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Abwesenheitsmanagement einfach erklärt: von der Planung bis zur Software
Abwesenheitsmanagement beschreibt alle Abläufe, mit denen dein Unternehmen Fehlzeiten von Mitarbeitern zuerst plant, dann erfasst und insgesamt organisiert. Dazu gehören Urlaube, Krankheitsfälle, Elternzeiten, Weiterbildungen oder kurzfristige Freistellungen. Ziel ist es, die Arbeitsausfälle so zu koordinieren, dass der Betrieb handlungsfähig bleibt.
Abwesenheitsmanagement: Das Wichtigste in Kürze
- Abwesenheitsmanagement sorgt dafür, dass Urlaube, Krankmeldungen und andere Fehlzeiten erfasst, genehmigt und im Arbeitsplan berücksichtigt werden.
- Ein vollständiger Prozess umfasst Antrag, Genehmigung, Vertretungsplanung, Dokumentation und Rückkehr.
- Gesetzliche Grundlage: Relevante Vorschriften sind das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), das Elternzeitgesetz (BEEG), § 616 BGB (kurzzeitige Freistellung) und § 45 SGB V (Kinderkranktage).
- Digitalisierung: Eine Software ersetzt Papierformulare und Excel-Listen. Mitarbeiter beantragen Urlaub oder melden Krankheit direkt per App oder am PC.
Wie setze ich Abwesenheitsmanagement im Unternehmen um?
Dein Abwesenheitsmanagement funktioniert dann am besten, wenn Anträge, Genehmigungen und Vertretungen in einem festen Ablauf geregelt sind. Jeder Schritt sollte nachvollziehbar erfasst sein, damit die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter planbar bleiben und keine Lücken in der Besetzung entstehen.
Ablauf des Abwesenheitsmanagements
1. Abwesenheit beantragen: Mitarbeiter melden ihren Urlaub, Sonderurlaub oder eine Freistellung über ein Formular oder über eine Software, also am Computer oder Smartphone. Der Antrag enthält Zeitraum, Grund und gegebenenfalls Anhänge, etwa ein ärztliches Attest oder eine Schulungseinladung.
2. Prüfung und Genehmigung: Der Antrag wird automatisch an die zuständige Führungskraft weitergeleitet. Diese sieht in der Software, welche Personen im selben Zeitraum bereits abwesend sind, und kann prüfen, ob eine Vertretung gesichert ist. Genehmigungen erfolgen per Klick, Ablehnungen mit kurzer Begründung. Das System dokumentiert jeden Vorgang, bestenfalls mit Zeitstempel.
3. Vertretung und Übergabe: Wenn ein Mitarbeiter längere Zeit fehlt, muss festgelegt werden, wer seine Aufgaben übernimmt. Die Vertretung wird im Antrag oder nach der Genehmigung eingetragen. Viele Systeme benachrichtigen die benannte Person automatisch, sobald die Abwesenheit bestätigt ist.
4. Eintragung in Kalender und Systeme: Nach der Genehmigung wird die Abwesenheit automatisch in den Teamkalender, das Zeiterfassungssystem und, falls vorhanden, in das Projektplanungstool eingetragen. So sehen Kollegen, wer anwesend oder abwesend ist, ohne dass vertrauliche Gründe angezeigt werden.
5. Rückkehr und Nachbearbeitung: Nach Ende der Abwesenheit prüft die Personalabteilung, ob alle Nachweise vorliegen. Bei Krankheit erfolgt der elektronische Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten (eAU) über die Krankenkasse. Bei längeren Erkrankungen wird geprüft, ob ein Gespräch zur Wiedereingliederung oder ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) notwendig ist.
Software für Abwesenheitsmanagement nach Branche
- Reinigungsbranche: Blink, mit Meldung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit direkt in der App. Objektleiter sehen Ausfälle in Echtzeit, planen Vertretungen und informieren Teams automatisch über Änderungen im Einsatzplan.
- Einzelhandel: Quinyx, mit Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung für Filialbetriebe, inklusive mobiler App und Kalenderansicht.
- Gastronomie und Hotellerie: gastromatic, mit Urlaubsplanung, Krankmeldungen und Dienstplänen in einer Software, direkt über Smartphone oder Browser.
- Gesundheitswesen und Pflege: Planerio, mit Planung von Diensten, Urlaubsanträgen und Vertretungen speziell für Pflegeeinrichtungen und Kliniken.
