Anleitung: Digitale Schichtplanung auswählen und einführen

Typische Probleme, die mit digitaler Schichtplanung gelöst werden sollen

Wenn du bereits einen digitalen Schichtplan in Excel oder anderen einfachen Tools erstellt hast, weißt du bereits, wie aufwändig das ist. Sobald dann die ersten Änderungswünsche kommen oder jemand ausfällt, beginnst du praktisch von vorn.

• Hoher Zeiteinsatz: Die Schichtplanung erfolgt oft händisch, meist in Excel oder auf Papier. Änderungen müssen einzeln nachgezogen werden, jeder Tausch oder Ausfall bedeutet zusätzliche Arbeit.
• Informationsfülle: Wer Schichten plant, muss viel gleichzeitig im Blick behalten: Arbeitszeitmodelle der Kollegen, gesetzliche Vorgaben, Qualifikationen, Urlaube und oft auch persönliche Umstände wie die Abholzeiten der Kinder.
• Wünsche auf Zuruf: Wunschzeiten, Verfügbarkeiten oder kurzfristige Änderungen werden oft mündlich oder über private Kanäle weitergegeben. 
• Fehler bei der Besetzung: Wenn keine automatisierte Prüfung erfolgt, ob alle Schichten korrekt besetzt sind, kommt es zu Lücken, Überbesetzungen oder falschen Zuteilungen.

Welche Funktionen muss eine Software für digitale Schichtplanung bieten?

Eine gute Schichtplanungs-Software ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff auch von unterwegs, bietet Verfügbarkeitsabfragen, regelt den Schichttausch, erkennt Besetzungsfehler, erstellt automatische digitale Dienstpläne, gleicht Ist-Zeiten ab, unterscheidet Benutzerrollen und lässt sich an bestehende Systeme und Software anbinden.

• Mitarbeiterzugriff mit Smartphone (App): Jeder Mitarbeiter sollte seinen Schichtplan jederzeit abrufen können, direkt auf dem Smartphone, wenn möglich per App. Änderungen werden direkt angezeigt, der Plan ist immer aktuell und bei allen Kollegen auf demselben Stand. Das sorgt für weniger Rückfragen.
• Verfügbarkeitsabfragen und Wunschzeiten: Gute Tools bieten einfache Möglichkeiten, mit denen Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit oder Wunschdienste angeben können. Die Planer behalten dabei trotzdem die Kontrolle.
• Schichttausch mit Freigabe: Mitarbeiter schlagen einen Tausch vor, der zuständige Vorgesetzte gibt ihn frei oder lehnt ihn ab. So bleibt die Verantwortung klar geregelt und trotzdem entsteht mehr Flexibilität im Team.
• Automatische oder unterstützte Planung: Systeme mit automatischer Dienstplanung berücksichtigen Soll-Stunden, Pausenregeln, gesetzliche Vorgaben und Qualifikationen. Die Vorschläge lassen sich manuell anpassen.
• Erkennung von Unter- oder Überbesetzung: Warnung, wenn eine Schicht doppelt besetzt ist oder jemand fehlt. Auch unbesetzte Dienste fallen schneller auf.
• Zeiterfassung mit Abgleich zur Planung: Die Möglichkeit, geplante und tatsächliche Arbeitszeiten zu vergleichen, ermöglicht eine saubere Abrechnung. Das funktioniert entweder über eine integrierte Stempelfunktion oder über Schnittstellen zu vorhandenen Zeiterfassungssystemen.
• Rollen- und Rechteverwaltung: Schichtleiter erhalten Übersicht über ihren Bereich, Mitarbeiter nur eigene Einsätze.
• Integration in bestehende Systeme: Schnittstellen zu Lohnabrechnung, HR-Software oder Zeiterfassung (Wenn nicht bereits integriert)
• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Änderungen im digitalen Dienstplan, neue Einsätze oder Tauschvorschläge werden automatisch angezeigt. Das geht per Push-Mitteilung oder E-Mail. So ist sichergestellt, dass niemand versehentlich im falschen Dienst auftaucht.

