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Digitale Zeiterfassung: Rechtslage
Du hast bisher alle Arbeitszeiten sauber in Excel dokumentiert? Pausen eingetragen, Überstunden markiert, sogar farblich codiert? Und dann kommt eine Prüfung und dein System fällt durch. Nicht nachvollziehbar, nicht manipulationssicher, nicht gesetzeskonform. Was dann?
In diesem Artikel erfährst du alles zur Rechtslage und du siehst, wie und mit welchen Tools du deutlich entspannter an die digitale Zeiterfassung herangehen kannst.
Rechtliche Grundlagen der digitalen Zeiterfassung
Seit dem sogenannten “Stechuhr-Urteil” des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers einzuführen. Was das konkret bedeutet, ist nicht geklärt.
Diese Entscheidung basiert auf der Auslegung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie. Es zielt darauf ab, die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sicherzustellen. Gleiches gilt für die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten.
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) diese Verpflichtung bestätigt (Az. 1 ABR 22/21). Klar ist seitdem, dass Arbeitgeber gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ein System einführen müssen, mit Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, einschließlich der Überstunden, erfasst werden können.
Dokumentationspflichten nach dem Arbeitszeitgesetz
Unabhängig von den genannten Urteilen besteht bereits nach § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) die Pflicht für Arbeitgeber, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehen. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Zusätzlich schreibt das ArbZG vor:
- § 3 ArbZG: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
- § 5 ArbZG: Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu gewähren.
- § 6 ArbZG: Für Nacht- und Schichtarbeit gelten besondere Regelungen, einschließlich der Verpflichtung zur Dokumentation und Ausgleichsmaßnahmen.
- § 11 ArbZG: An Sonn- und Feiertagen dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden; Ausnahmen bedürfen besonderer Regelungen.
Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 15.000 Euro geahndet werden.
Zusammenfassung der Gesetzeslage zur Zeiterfassung der Mitarbeiter
- Du musst die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter vollständig und verlässlich erfassen: Beginn, Ende und Pausen.
- Das gilt für alle Mitarbeiter: im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
- Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist verbindlich, nicht optional.
- Überstunden müssen dokumentiert werden, und die Daten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
- Bei Verstößen drohen Bußgelder.
- Ein einfaches oder manuelles System (wie Excel oder Papier) reicht rechtlich nicht aus.
Gibt es bereits eine Pflicht zur digitalen Erfassung der Arbeitszeiten?
Nein, derzeit (Stand Mai 2025) gibt es keine gesetzlich festgeschriebene Pflicht, die vorschreibt, dass die Arbeitszeiten digital erfasst werden müssen.
Die Gerichte verlangen lediglich ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung. Wie das allerdings konkret aussieht, ist gesetzlich noch nicht final geregelt.
Kann ich also Arbeitszeiten analog erfassen?
Ja, du kannst aktuell die Arbeitszeiten deiner Angestellten auch analog erfassen, z.B. mit Stundenzetteln oder Formularen. Das ist rechtlich zulässig, wenn:
- die Daten vollständig und korrekt dokumentiert werden,
- sie für die Mitarbeiter jederzeit zugänglich sind,
- sie archiviert und auf Nachfrage vorgelegt werden können,
- und das System nicht manipulierbar ist.
Wie kann ein analoges System zur Arbeitszeiterfassung manipulationssicher sein?
Genau hierbei liegt die große Herausforderung. Ein analoges System kann theoretisch ausreichen, praktisch ist es aber oft nicht manipulationssicher, weil:
- Zeiten leicht nachträglich geändert oder rückdatiert werden können,
- Unterschriften nicht immer nachvollziehbar sind,
- und die Nachvollziehbarkeit im Fall von Prüfungen schwerer darstellbar ist.
Das ist auch der Grund, warum viele Betriebe bereits jetzt freiwillig auf digitale Systeme zur Zeiterfassung umstellen: nicht, weil sie müssen, sondern weil sie es sonst kaum rechtssicher dokumentieren können.
Hinzu kommt, dass eine Erfassung mit einzelnen Zetteln oder in einer Excel-Liste immer fehleranfällig und zeitraubend ist. In der Regel haben es Unternehmen und deren Angestellte mit einer Software oder App deutlich leichter.
