Dienstplanungssoftware nach Branche: Für Reinigung, Pflege, Produktion & mehr

Dienstplanungssoftware: Das Wichtigste in Kürze

• Gute Dienstplanungssoftware berücksichtigt Qualifikationen der Mitarbeiter, Verfügbarkeiten und betriebliche Regeln automatisch in der Planung.
• Wichtige Auswahlkriterien sind Bedienbarkeit, Integrationen zu Lohn- und HR-Systemen, Automatisierung und Nutzung per App.
• Branchensoftware bietet Funktionen, die genau zu den Abläufen in Reinigung, Pflege, Handel, Gastronomie, Industrie oder Logistik passen.

Funktionen einer guten Dienstplanungssoftware

Die Anforderungen an eine Dienstplanungssoftware unterscheiden sich je nach Branche und deren Besonderheiten. Häufig benötigte Funktionen sind die automatische Planung nach Qualifikation der Mitarbeiter und das Vorschlagen geeigneter Vertretungen bei Ausfällen.

Schichtplanung & Regelprüfung

Wenn du regelmäßig wechselnde Schichten planst und dabei rechtliche Vorgaben einhalten musst, sollte die Dienstplanungssoftware:

• Arbeitszeitmodelle, Ruhezeiten und Pausen automatisch prüfen,
• Qualifikationen und Positionen berücksichtigen,
• Überschneidungen oder Regelverstöße beim Planen direkt anzeigen,
• Vertretungen vorschlagen, wenn Mitarbeiter ausfallen.
• Planänderungen erst nach Freigabe durch eine berechtigte Person übernehmen.

Zeiterfassung & Arbeitszeitverwaltung

Wenn du Arbeitszeiten dokumentieren und mit dem Dienstplan abgleichen willst, sollte die Software:

• Zeiten über Terminal, App oder Browser erfassen,
• jede Buchung mit Uhrzeit und Nutzer protokollieren,
• Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Zeiten sichtbar machen,
• Korrekturen nur nach Freigabe zulassen,
• Arbeitszeitdaten exportieren können, um sie in Lohn- oder HR-Systeme zu übergeben. Ein weiterer Weg dafür ist die Anbindung per Schnittstelle.

Abwesenheiten & Urlaubsplanung

Wenn du Urlaube, Krankheitstage oder Sonderzeiten übersichtlich verwalten möchtest, sollte die Dienstplanungssoftware:

• deinen Angestellten die Möglichkeit bieten, Anträge digital einzureichen und an die zuständige Person weiterzuleiten,
• genehmigte Abwesenheiten automatisch im Dienstplan sperren,
• Resturlaub und Kontingente laufend berechnen,
• Überschneidungen mit Schichten oder Vertretungen anzeigen.

Rollen, Rechte & Nachvollziehbarkeit

Wenn mehrere Personen planen oder prüfen, sollte die Software:

• Rollen trennen, zum Beispiel Teamleitung, Personalabteilung, Mitarbeiter,
• jede Änderung am Plan protokollieren,
• Berechtigungen standort- oder teambasiert vergeben,
• Mitarbeitern jeweils nur ihre eigenen Daten und Schichten anzeigen.

Kommunikation & Nutzung von unterwegs

Wenn du willst, dass alle Beteiligten Planänderungen sofort mitbekommen, sollte die Software:

• Benachrichtigungen bei Änderungen oder offenen Schichten versenden,
• Schichttausch-Anfragen ermöglichen, die bestätigt werden müssen,
• über eine App oder Web-App im Browser alle Funktionen zugänglich machen,
• Feedback oder Rückfragen direkt im System ermöglichen.

Integrationen & Datenflüsse

Wenn du Systeme miteinander verbinden willst, sollte die Software:

• Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Personalverwaltung und Kalendern bieten,
• Datenexporte in gängigen Formaten (CSV, Excel, API) unterstützen,
• Personal- und Stammdaten aus vorhandenen Systemen übernehmen,
• Änderungen automatisch abgleichen, um unterschiedliche Datenstände zu vermeiden.

Automatische Planung und Vorschläge

Wenn du Planungsaufwand reduzieren willst, sollte die Software:

• Vorschläge auf Basis von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitszeitregeln erstellen,
• nachvollziehbar zeigen, warum eine Person vorgeschlagen wurde,
• manuelle Anpassungen jederzeit zulassen,
• Planvorschläge erst nach Bestätigung übernehmen.