Software für die digitale Schichtplanung nach Branche und Unternehmensgröße

Jede Branche bringt eigene Anforderungen an eine digitale Schichtplanung mit. Hier findest du 10 wichtige Branchen und eine jeweils passende Software für die Schichtplanung.

In vielen allgemeintauglichen Tools ließe sich im Grunde auch deine Schichtplanung abbilden. Doch eine Branchen-Software hat den Vorteil, dass die üblichen, täglichen Probleme darin besser gelöst werden und weitere Funktionen bereitstehen, zum Beispiel zur Zeiterfassung.

Anleitung: Digitale Schichtplanung richtig im Unternehmen einführen

Eine neue Schichtplanungs-Software einzuführen, während der Betrieb weiterlaufen muss, erfordert ein durchdachtes Vorgehen. Du analysierst zuerst den aktuellen Zustand, testest dann die neue Software mit einer kleinen Gruppe, rollst schrittweise aus und sammelst Feedback für Verbesserungen.

Phase 1: Vorbereitung

• Ist-Zustand analysieren: Dokumentiere mindestens eine Woche lang, wie ihr aktuell plant. Wo entstehen regelmäßig Probleme? Gibt es kurzfristige Änderungen, die nicht alle Kollegen erreichen? Entstehen Überstunden durch Planungsfehler? Diese Analyse hilft bei der Software-Auswahl, weil klarer wird, welche Funktionen unbedingt gebraucht werden.
• Kleine Testgruppe bilden: Starte mit 5-10 Mitarbeitern aus einem typisch zusammengesetzten Team. Nimm sowohl technikaffine als auch skeptische Kollegen mit (du brauchst ehrliches Feedback, keine Ja-Sager)

Phase 2: Testlauf

• Parallel fahren: Führe beide Systeme parallel. Der alte Schichtplan bleibt verbindlich, die neue Software ist erstmal nur ein Test. Das gibt dir Sicherheit und nimmt den Druck aus dem Vorhaben. 
• Stammdaten pflegen: Bevor du die Software wirklich nutzt, müssen alle Grunddaten stimmen: Mitarbeiterdaten, Arbeitszeitmodelle, Qualifikationen. 

Phase 3: Schulung und Rollout

• Schulungen in kleinen Gruppen: In kleinen Gruppen trauen sich Mitarbeiter eher, Fragen zu stellen. Viele Software kommt auch ganz ohne Schulung aus, hier braucht es lediglich eine Einführung.
• Schichtleiter extra schulen: Schicht-, Team- oder Objektleiter sollen genau wissen, wie der digitale Dienstplan zu erstellen ist, wie sie ihn dem Team zur Verfügung stellen und wie mit Änderungen und Anfragen umgegangen wird.
• Schrittweise ausrollen: Nimm wochenweise eine weitere Abteilung dazu.

Phase 4: Nachbereitung

• Hilfe anbieten: Teile den Mitarbeitern mit, dass Fragen erwünscht sind und Fehler anfangs normal sind. Sie sollen wissen, dass sie jederzeit auf dich oder die Teamleitung zukommen können.
• Regelmäßig nachfragen: Hole in den ersten 3 Monaten Feedback ein. Nicht per E-Mail, sondern im direkten Gespräch. Viele Probleme lassen sich durch kleine Anpassungen oder Hilfestellungen lösen.

Case Study: Ein Beispiel für digitale Schichtplanung anhand von Blink

Um zu zeigen, wie eine digitale Schichtplanung in der Praxis aussieht, schauen wir uns Blink genauer an: Eine Software, die für Reinigungsunternehmen und deren tägliche Abläufe entwickelt wurde. Das Beispiel zeigt, welche Probleme gelöst werden, wie der Alltag dadurch einfacher wird und dass es sich für dich lohnt, Excel hinter dir zu lassen.

