Arbeitszeiterfassung korrekt umsetzen: Das müssen Arbeitgeber in Deutschland beachten

Arbeitszeiterfassung: Das Wichtigste in Kürze

• Alle Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten vollständig zu erfassen.
• Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
• Die Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzrecht und gilt unabhängig vom Arbeitsort (z. B. Büro, Homeoffice, mobil).
• Die Form ist derzeit nicht gesetzlich festgelegt; Papier, Excel oder digitale Erfassungssysteme sind zulässig.
• Die Verantwortung für ein funktionierendes und verlässliches System liegt beim Arbeitgeber.

Ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland verpflichtend. Grundlage ist eine Kombination aus europäischem und nationalem Arbeitsschutzrecht. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche, Arbeitsort oder Arbeitsmodell.

Europäische Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung

Der Europäische Gerichtshof (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18) verlangt, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit vollständig erfasst werden kann. Die Pflicht dient dem Schutz gesetzlicher Ruhe- und Höchstarbeitszeiten.

Nationale Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland (BAG-Beschluss 2022)

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) klargestellt:

• Arbeitgeber sind auf Basis von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen.
• Die Pflicht besteht unmittelbar und unabhängig davon, ob der Gesetzgeber Details bereits konkretisiert hat.
• Der Arbeitgeber bleibt für die ordnungsgemäße Erfassung verantwortlich, auch wenn Mitarbeiter die Zeiten selbst eintragen.

Ist die Art der Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben?

Derzeit gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form der Erfassung. Die Bundesregierung hat angekündigt, die Pflicht im Arbeitszeitgesetz detaillierter zu regeln, zum Beispiel in Form einer elektronischen Aufzeichnung. Ein endgültiges Gesetz liegt jedoch Stand Dezember 2025 noch nicht vor.

Wie muss ich die Arbeitszeit meiner Angestellten erfassen?

Für eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters dokumentieren. Dieser Mindestumfang ergibt sich aus Arbeitsschutzrecht, Arbeitszeitgesetz und ergänzenden Dokumentationspflichten.

Mindestangaben der täglichen Arbeitszeit

Eine vollständige Arbeitszeiterfassung umfasst:

• Arbeitsbeginn
• Arbeitsende
• Arbeitsdauer pro Tag

Diese Angaben müssen für jeden Arbeitstag festgehalten werden. Die Erfassung muss vollständig, nachvollziehbar und zeitnah erfolgen.

Müssen Pausen erfasst werden?

Pausen gehören nicht zur Arbeitszeit. Folgende Regeln gelten:

• Gesetzlich vorgeschriebene Pausen müssen eingehalten werden.
• Die Pausendauer muss nicht zwingend separat dokumentiert werden, solange Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Gesamtarbeitsdauer eindeutig und korrekt sind.

Unternehmen können dennoch eine explizite Pausenerfassung verlangen, wenn dies organisatorisch sinnvoll ist oder das Zeiterfassungssystem dies vorsieht.

Erfassung von Überstunden und Mehrarbeit

Überstunden zählen vollständig zur Arbeitszeit und müssen entsprechend erfasst werden. 

• Überstunden müssen nicht separat dokumentiert werden, sondern ergeben sich automatisch aus den gebuchten Zeiten.
• Eine interne Regelung zur Genehmigung oder Freigabe von Überstunden ist notwendig, um spätere Streitfälle zu vermeiden.
• Die Dokumentation bildet die Grundlage für Ausgleich, Vergütung oder Freizeitausgleich.

Wer darf Arbeitszeiten erfassen?

Mitarbeiter dürfen ihre Arbeitszeiten selbst eintragen, wenn das Unternehmen dies vorsieht.

Die Verantwortung für Vollständigkeit, Richtigkeit und Systemwahl liegt jedoch ausschließlich beim Arbeitgeber. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Erfassungssysteme korrekt genutzt werden und manipulationsarm sind.

Aufbewahrungspflichten zur Arbeitszeiterfassung

• Nachweisunterlagen zur Arbeitszeit müssen gemäß Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Für bestimmte Branchen oder Tätigkeiten mit Mindestlohn-Dokumentationspflicht kann eine tägliche bzw. wöchentliche Frist (z. B. 7 Tage) gelten.
• Unterlagen müssen bei Prüfungen jederzeit vorgelegt werden können.

Welche Formen der Arbeitszeiterfassung sind in Deutschland zulässig?

Derzeit gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form der Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber können frei entscheiden, wie sie die Arbeitszeit erfassen, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Diese Anforderungen folgen aus dem EuGH-Urteil (2019) und der Arbeitsschutzlogik des Bundesarbeitsgerichts.

Sonderfälle der Arbeitszeiterfassung 

Neben der allgemeinen Pflicht zur vollständigen täglichen Arbeitszeiterfassung gibt es bestimmte Situationen, in denen besondere Regeln oder Maßnahmen zur Arbeitszeiterfassung erforderlich sind. Diese Sonderfälle betreffen vor allem den Arbeitsort, die Arbeitsorganisation und bestimmte Tätigkeitsarten.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice und Arbeiten unterwegs

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig vom Arbeitsort. Arbeitszeiten im Homeoffice oder unterwegs müssen daher genauso vollständig dokumentiert werden wie im Betrieb.