Wichtige Funktionen einer Software für digitale Zeiterfassung
Wenn du eine Software oder App für die digitale Zeiterfassung auswählst, brauchst du ein Werkzeug, das in deinem Betrieb tatsächlich funktioniert. Denn was nicht intuitiv funktioniert, wird von deinen Angestellten nicht oder nicht zuverlässig genutzt. Hinzu kommt: Was nicht prüfbar ist, fällt dir im Ernstfall in rechtlicher Hinsicht auf die Füße.
- Einfache Zeiterfassung: Deine Mitarbeiter müssen ihre Zeiten schnell und ohne Umwege erfassen können. Das geht über eine App, Browser oder Terminal. Start, Stopp, Pausen: Alles muss in wenigen Sekunden erledigt sein. Je niedriger die Schwelle, desto verlässlicher die Daten.
- Mobile Nutzbarkeit: Zeiterfassung muss überall funktionieren, auch unterwegs, im Homeoffice oder auf der Baustelle. Ein Offline-Modus und GPS-Zusatzfunktionen sorgen dafür, dass die Erfassung praktisch immer möglich und unverfälscht ist.
- Rechtesystem und Datenzugriff: Nicht jeder darf alles sehen. Mitarbeiter sollen ihre eigenen Zeiten im Blick behalten, Teamleiter ihre Abteilungen, du als Inhaber das Ganze. Gute Systeme lassen sich entsprechend rollenbasiert steuern.
- Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit: Es muss jederzeit klar sein, wer wann was erfasst oder geändert hat. Änderungen müssen protokolliert, Daten sicher gespeichert und vor Zugriff durch Unbefugte geschützt sein.
Nützliche Zusatz- und Komfortfunktionen:
- Auswertungen und Berichte: Die erfassten Arbeitszeiten werden noch wertvoller, wenn du damit arbeiten kannst. Nützlich sind Tages-, Wochen- und Monatsansichten, am besten mit Exportfunktion für Lohnabrechnung, Steuerberater oder internen Abgleich.
- Schnittstellen zu anderen Systemen: Lohnabrechnung, Buchhaltung oder HR-Software: Schnittstellen sparen dir doppelte Arbeit. Ein direkter Export ins System der Lohnbuchhaltung erspart eine Menge Arbeit.
- Erfassung von Pausen, Urlaub und Abwesenheiten: Pausenregelungen, Krankheit, Urlaub, Elternzeit: Einige Systeme bieten auch dafür integrierte Funktionen.
Projekt- und Tätigkeitsdokumentation: In projektbasiert arbeitenden Teams ist wichtig: Woran wurde wie lange gearbeitet? Die Möglichkeit, Zeiten bestimmten Projekten, Kunden oder Aufgaben zuzuordnen, hilft bei internen Auswertungen.
Tipps: Digitale Arbeitszeiterfassung für Unternehmen
Tipp 1: Wenn du mit einem kleinen Team arbeitest, brauchst du etwas, das schnell eingerichtet ist und sofort läuft: Ohne Lehrgang, ohne langwierige Installation und ohne IT-Fachkraft. Idealerweise installierst du die App, erklärst sie einmal, und dann läuft’s.
Tipp 2: Für mobil arbeitende Teams, mit Kollegen im Außendienst, auf der Baustelle oder beim Kunden kommt keine Software infrage, die nur auf einem Terminal im Unternehmensgebäude läuft. Auch Reinigungskräfte, Servicetechniker und Vertriebler müssen Zeiten erfassen können. Selbst dann, wenn gerade kein Laptop oder WLAN in Reichweite ist. Ein gutes System läuft daher auch auf dem Smartphone. Es funktioniert mit wenigen Klicks, auch mal offline.
Tipp 3: Wenn dein Team wächst und in Zukunft weiter wachsen soll, kann eine Software, die heute gerade so passt, bald zum Flaschenhals werden. Wenn du dein Team vergrößerst, brauchst du ein System, das dabei mitzieht: bei den auswählbaren Benutzerrechten, den Berichtsmöglichkeiten, den Anbindungsmöglichkeiten. Gut ist, wenn die Einrichtung und Bedienung der Software super einfach funktioniert, und dennoch weitere Funktionen zur Erweiterung auf Lager hat.
Software für die digitale Zeiterfassung
Dass es inzwischen so viele Softwareanbieter für die digitale Zeiterfassung gibt, beweist, wie groß die Nachfrage nach Systemen dieser Art ist. Augenscheinlich ist der Bedarf hoch, die Erfassung rechtssicher und vor allem so einfach wie möglich zu gestalten.