Die Ausgangslage: Schichtplanung mit Excel

Die Reinigungsfirma ThomasClean betreut mit 40 Mitarbeitern große Kunden und deren 20 Bürogebäude. Geschäftsführer Thomas hat das Unternehmen vom ersten Mitarbeiter an aufgebaut und plant seither die Schichten in Excel. Jeden Samstag verbringt er drei Stunden damit, die kommende Woche zu organisieren. In der Urlaubszeit braucht er teils deutlich mehr Zeit dafür, vor allem auch unter der Woche.

Kurzfristige Ausfälle innerhalb der Arbeitswoche bedeuten dann Stress: Wen kann ich wo abziehen? Wer hat die passende Qualifikation? Bleiben dann alle Objekte abgedeckt?

Die Mitarbeiter erfahren von Änderungen, die erst im Laufe der Woche entstehen, oft zu spät. Hin und wieder erscheinen sie am falschen Objekt, andere warten vergeblich auf den vertretenden Kollegen. Die Kommunikation läuft über WhatsApp-Gruppen und Telefon.

Die Lösung: Digitale Schichtplanung mit Blink für Gebäudereiniger

Mitarbeiter anlegen

Thomas legt in Blink jeden Mitarbeiter einmalig an, samt dessen Qualifikationen.

Wenn nachträglich weitere Befähigungen hinzukommen, lassen sich diese einfach nachtragen.

Kundenvorgaben und -Budgets

Die Vorgaben von Thomas’ Kunden und die Beschaffenheit der Objekte (Reviere) werden ebenfalls in Blink hinterlegt.

Auch das jeweils verfügbare Budget für den einzelnen Kunden wird eingetragen.

Planung aus der Vogelperspektive

Alle Arten von Einsätzen beim Kunden können von Thomas eingeplant werden: Laufende Unterhaltsreinigungen oder spontan angefragte Einsätze wie eine Sonderreinigung nach einer Baumaßnahme.

Thomas kann weitsichtig die Schichten planen. Jede Schicht erhält einen eigenen Rhythmus und eine Gültigkeit.

Danach werden den geplanten Schichten die passenden Mitarbeiter zugeordnet. Blink unterstützt dabei, indem die Software automatisch die hinterlegten Qualifikationen berücksichtigt.

Gesetzliche Vorgaben einhalten

Während der Planung hält sich Blink an die gesetzlichen Vorgaben zu den einzuhaltenden Pausenzeiten und maximalen Arbeitszeiten.

Auch die Feiertage werden berücksichtigt und automatisch in die Planung übernommen.

Mitarbeiter können Änderungen anfragen

Thomas’ Mitarbeiter können über zwei Wege eine Anpassung des Schichtplans anfragen: Über das Ticket-System oder den Blink Chat.

1. Ticket-System: Mitarbeiter können Tickets mit ihren Anfragen erstellen. Auf diesem Weg bleiben diese Anfragen sortiert und werden nicht zu einer Bleistiftnotiz auf der Schreibtischunterlage. Mitarbeiter erhalten eine Nachricht, wenn die Anfrage genehmigt wird.

2. Chat-Funktion: Über die Chat-Funktion können sich die Kollegen in Einzel- oder Gruppen-Chats jederzeit austauschen

Besonderheiten:

• Im Chat werden Nachrichten automatisch in die jeweilige Muttersprache übersetzt.
• Der Chat ist DSGVO-konform.
• Mit den Tickets lassen sich auch Bilder versenden, zum Beispiel vom Krankenschein.

Auf Änderungen reagieren

Wenn sich ein Kollege krankmeldet oder um eine Änderung bittet, findet Thomas mithilfe von Blink schnell eine Vertretung:

Über die hinterlegte Qualifikation schlägt Blink passende Kollegen als Ersatz vor. Bestehende Planungen und Kapazitäten werden dabei automatisch berücksichtigt.

Thomas kann die nun geänderte Schichtplanung sofort dem betroffenen Team zur Verfügung stellen. Alle Kollegen erhalten eine Push-Benachrichtigung und sind auf demselben Stand.