- Logistik und Transport: ATOSS, mit Erfassung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten, automatisierter Schichtplanung und Vertretungsfunktionen.
- Industrie und Produktion: SAP SuccessFactors (Time Off), mit digitalen Urlaubsanträgen, mehrstufigen Genehmigungen und Übersicht über Zeitkonten.
- Öffentlicher Dienst und Kommunen: P&I LOGA / LogaHR, mit integrierter Zeitwirtschaft und Urlaubsverwaltung sowie standardisierten Genehmigungswegen.
- Callcenter und Business-Process-Outsourcing: injixo (InVision), mit Abwesenheits- und Urlaubsplanung kombiniert mit Schichtplanung und Forecasting.
- IT-Unternehmen und Start-ups: Personio, mit Urlaubs- und Krankmeldungen per App, Genehmigungen über Microsoft- oder Google-Kalender.
- Büro- und Dienstleistungsunternehmen: HRworks, mit Online-Urlaubsverwaltung mit Teamkalender und direkter Synchronisation zu Outlook und Google Calendar.
Hinweis: Die gezeigte Software ist jeweils beispielgebend für die Branchen. Einige der Anbieter lassen sich in weiteren Branchen und Unternehmen einsetzen.
Fallbeispiel: Abwesenheiten von Reinigungskräften managen mit Blink
In der Gebäudereinigung müssen Schichten zuverlässig besetzt sein. Fällt jemand kurzfristig aus, kann das sofort Auswirkungen auf mehrere Objekte haben, die an diesem Tag gereinigt werden sollen. Die Software und App Blink unterstützt dabei, solche Ausfälle zu erfassen, Urlaubsanträge zu bearbeiten und Vertretungen schnell zu organisieren.
Abwesenheiten der Mitarbeiter erfassen
Mitarbeiter melden ihre Abwesenheit über das Ticketsystem in der Blink App. Ein Urlaubsantrag oder eine Krankmeldung wird dort als Ticket angelegt. Der Objektleiter oder die Verwaltung sieht den Antrag sofort in der Übersicht und kann ihn prüfen oder genehmigen.
Jeder Antrag hat einen Status, zum Beispiel „offen“, „in Bearbeitung“ oder „erledigt“.
Sobald eine Entscheidung getroffen ist, erhält der Mitarbeiter eine Nachricht auf sein Smartphone.
Wenn ein Krankenschein vorliegt, kann das Foto direkt im Ticket hochgeladen werden.
So bleibt alles an einem Ort: keine Zettel, keine E-Mails, kein Nachfragen per Telefon.
Übersicht und Zeiterfassung der Mitarbeiter
Die gemeldeten Abwesenheiten sind automatisch in der Zeiterfassung von Blink hinterlegt.
Das System unterscheidet zwischen Urlaub, Krankheit oder Elternzeit.
Objektleiter sehen auf einen Blick, wer arbeitet und wer abwesend ist. Mitarbeiter können in ihrer App jederzeit prüfen, wie viele Urlaubstage oder Stunden ihnen noch zustehen.
Vertretungen für abwesende Kollegen finden
Wenn jemand ausfällt, hilft Blink bei der Suche nach Ersatz. Du siehst in Echtzeit, welche Kollegen verfügbar sind, und kannst prüfen, wer an dem betroffenen Objekt eingesetzt werden kann.
Die Software berücksichtigt dabei die Qualifikationen und Einsatzorte der Mitarbeiter.
So lässt sich schnell eine passende Vertretung auswählen, ohne dass der Dienstplan neu erstellt werden muss.
Wird der Plan angepasst, erhalten alle betroffenen Kollegen eine Benachrichtigung auf dem Smartphone. Damit wissen alle sofort, wann und wo sie im Einsatz sind, auch wenn sich der Plan kurzfristig geändert hat.
Planungssicherheit im Unternehmen erhöhen
Blink verbindet die Abwesenheitsverwaltung direkt mit der Einsatzplanung. Das sorgt dafür, dass Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Schichtplanung immer auf demselben Stand sind.
Objektleiter müssen keine getrennten Listen führen oder Tabellen pflegen. Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt, und das System warnt, wenn zu viele Personen zur gleichen Zeit fehlen oder eine Schlüsselrolle doppelt belegt ist.
