanagement-Software verknüpfen. So ersparst du dir mehrfaches Eintippen und sparst weitere Zeit.
Funktionen, die ein digitaler Stundenzettel haben sollte
- Mobile Erfassung: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten von überall aus eintragen, ob vor Ort beim Kunden oder im Betrieb.
- Echtzeitübersicht: Ein Blick ins System genügt, um zu sehen, wer gerade arbeitet oder welche Teams im Einsatz sind.
- Berichte & Auswertungen: Viele Tools bieten übersichtliche Auswertungen, damit du schnell erkennst, ob alles im Soll ist.
- Automatisierte Prozesse: Die Daten fließen direkt in die Abrechnung ein – ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte.
Wie Blink dir den Arbeitsalltag erleichtert
Blink, die App für Gebäudedienstleister, geht über den digitalen Stundenzettel hinaus und ist für dein Team die zentrale Zeiterfassung, die von jedem Gerät aus genutzt werden kann.
- Für alle Mitarbeiter: Reinigungsteams, Projektleiter, Verwaltung – für das gesamte Unternehmen erfasst Blink die Arbeitszeiten.
- GPS-Ortung: Die App vergleicht per GPS den Standort des Smartphones mit den Standortdaten des eingestellten Arbeitsortes ab – perfekt für Reinigungskräfte.
- Minutengenaue Zeiterfassung: Für alle gleich und für alle fair – Arbeitszeiten werden exakt erfasst.
- Einfach zu bedienen: Niemand hat Lust auf ewige Einarbeitungszeiten. Blink ist so intuitiv, dass jeder im Team es ab dem ersten Tag versteht.
- Schnittstellen nutzen: Die Daten aus der Zeiterfassung münden direkt in deiner Lohnabrechnung
Der digitale Stundenzettel als App für die Gebäudereinigung
Jederzeit und mobil per Smartphone
Zeiterfassung in Echtzeit
Mit Blink erfasst und kontrolliert dein Team Arbeitszeiten selbstständig. Mit diesen Daten können deine Teamleiter exakt planen und haben alles im Blick.
- Jede erfasste Arbeitszeit wird in der Blink App unmittelbar angezeigt.
- Überblick für deine Objektleiter: sie können jederzeit in Echtzeit sehen, ob Mitarbeiter arbeiten oder abwesend sind.
- Mitarbeiter sehen ihre Stunden und Urlaubstage und müssen nicht mehr nachfragen
Selbst offline dein digitaler Stundenzettel in der App
Zeiterfassung ohne Kompromisse
Jederzeit gewährleistet, auch ohne Verbindung
Für die exakte Zeiterfassung gibt es mit Blink keine Ausreden, da auch ohne Internetverbindung alles möglich ist.
- Die Daten sind immer vorhanden: Die Blink App speichert Daten lokal, wenn kein Empfang vorhanden ist.
- Datenübertragung bei Verbindung: Die App überträgt die zwischengespeicherten Daten automatisch, sobald eine Netzverbindung hergestellt wird.
- Datenvolumen sparen: Über die Einstellungen kannst du festlegen, dass zur Synchronisierung nur WLAN-Verbindungen genutzt werden.
Offen für Deine Daten:
Die Blink App Schnittstellen
Gib die Daten deiner digitalen Stundenzettel per Schnittstelle direkt an die Lohnbuchhaltung weiter und erspare deinen Mitarbeitern eine Menge Aufwand.
Digitaler Stundenzettel –
Häufige Fragen & Antworten
Was ist ein digitaler Stundenzettel?
Ein digitaler Stundenzettel ist ein Tool, das Arbeitszeiten elektronisch erfasst und verwaltet. Es ersetzt handschriftliche Zettel durch eine moderne, automatisierte Lösung.
Ist ein digitaler Stundenzettel gesetzlich vorgeschrieben?
Nach dem EuGH-Urteil von 2019 müssen Unternehmen Arbeitszeiten erfassen, aber die Wahl des Mediums ist frei. Digitale Systeme bieten jedoch klare Vorteile in Umgang und Genauigkeit.
Welche Branchen profitieren besonders von digitalen Stundenzetteln?
Branchen wie Gebäudereinigung, Bau, Gastronomie, Logistik und Hotellerie profitieren am meisten, da sie oft mit flexiblen Schichten und vielen Mitarbeitern arbeiten.
Wie funktioniert ein digitaler Stundenzettel?
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten per App, Desktop oder Terminal. Die Daten werden automatisch gespeichert, ausgewertet und bei Bedarf in andere Systeme exportiert.
Kann ich mit Blink die gesetzlichen Vorgaben einhalten?
Blink ermöglicht eine präzise Erfassung von Arbeitszeiten und unterstützt dich so dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Welche Vorteile bietet Blink gegenüber anderen Tools?
Blink bietet Echtzeitübersicht, GPS-Tracking, automatische Übersetzung und nahtlose Integration mit anderen Systemen, ideal für Branchen wie Gebäudereinigung.
Was kostet ein digitales Zeiterfassungssystem wie Blink?
Die Kosten variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Blink startet bereits ab 4,90 € pro Nutzer und ist flexibel skalierbar.