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Auslagenerstattung: Was gilt, wer zahlt und wie rechnest du Auslagen korrekt ab?
Gewerbliche Mitarbeiter führen körperliche oder handwerkliche Tätigkeiten aus und werden häufig auf Stundenlohnbasis vergütet. Die Abgrenzung zu kaufmännischen Angestellten ist in der Praxis nicht immer eindeutig, hat aber direkte Auswirkungen auf Tarifzuordnung, Lohngruppe und Dienstplanung.
Gewerbliche Mitarbeiter: Das Wichtigste in Kürze
- Ein gewerblicher Mitarbeiter ist ein Arbeitnehmer, der überwiegend körperliche, handwerkliche oder operative Tätigkeiten ausführt und häufig auf Stundenlohnbasis vergütet wird; tarifliche Regelungen können je nach Branche gelten.
- Die Einstufung als gewerblicher Mitarbeiter hängt weniger vom Jobtitel ab, als von der tatsächlichen Tätigkeit, der Weisungsgebundenheit und der tariflichen Zuordnung.
- Die korrekte Einstufung gewerblicher Mitarbeiter beeinflusst Lohngruppe, Stundenlohn, Zuschläge, Arbeitszeitregelungen und die Personalplanung im Unternehmen.
- Digitale Lösungen wie Blink unterstützen Unternehmen dabei, gewerbliche Mitarbeiter effizient zu planen, Arbeitszeiten zu erfassen und Teams ohne festen Büroarbeitsplatz zuverlässig zu erreichen.
Was ist ein gewerblicher Mitarbeiter?
Ein gewerblicher Mitarbeiter ist ein Arbeitnehmer, der überwiegend körperliche, handwerkliche oder ausführende Tätigkeiten verrichtet und häufig auf Stundenlohnbasis vergütet wird. Die Einstufung hängt von der Art der Tätigkeit und der tariflichen Zuordnung ab.
Eine Auslagenerstattung gehört zum Arbeitsalltag. Arbeitgeber müssen erforderliche betriebliche Aufwendungen erstatten, die Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens vorstrecken. In der Praxis entstehen dabei häufig Fragen zur Abgrenzung, zum Nachweis und zur richtigen Buchung.
Auslagenerstattung: Das Wichtigste in Kürze
- Auslagen sind betrieblich veranlasste Kosten, die Mitarbeiter vorschießen und für die sie nach § 670 BGB Ersatz der erforderlichen Aufwendungen vom Arbeitgeber verlangen können.
- Erstattungsfähige Auslagen sind u. a. Fahrtkosten, Reisekosten, Arbeitsmittel und Porto, sofern die betriebliche Veranlassung und die Höhe der Aufwendungen ausreichend nachgewiesen werden können.
- Echte Auslagenerstattung ist beim Mitarbeiter in der Regel steuer- und sozialversicherungsfrei und zählt nicht als Arbeitslohn.
- Unternehmen in der Gebäudereinigung verwalten Auslagenerstattungen mit Blink direkt über die Mitarbeiter-App: Belege erfassen, Freigabe mobil erteilen, Daten strukturiert an die Lohnbuchhaltung übergeben.
Was sind Auslagen?
Auslagen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Kosten für betriebliche Zwecke zunächst selbst trägt und den vorgestreckten Betrag anschließend vom Arbeitgeber zurückerhält. Voraussetzung ist die betriebliche Veranlassung: Die Ausgabe muss im Auftrag des Unternehmens entstanden sein.