Dienstplanungssoftware nach Branche

Branchenspezifische Dienstplanungssoftware berücksichtigt Unterschiede und Besonderheiten, die die einzelnen Branchen innehaben. Beispielsweise müssen Pflege- und Reinigungsberufe sehr genau auf die Qualifikationen der Mitarbeiter sowie die Einhaltung der Ruhezeiten achten. In der Produktion stehen hingegen Schichtmodelle im Vordergrund.

Dienstplanungssoftware für die Gebäudereinigung

Blink ist eine Software, die für Reinigungsunternehmen und deren tägliche Abläufe entwickelt wurde. Innerhalb von Blink stehen dir mehrere Module zur Verfügung: Für Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Chat mit den Mitarbeitern, digitale Formulare und mehr.

Digitale Dienstplanung mit Blink für Gebäudereiniger

Mitarbeiter anlegen

Lege in Blink jeden Mitarbeiter einmalig an, samt dessen Qualifikationen.

Wenn nachträglich weitere Befähigungen hinzukommen, lassen sich diese einfach nachtragen.

Kundenvorgaben und -Budgets

Die Vorgaben deiner Kunden und die Beschaffenheit der Objekte (Reviere) werden ebenfalls in Blink hinterlegt.

Auch das jeweils verfügbare Budget für den einzelnen Kunden wird eingetragen.

Planung aus der Vogelperspektive

Alle Arten von Einsätzen beim Kunden können nun eingeplant werden: Laufende Unterhaltsreinigungen oder spontan angefragte Einsätze wie eine Sonderreinigung nach einer Baumaßnahme.

So kannst du weitsichtig die Schichten planen. Jede Schicht erhält einen eigenen Rhythmus und eine Gültigkeit.

Danach werden den geplanten Schichten die passenden Mitarbeiter zugeordnet. Blink unterstützt dabei, indem die Software automatisch die hinterlegten Qualifikationen in die Planung mit einbezieht.

Gesetzliche Vorgaben einhalten

Bei der Planung hält sich Blink an die gesetzlichen Vorgaben zu den einzuhaltenden Pausenzeiten und maximalen Arbeitszeiten.

Auch die Feiertage werden berücksichtigt und automatisch in die Planung übernommen.

Mitarbeiter können Änderungen anfragen

Deine Mitarbeiter können über zwei Wege eine Anpassung des Schichtplans anfragen: Über das Ticket-System oder den Blink Chat.

1. Ticket-System: Mitarbeiter können Tickets mit ihren Anfragen erstellen. Auf diesem Weg bleiben diese Anfragen sortiert und werden nicht zu einer Bleistiftnotiz auf der Schreibtischunterlage. Mitarbeiter erhalten eine Nachricht, wenn die Anfrage genehmigt wird.
2. Chat-Funktion: Über die Chat-Funktion können sich die Kollegen in Einzel- oder Gruppen-Chats jederzeit austauschen.

Besonderheiten:

Im Chat werden Nachrichten automatisch in die jeweilige Muttersprache übersetzt.
Der Chat ist DSGVO-konform.
Mit den Tickets lassen sich auch Bilder versenden, zum Beispiel vom Krankenschein.

Auf Änderungen reagieren

Wenn sich ein Kollege krankmeldet oder um eine Änderung bittet, findest du mithilfe von Blink schnell eine Vertretung:

Über die hinterlegte Qualifikation schlägt Blink passende Kollegen als Ersatz vor. Bestehende Planungen und Kapazitäten werden dabei automatisch berücksichtigt.

Du kannst die nun geänderte Schichtplanung sofort dem betroffenen Team zur Verfügung stellen. Alle Kollegen erhalten eine Push-Benachrichtigung und sind auf demselben Stand.

Anbindung von Blink

Die Leistungsarten der Objekte werden entsprechend mit den dort tätigen Mitarbeitern verknüpft.

Blink bietet eine Schnittstelle zur Weitergabe der Daten (Arbeitszeiten + Leistungsart) an die Lohnbuchhaltung.

Hinweis: Die Erfassung der Arbeitszeiten ist ebenfalls eine Kernfunktion von Blink.

Export der Schichtplanung

Falls du oder ein Mitarbeiter den Schichtplan auf Papier braucht, kann dieser aus Blink exportiert und ausgedruckt werden.