Tipp: Manche Software lässt sich universell einsetzen, andere Anbieter spezialisieren ihr Angebot auf den Einsatz innerhalb einer bestimmten Branche. Eine Branchen-Software hat den Vorteil, dass die üblichen, täglichen Probleme darin besser gelöst werden.
Zeiterfassungstools mit Branchen-Spezialisierung:
- Blink – Zeiterfassung für Gebäudereinigungsunternehmen: Objektbezogene Zeiterfassung per App, QR-Code, NFC, Terminal oder Anruf; mobile Apps für Mitarbeiter und Objektleiter; Echtzeit-Übersicht, digitale Dienstplanung, Chat mit automatischer Übersetzung; Schnittstellen zu branchenspezifischen ERP-Systemen; speziell für Gebäudereinigungsunternehmen.
- TimO® – Zeiterfassung für Industrie & Produktion: Zeiterfassung mit Fingerprint- oder RFID-Terminal; Berücksichtigung von Schichtbetrieb und Nachtarbeit; Integration mit Lohnabrechnungssystemen.
- HRTime – Zeiterfassung für Handwerker: Mobile Zeiterfassung per App; automatische Schichtplanung; digitale Personalakte; Auswertungen und Berichte.
- Ordio – Zeiterfassung für Gastronomie: Schichtplanung; Zeiterfassung per App; Mitarbeiterkommunikation; Urlaubsverwaltung.
- Aplano – Zeiterfassung für Einzelhandel: Digitale Stempeluhr; Abwesenheitsverwaltung; Mitarbeiter-App; Benachrichtigungen.
- M•SOFT – Zeiterfassung für Logistik: Zeiterfassung mit korrekter Erfassung von Spesen; Integration mit Lohnabrechnung; mobile Auftragsbearbeitung.
- eDACT – Zeiterfassung für Bildungseinrichtungen: Stundenplanverwaltung; Abwesenheitsverwaltung; Kursbuchung.
Universelle Zeiterfassungstools (ohne Spezialisierung):
- TimeTac: Arbeitszeit-, Projekt- und Abwesenheitserfassung, verfügbar auf PC, Smartphone und Terminal; Cloud-basiert; umfangreiche Auswertungen; Schnittstellen zu Lohn- und HR-Systemen
- clockin: Mobile Zeiterfassung per App; Erfassung von Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten; einfache Bedienung ohne Schulungsaufwand; ideal für Außendienstmitarbeiter
Was kostet eine digitale Zeiterfassung?
Typische Preise für Zeiterfassungs-Software liegen zwischen 2 und 10 € pro Nutzer und Monat. Beispiel: Gebäudereiniger zahlen zuzüglich zum Grundpreis für die Blink App maximal 4,90 € im Monat pro User.
Blink für Gebäudereiniger bietet für diesen Preis alle Zeiterfassungsfunktionen, ohne weitere Preisstaffelung:
- Zeiterfassung per App, QR-Code, NFC, Terminal oder Anruf
- Objektleiter sehen in Echtzeit, ob Mitarbeiter arbeiten/anwesend sind
- auch offline ohne Netzempfang des Smartphones (Daten werden erfasst und später synchronisiert)
- Erfassung von Krankheit, Urlaub und anderen Abwesenheiten
- Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung
Wie viele Nutzer sollen mit Blink arbeiten?
Standard
pro Monat für 40 User
149€ Paketpreis + 4,90€ x
40 User
Features:
-
Zeiterfassung
-
Dienstplanung
-
Tickets
-
Chat
-
KI
-
Aufträge
-
Kundenportal
-
Formulare (150/Monat)
-
Dokumente (20GB)
Professional
pro Monat für 40 User
399€ Paketpreis + 4,90€ x
40 User
Alles aus Standard plus:
-
Formulare unbegrenzt
-
Dokumente (200GB)
-
Geschützte Dokumente
Enterprise
Auf Anfrage
Sonderkonditionen für Großkunden
Alles aus Professional plus:
-
Priority Support
-
Sondervereinbarungen
-
Dokumente unbegrenzt
Alle Preise zzgl. Mehrwertsteuer
Deine digitale Zeiterfassung passend auswählen
Noch vor der Pflicht zur digitalen Zeiterfassung haben sich Software und Apps bereits durchgesetzt. Zum einen sichern sie dich gegenüber den bisher schwammig formulierten Gesetzestexten und -Forderungen ab. Zum anderen erleichtern sie die Zeiterfassung spürbar, vor allem gegenüber Stundenzetteln oder Tabellen in Excel.