Viele Begriffe kursieren in diesem Bereich, werden aber nicht immer einheitlich verwendet:
| Begriff | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Auslagen | Tatsächlich entstandene Kosten, die vorgestreckt wurden | Fahrt zum Kundentermin mit eigenem Pkw |
| Spesen | Umgangssprachlicher Sammelbegriff für Reisekosten, vor allem Verpflegung und Übernachtung auf Dienstreisen | Tagespauschale bei Auswärtstätigkeit |
| Aufwendungsersatz | Oberbegriff nach § 670 BGB für alle erstattungsfähigen Aufwendungen | Alle betrieblich veranlassten Kosten |
| Sachbezug | Geldwerte Vorteile, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter gewährt | Firmenwagen zur Privatnutzung |
Auslagen und Spesen werden häufig synonym verwendet. In der Praxis dient der Begriff „Spesen“ oft als Sammelbegriff für verschiedene Reisekosten. Steuerlich wird jedoch genauer zwischen Auslagenersatz, Reisekosten und Verpflegungspauschalen unterschieden.
Auslagen entstehen in tatsächlicher Höhe und werden gegen entsprechenden Nachweis erstattet. Bei Reisekosten können dagegen teilweise steuerliche Pauschalen angewendet werden, etwa beim Verpflegungsmehraufwand oder bei Kilometerpauschalen.
Welche Kosten zählen zur Auslagenerstattung?
Erstattungsfähig sind alle Kosten, die im Interesse des Unternehmens entstehen. Maßgeblich ist dabei immer die betriebliche Veranlassung, nicht der Wunsch des Mitarbeiters.
Typische erstattungsfähige Auslagen:
- Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug (abgerechnet per Kilometerpauschale oder Beleg)
- Öffentliche Verkehrsmittel und Taxifahrten für betriebliche Fahrten
- Parkgebühren und Mautkosten auf Dienstreisen
- Übernachtungskosten bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten
- Porto und Versandkosten für betriebliche Sendungen
- Arbeitsmittel, die im Auftrag des Arbeitgebers angeschafft wurden
- Bewirtungskosten bei Kundenveranstaltungen (mit Bewirtungsbeleg)
Nicht erstattungsfähig sind dagegen:
- Kosten für private Fahrten oder Aktivitäten
- Aufwendungen ohne ausreichenden Nachweis
- Kosten, die außerhalb des Auftrags entstanden sind
Beispiel für die Auslagenerstattung in der Gebäudereinigung
In der Gebäudereinigung schießen Mitarbeiter häufig selbst Kosten vor: Eine Reinigungskraft kauft kurzfristig Reinigungsmittel für ein Objekt, fährt mit dem eigenen Auto zur Einsatzstelle oder legt Porto für betriebliche Unterlagen aus. All das sind klassische Auslagen, für die der Arbeitgeber Ersatz leisten muss, sofern ein entsprechender Nachweis vorliegt.
Wer hat Anspruch auf Auslagenerstattung?
Der Anspruch auf Auslagenerstattung ergibt sich aus § 670 BGB [externen Link in neuem Tab öffnen]. Die Norm regelt den Aufwendungsersatz im Auftragsverhältnis und gilt im Arbeitsrecht entsprechend.
Konkret: Wer im Auftrag eines anderen Kosten aufwendet, die er für erforderlich halten durfte, hat Anspruch auf Erstattung.
Was müssen Arbeitgeber bei der Auslagenerstattung für Mitarbeiter wissen?
Arbeitnehmer haben gegenüber ihrem Arbeitgeber einen gesetzlichen Anspruch auf Auslagenerstattung. Dieser Anspruch kann auch bestehen, wenn keine ausdrückliche arbeitsvertragliche Regelung vorliegt. Arbeitgeber können intern Prozesse und Formulare für die Abrechnung vorgeben. Ein formularmäßiger vollständiger Ausschluss des Anspruchs ist jedoch regelmäßig unwirksam.