Anbindung von Blink

Die Leistungsarten der Objekte werden entsprechend mit den dort tätigen Mitarbeitern verknüpft.

Blink bietet eine Schnittstelle zur Weitergabe der Daten an (Arbeitszeiten + Leistungsart) an die Lohnbuchhaltung.

Hinweis: Die Erfassung der Arbeitszeiten ist ebenfalls eine Kernfunktion von Blink.

Export der Schichtplanung

Falls Thomas oder ein bestimmter Mitarbeiter den Schichtplan auf Papier braucht, kann dieser aus Blink exportiert und ausgedruckt werden.

Häufige Fehler bei der digitalen Schichtplanung vermeiden

Hier findest du 10 Fehler, die häufig bei einer digitalen Schichtplanung begangen werden.

Fehler 1: Unvollständige oder veraltete Stammdaten

Das Problem: Du importierst alte Excel-Listen mit veralteten Mitarbeiterdaten, falschen Qualifikationen oder nicht mehr aktuellen Arbeitszeiten. Das Ergebnis sind zwangsläufig falsche Planungen.

So machst du es richtig: Führe vor der Einführung eine komplette Datenbereinigung durch. Prüfe jeden Mitarbeiter einzeln: Stimmen Adresse, Telefonnummer und E-Mail? Sind alle Qualifikationen erfasst? Welche Arbeitszeiten gelten wirklich? Diese Aufräumaktion dauert womöglich, zahlt sich aber aus. Eine Faustregel: Pro Mitarbeiter solltest du 15 Minuten für die Datenpflege einplanen.

Fehler 2: Zu viele Funktionen gleichzeitig einführen

Das Problem: Du willst gleich alles digital machen – Zeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Materialbestellung und Kundenkommunikation. Das überfordert dein Team womöglich und führt zu Fehlern in allen Bereichen.

So machst du es richtig: Konzentriere dich auf eine Funktion nach der anderen. Starte mit der Zeiterfassung, das ist meist am einfachsten zu verstehen. Wenn das läuft, kommt die Schichtplanung dazu. Erst, wenn beide Bereiche sitzen, erweiterst du um weitere Module.

Zeitplan: Rechne pro neuer Hauptfunktion mit 4 Wochen Eingewöhnungszeit. Die Tools sind zwar meistens sehr gut verständlich, dennoch braucht dein Team Zeit, um Vertrauen in die neue Software zu entwickeln.

Fehler 3: Fehlende Backup-Pläne

Das Problem: Am ersten Tag mit der neuen Software fällt das Internet aus, ein Teamleiter kann sich nicht anmelden, oder die Daten werden noch nicht richtig synchronisiert. 

So machst du es richtig: Halte den alten Schichtplan mindestens einige Wochen parallel bereit. Drucke die erste Woche aus und hänge sie zusätzlich aus. Bestimme zwei Personen, die bei technischen Problemen als Ansprechpartner behilflich sind.

Fehler 4: Unklare Verantwortlichkeiten

Das Problem: Niemand weiß genau, wer Schichten freigeben darf, wer bei Problemen hilft oder wer Änderungen vornehmen kann. 

So machst du es richtig: Definiere klare Rollen, bevor du startest. Wer darf Schichten erstellen? Wer gibt Urlaub endgültig und verlässlich frei? Wer hilft bei technischen Problemen? Schreibe diese Rollen auf und kommuniziere sie deutlich. Jeder Mitarbeiter muss wissen, an wen er sich bei welchem Problem wendet.

Fehler 5: Vernachlässigung der rechtlichen Anforderungen

Das Problem: Du denkst nur an die praktischen Vorteile und vergisst dabei Datenschutz, Arbeitszeitgesetze oder Mitbestimmungsrechte.

So machst du es richtig: Informiere den Betriebsrat frühzeitig über deine Pläne. Kläre ab, welche Daten gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat. Achte darauf, dass die Software die gesetzlichen Ruhezeiten automatisch prüft. Bei GPS-Tracking brauchst du die Zustimmung der Mitarbeiter.