Wenn du dich für eine Software oder App entscheiden möchtest, bedenke Folgendes:
- Wo wird gearbeitet? Zentral im Unternehmensgebäude, mobil, im Homeoffice? Das entscheidet, auf welchen Geräten die Software laufen muss.
- Brauchst du nur Arbeitszeiten oder auch Projekt- und Pausenerfassung sowie andere Abwesenheiten?
- Möchtest du die Daten exportieren können, z.B. in die Lohnbuchhaltung? Dafür muss die Software über Schnittstellen anbindbar sein.
- Möchtest du eine App, die auf deine Branche zugeschnitten ist? Diese werden in der Regel deiner Arbeitsweise gerecht und bieten weitere Funktionen zur Digitalisierung.
Ausblick: Ab wann kommt auch die digitale Zeiterfassung als Pflicht?
Ob die Zeiterfassung digital erfolgen muss, ist bislang nicht gesetzlich geregelt. Einen Hinweis gibt es jedoch im Koalitionsvertrag der aktuellen Bundesregierung (CDU/CSU und SPD) vom April 2025. Dort heißt es:
“Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregeln vorsehen. Die Vertrauensarbeitszeit bleibt ohne Zeiterfassung im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie möglich.“
Was bedeutet das für Unternehmen?
Die Koalition plant, die elektronische (digitale) Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu verankern. Dabei sollen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) durch angemessene Übergangsregelungen entlastet werden. Die genaue Ausgestaltung dieser Regelungen ist jedoch noch offen.
Die Aussage zur Vertrauensarbeitszeit im Koalitionsvertrag steht im Spannungsverhältnis zur Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG), die eine umfassende Arbeitszeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeitmodellen fordern. Es bleibt abzuwarten, wie der Gesetzgeber diesen Widerspruch auflösen wird.
Du solltest dich darauf einstellen, dass die elektronische Zeiterfassung in naher Zukunft gesetzlich verpflichtend wird. Spätestens dann musst du ein digitales System zur Zeiterfassung auch in deinem Unternehmen unterbringen. Oft lohnt es sich, eine Branchenlösung zu wählen, weil dort auch weitere Funktionen vorhanden sind, die dir den Arbeitsalltag leichter machen.
Du suchst eine digitale Zeiterfassung für Gebäudereiniger?
Mit Blink erfassen deine Mitarbeiter ihre Zeiten genauso, wie es gerade passt: per App, QR-Code, NFC, Terminal oder einfach per Anruf.
Auch ohne Netzempfang geht nichts verloren: Die Daten werden offline gespeichert und später automatisch synchronisiert.
Objektleiter sehen in Echtzeit, wer wo im Einsatz ist, und auch Urlaube, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten lassen sich direkt erfassen. Die passenden Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung? Sind natürlich mit an Bord.
Digitale Zeiterfassung – Häufige Fragen und Antworten
Muss ich ein System zur Zeiterfassung einführen?
Ja, als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit deiner Mitarbeiter zu erfassen: Beginn, Ende und Pausen. Das ist keine Ermessensfrage mehr.
Darf ich Arbeitszeiten weiterhin mit Excel oder Stundenzetteln dokumentieren?
Rein rechtlich ja, solange das System objektiv, nachvollziehbar und manipulationssicher ist. In der Praxis ist das schwer zu gewährleisten, digitale Lösungen sind hier klar im Vorteil.
Muss ich eine digitale Arbeitszeiterfassung nutzen?
Nein, das Gesetz schreibt bisher kein digitales System ausdrücklich vor. Es verlangt aber ein System, das verlässlich, dauerhaft zugänglich und nicht fälschbar ist. Digital erfüllt diese Anforderungen einfacher.
Wie lange muss ich Daten zur Zeiterfassung aufbewahren?
Zeiterfassungsdaten müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, so schreibt es das Arbeitszeitgesetz vor. Besser sind allerdings drei bis fünf Jahre, vor allem bei Prüfungen oder Streitfällen.