Neben Arbeitnehmern haben auch folgende Personengruppen einen Erstattungsanspruch:
- Ehrenamtliche in Vereinen oder gemeinnützigen Organisationen
- Selbstständige und Handelsvertreter, sofern sich ein Anspruch aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis oder aus gesetzlichen Regelungen ergibt
- GmbH-Geschäftsführer, auf Basis des Anstellungsvertrags
- Gesellschafter, wenn sie im Auftrag der Gesellschaft tätig werden
Ein wichtiger Hinweis für Arbeitgeber: Wird die Erstattung dauerhaft verweigert oder verzögert, kann der Mitarbeiter den Betrag einklagen. Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
Auslagenabrechnung: So machst du Auslagen korrekt geltend
Eine saubere Auslagenabrechnung schützt beide Seiten: den Mitarbeiter, der sein Geld zurückbekommt, und den Arbeitgeber, der steuerlich auf der sicheren Seite bleibt. Der Prozess folgt dabei immer den gleichen 5 Schritten:
Auslagenabrechnung richtig durchführen
- Schritt 1: Belege sammeln
Jede Ausgabe braucht einen Beleg, also eine Quittung, einen Kassenbon oder eine Rechnung. Ohne ausreichenden Nachweis ist eine steuerlich saubere und nachvollziehbare Erstattung in der Regel nicht möglich. - Schritt 2: Auslagenabrechnung ausfüllen
Trage jede Position einzeln mit Datum, Betrag, Zweck und Kostenstelle in die Auslagenabrechnung ein. Nutze dafür eine einheitliche Vorlage, die dein Unternehmen intern vorgibt. - Schritt 3: Belege zuordnen und einreichen
Jeder Beleg wird der entsprechenden Position zugeordnet und gemeinsam mit der Abrechnung eingereicht, entweder in Papierform oder digital. - Schritt 4: Freigabe durch Vorgesetzte
Die Abrechnung durchläuft eine interne Freigabe. In manchen Unternehmen reicht die Unterschrift der direkten Führungskraft, in anderen liegt die Freigabe bei der Buchhaltung. - Schritt 5: Auszahlung
Nach der Freigabe erfolgt die Erstattung, entweder mit der nächsten Lohnzahlung oder als separate Überweisung.
Welche Nachweise zur Auslagenerstattung brauchst du?
| Ausgabenart | Erforderlicher Nachweis |
|---|---|
| Fahrtkosten (eigener Pkw) | Fahrtenbucheintrag oder Eigenbeleg mit Strecke und Zweck |
| ÖPNV / Taxi | Ticket oder Quittung |
| Übernachtung | Hotelrechnung oder anderer Übernachtungsbeleg mit nachvollziehbarem Bezug zur betrieblichen Reise |
| Bewirtung | Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern sowie der entsprechenden Rechnung |
| Arbeitsmittel | Kassenbon oder Rechnung |
Auslagenerstattung buchen: Steuer und Buchung richtig durchführen
Auslagenerstattungen müssen in der Buchhaltung klar erfasst werden. Steuerlich gilt, dass eine Rückzahlung durch den Arbeitgeber für tatsächlich entstandene Kosten in der Regel steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt, wenn es sich um echten Auslagenersatz handelt und die Kosten nachvollziehbar nachgewiesen werden. Relevant ist der Charakter der Zahlung, die Erstattung darf keinen Bezug zum Arbeitslohn haben.
Steuerliche Behandlung der Auslagenerstattung im Überblick
| Kostenart | Steuerlich beim Mitarbeiter | Hinweis |
|---|---|---|
| Fahrtkosten (0,30 €/km) | Steuerfrei bis zur Pauschale | Mehrkilometer können lohnsteuerpflichtig sein |
| Reisekosten (Übernachtung) | Steuerfrei bei belegbasierter Erstattung | Pauschalen gelten nur für Verpflegung |
| Verpflegungsmehraufwand | Steuerfrei bis zu den gesetzlichen Pauschalen | 14 € / 28 € je nach Abwesenheitsdauer |
| Arbeitsmittel | Steuerfrei bei betrieblicher Nutzung | Private Mitnutzung muss anteilig versteuert werden |
| Bewirtungskosten | 70 % abzugsfähig beim Unternehmen | Bewirtungsbeleg zwingend erforderlich |
Wie buchst du die Auslagenerstattungen?