Checkliste:

• DSGVO-Konformität prüfen
• Betriebsrat informieren
• Mitarbeiter über Datennutzung aufklären
• Ruhezeiten konfigurieren
• Löschfristen festlegen.

Fehler 6: Mangelnde Kommunikation mit dem Team

Das Problem: Du entscheidest im Stillen über die neue Software und stellst dein Team vor vollendete Tatsachen. Das führt zu Widerstand und schlechter Stimmung.

So machst du es richtig: Erkläre ehrlich, warum ihr umstellt. Welche Probleme soll die Software lösen? Was wird für die Mitarbeiter einfacher? Lass sie Fragen stellen und nimm Bedenken ernst. Menschen haben oft Angst vor Überwachung oder technischen Änderungen. Diese Sorgen musst du ansprechen.

Kommunikationsstrategie: Erste Ankündigung sechs Wochen vorher, Detailinfo vier Wochen vorher, Einführungstermin zwei Wochen vorher, Start mit Feedbackrunde nach einer Woche.

Fehler 7: Unrealistische Erwartungen

Das Problem: Du denkst, dass ab Tag eins alles perfekt läuft und die Software alle Probleme löst. Wenn dann doch Schwierigkeiten auftreten, bist du womöglich enttäuscht.

So machst du es richtig: Plane bewusst mit Anlaufschwierigkeiten. Die ersten vier Wochen sind Lernzeit. Mitarbeiter machen Fehler, vergessen Eingaben oder nutzen Funktionen falsch. Das ist normal. Bleib geduldig und hilf aktiv, statt zu kritisieren.

Mindset: Sieh die ersten Monate als Investition in die Zukunft. Jeder gelöste Anfangsfehler spart später viel Zeit.

Fehler 8: Fehlende Erfolgskontrolle

Das Problem: Du führst die Software ein, aber misst nie, ob sie wirklich hilft. Dadurch merkst du nicht, wenn etwas schiefläuft, und kannst keine Verbesserungen vornehmen.

So machst du es richtig: Dokumentiere vor der Einführung den aktuellen Zustand: Wie lange dauert die Schichtplanung für dich? Wie oft gibt es Änderungen? Wie viele Überstunden entstehen durch Planungsfehler? Miss diese Werte nach drei und sechs Monaten erneut.

Einfache Kennzahlen:

• Zeit für Wochenplanung
• Anzahl kurzfristige Änderungen pro Monat
• Mitarbeiterzufriedenheit bei kurzer Umfrage
• Fehlerquote bei Schichtbesetzung.

Fehler 9: Vernachlässigung der mobilen Nutzung

Das Problem: Du denkst nur an die Büroarbeitsplätze und vergisst, dass deine Mitarbeiter die Software hauptsächlich unterwegs nutzen. Kleine Bildschirme, schwaches Internet und Eingaben mit dem Finger erfordern eine angepasste Software.

So machst du es richtig: Wähle eine Software, die insbesondere auch als App für Smartphones bereitsteht. Achte darauf, dass wichtige Funktionen auch offline verfügbar sind (das gilt in der Regel für die Zeiterfassung).

Praxistest: Lass verschiedene Mitarbeiter die App eine Woche lang während ihrer normalen Arbeit testen. Frag gezielt nach Problemen und Verbesserungswünschen.

Fehler 10: Fehlende Schulungen für unterschiedliche Nutzergruppen

Das Problem: Du machst eine Einheitsschulung für alle, obwohl Reinigungskräfte, Objektleiter und Verwaltung völlig unterschiedliche Funktionen benötigen. Das langweilt die Teilnehmer.

So machst du es richtig: Gib allen die jeweils richtigen Inhalte als Einführung in die neue Software. Reinigungskräfte brauchen nur die Grundfunktionen: Zeiten erfassen, Plan ansehen, Änderungen erkennen. Objektleiter müssen planen und freigeben können. Die Verwaltung benötigt Auswertungen und Schnittstellen.