Die Erfassung muss für Mitarbeiter jederzeit möglich sein, zum Beispiel per App oder Browser. Arbeitgeber müssen klare interne Vorgaben machen:

• wann zu erfassen ist (grundsätzlich täglich),
• wie Pausen einzutragen sind,
• wie Korrekturen vorzunehmen sind.

Wie wird Vertrauensarbeitszeit erfasst?

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit weitgehend selbst organisieren. Dies entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht von der Dokumentationspflicht.

• Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden.
• Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass der Mitarbeiter die vereinbarte Arbeitszeit erfüllt, aber die Arbeitszeit wird dennoch dokumentiert.
• Unternehmen benötigen interne Richtlinien zur Zeiterfassung, Überprüfung und Freigabe.

Arbeitszeiterfassung im Außendienst, Baustellen, Kundenbesuche und mobile Tätigkeiten

Bei Tätigkeiten außerhalb des Betriebs muss die Arbeitszeit ebenfalls vollständig erfasst werden. Es muss eine Möglichkeit geboten werden, die Arbeitszeit von unterwegs aus zu erfassen, zum Beispiel über App, Browser oder GPS-freie Zeitstempel.

Unternehmen sollten definieren, welche Reisezeiten als Arbeitszeit gelten (abhängig von Tätigkeit und Weisungslage).

Erfassung von Reisezeit

Reisezeit ist nicht automatisch Arbeitszeit, muss aber in vielen Fällen erfasst werden, zum Beispiel:

• wenn der Mitarbeiter während der Reise arbeitet (Laptop, Telefon, Vorbereitung),
• wenn die Reise im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt und arbeitsbezogene Tätigkeiten einschließt,
• bei bestimmten Berufsgruppen (z. B. Außendienst, Monteure).

Arbeitszeiterfassung für Schichtarbeit und Nachtdienste

Bei Schichtmodellen und Nachtarbeit ist die genaue Erfassung besonders wichtig, da hier verstärkt arbeitsschutzrechtliche Vorgaben zu Ruhezeiten und Ausgleichspflichten greifen. Arbeitgeber müssen sicherstellen:

• exakte Schichtbuchung,
• Erfassung von Schichtwechseln,
• Nachvollziehbarkeit von Ruhezeiten zwischen Schichten.

Arbeitszeiterfassung von leitenden Angestellten

Leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes können arbeitszeitrechtlich anders behandelt werden. Die Frage, ob ihre Arbeitszeit erfasst werden muss, hängt vom konkreten Status ab:

• Wenn sie dem Arbeitszeitgesetz unterliegen: volle Erfassungspflicht.
• Wenn sie tatsächlich leitende Angestellte mit umfassender Entscheidungsbefugnis sind, unterliegen sie nicht dem ArbZG.

Da die Einstufung anspruchsvoll ist, sollte hier eine juristische Einzelfallbewertung erfolgen.

Mitbestimmung und Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung berührt sowohl Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats als auch datenschutzrechtliche Anforderungen. Arbeitgeber müssen beide Bereiche berücksichtigen, um rechtssicher zu handeln.

Zeiterfassung in der Gebäudereinigung

Die Gebäudereinigung zählt zu den Branchen mit den komplexesten Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung. Gründe sind vor allem die hohe Mobilität und die verteilten Einsatzorte der Mitarbeiter. Dadurch ergeben sich für Arbeitgeber mehrere Schwierigkeiten:

• Stationäre Zeiterfassung, also klassisches Einstempeln im Betrieb, ist praktisch unmöglich.
• Handschriftliche Stundenzettel gehen verloren, sind unleserlich oder werden verspätet abgegeben.
• Papierlisten und Excel-Dateien können leicht verändert werden und erfüllen die Anforderungen an Objektivität und Verlässlichkeit nur bedingt.
• Fehlende oder falsche Stundenzettel führen zu Rückfragen, Verzögerungen und Korrekturen in der Abrechnung.
• Viele Mitarbeiter sprechen unterschiedliche Sprachen.
• Die Gebäudereinigung unterliegt strengen Dokumentationsanforderungen. Fehlerhafte Aufzeichnungen können bei Zollprüfungen Probleme verursachen.

Wie Blink die Zeiterfassung für Gebäudereiniger löst:

Mit Blink erfassen deine Angestellten ihre Arbeitszeiten direkt in der App. Blink ist in 19 Sprachen verfügbar und die Arbeitszeiterfassung funktioniert auch offline.

• Zeiterfassung am Smartphone, Tablet, PC, QR-Code, NFC, Terminal, Anruf
• Mit GPS-Abgleich und DSGVO-konform
• Dokumentation von Tätigkeiten für die Abrechnung nach Lohngruppen nach LTV/RTV
• Weitergabe der Arbeitszeiten an die Lohnbuchhaltung per Schnittstelle