In der Finanzbuchhaltung werden Auslagenerstattungen in der Regel nicht über die Lohnabrechnung abgewickelt. Stattdessen erfolgt die Buchung über die entsprechenden Aufwandskonten.
Je nach Art der Ausgabe werden beispielsweise Reisekosten, Fahrtkosten oder Bewirtungskosten auf den passenden Aufwandskonten erfasst. Welche Kontonummer konkret verwendet wird, hängt vom eingesetzten Kontenrahmen (z. B. SKR 03 oder SKR 04) sowie von der individuellen Kontenstruktur des Unternehmens ab. Fehlt ein ordnungsgemäßer Beleg, ist der Betriebsausgabenabzug gefährdet.
5 häufige Fehler bei der Auslagenerstattung
- Belege fehlen oder sind unleserlich
- Privatanteile werden nicht herausgerechnet
- Bewirtungsbelege ohne Anlass und Teilnehmerliste
- Fahrtkosten werden pauschal ohne Streckennachweis abgerechnet
- Erstattungen werden versehentlich über die Lohnbuchhaltung abgewickelt
Auslagenerstattung digital verwalten: Weniger Aufwand, mehr Überblick
Arbeitest du mit dezentralen Teams, tritt schnell ein bekanntes Problem ein: Belege kommen als Foto über Messenger, Abrechnungen liegen auf Papier vor und die Buchhaltung wartet oft Wochen auf vollständige Unterlagen.
Gerade in der Gebäudereinigung sind Mitarbeiter täglich in verschiedenen Objekten unterwegs. Dadurch steigt der Verwaltungsaufwand in kurzer Zeit deutlich an. Eine digitale Verwaltung der Auslagenerstattung bringt Struktur in diesen Prozess und schafft mehr Überblick.
Auslagenerstattung – Häufige Fragen und Antworten
Gibt es eine Frist für die Einreichung von Auslagen?
Eine gesetzliche Frist existiert nicht. Arbeitgeber legen interne Fristen fest, etwa im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Häufig gilt der gleiche Abrechnungsmonat als Richtwert. Der Anspruch auf Erstattung verjährt nach drei Jahren.
Was gilt, wenn ein Beleg bei der Auslagenerstattung fehlt?
Ohne Beleg ist eine steuerfreie Erstattung in der Regel ausgeschlossen. In Einzelfällen akzeptiert das Finanzamt einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift. Unternehmen sollten intern festlegen, bis zu welchem Betrag Eigenbelege anerkannt werden.
Sind pauschale Auslagenerstattungen erlaubt?
Pauschalen sind möglich, etwa bei Kilometerkosten. Die Grundlage sollte nachvollziehbar sein oder auf anerkannten steuerlichen Pauschsätzen beruhen, etwa bei Kilometerkosten oder Verpflegungspauschalen. Liegt die Pauschale dauerhaft darüber, entsteht ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil. Für Verpflegungsmehraufwand gelten feste Tagessätze.
Erscheinen Auslagenerstattungen in der Lohnabrechnung?
Erstattete Kosten gelten bei echtem Auslagenersatz in der Regel nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie erscheinen in der Regel nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn in der Lohnabrechnung oder Lohnsteuerbescheinigung und unterliegen daher keiner Lohnsteuer. Zahlungen ohne Nachweis oder über dem tatsächlichen Betrag gelten als geldwerter Vorteil und müssen versteuert werden.
Wie unterstützt Blink bei Auslagenerstattungen in der Gebäudereinigung?
Mit Blink erfassen Mitarbeiter Belege direkt über die App, Objektleitungen geben Abrechnungen mobil frei. Die Buchhaltung erhält strukturierte Daten, ohne manuelle Nacherfassung oder Papierformulare.
Lässt sich Blink mit der Lohnbuchhaltung verbinden?
Blink bietet Schnittstellen zu DATEV, zvoove und Navision Business Central. Freigegebene Abrechnungen werden direkt übergeben. Dadurch entfallen manuelle Übertragungen und Fehler in der Buchhaltung.