Praxisnutzen des Abwesenheitsmanagements
Mit Blink lässt sich Abwesenheitsmanagement in der Gebäudereinigung direkt im Arbeitsalltag abbilden:
- Anträge und Krankmeldungen laufen über die App.
- Vertretungen werden nach Qualifikation und Verfügbarkeit vorgeschlagen.
- Änderungen im Plan werden automatisch an alle Beteiligten weitergegeben.
Abwesenheitsmanagement für Reinigungsunternehmen
Lass dir von Blink korrekt qualifizierte Reinigungskräfte vorschlagen, wenn ein Kollege ausfällt. Manage mit Blink alle Abwesenheiten deines Teams, erfasse Arbeitszeiten und reiche die Daten per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung weiter.
Welche Arten von Abwesenheiten gibt es in Unternehmen?
Es gibt drei Hauptarten von Abwesenheiten: geplante, ungeplante und dienstlich bedingte.
Geplante Abwesenheiten wie Urlaub oder Bildungsurlaub werden im Voraus beantragt und genehmigt. Ungeplante Abwesenheiten entstehen kurzfristig, zum Beispiel bei Krankheit oder familiären Notfällen. Dienstlich bedingte Abwesenheiten beruhen auf betrieblichen Aufgaben wie Dienstreisen oder Schulungen.
Geplante Abwesenheiten
Zu den geplanten Abwesenheiten zählen alle Fälle, die vorhersehbar sind und rechtzeitig beantragt werden können.
- Erholungsurlaub: Der gesetzlich geregelte Anspruch auf Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) beträgt mindestens 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, also in der Regel 20 Arbeitstage. Urlaub muss beantragt und vom Arbeitgeber genehmigt werden. Er dient der Erholung und darf nur ausnahmsweise aus betrieblichen Gründen verschoben werden.
- Bildungsurlaub: In den meisten Bundesländern haben Beschäftigte Anspruch auf fünf Tage Freistellung pro Jahr für anerkannte Weiterbildungen. Die Regelungen sind landesrechtlich festgelegt.
- Sonderurlaub: Hierzu zählen einzelne Tage oder kurze Zeiträume, etwa bei Hochzeit, Umzug, Geburt eines Kindes oder Todesfällen in der Familie. Die Grundlage kann § 616 BGB oder eine interne Regelung im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag sein.
Geplante Abwesenheiten lassen sich im Abwesenheitsmanagement, also dem Dienst- oder Abteilungsplan, eher einfach berücksichtigen.
Ungeplante Abwesenheiten
Ungeplante Abwesenheiten treten spontan und ohne Vorlauf auf. Sie erfordern eine schnelle Reaktion von Mitarbeitern und Unternehmen.
- Krankheit: Beschäftigte müssen sich sofort krankmelden. Ein ärztliches Attest ist spätestens am vierten Kalendertag vorzulegen, es sei denn, der Arbeitgeber verlangt es früher (§ 5 EFZG). Seit 2023 werden Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch von den Krankenkassen an Arbeitgeber übermittelt (eAU). Die Entgeltfortzahlung erfolgt bis zu sechs Wochen je Krankheitsfall.
- Kurzzeitige persönliche Gründe: Nach § 616 BGB können Mitarbeiter bezahlt freigestellt werden, wenn sie für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ aus persönlichen Gründen nicht arbeiten können, zum Beispiel bei einem unaufschiebbaren Arzttermin oder einer plötzlichen familiären Verpflichtung. Viele Arbeitsverträge schließen diesen Anspruch jedoch aus oder regeln ihn genauer.
- Pflege- oder Kinderbetreuungsfälle: Eltern haben nach § 45 SGB V Anspruch auf Freistellung, wenn ein Kind krank ist. Bis Ende 2025 gelten erweiterte Kontingente von 15 Tagen je Kind und Elternteil, bei Alleinerziehenden 30 Tage. Für pflegende Angehörige gelten zusätzliche Freistellungsregelungen nach dem Pflegezeitgesetz.
Ungeplante Abwesenheiten müssen sofort mitgeteilt werden, damit Vertretungen organisiert und die Arbeitsabläufe angepasst werden können.
Dienstlich bedingte Abwesenheiten
Manche Abwesenheiten beruhen auf betrieblichen Anforderungen. Beispiele:
- Dienstreise oder Außendienst: Beschäftigte sind im Auftrag des Unternehmens unterwegs. Die Zeit gilt meistens als Arbeitszeit, wird aber gesondert dokumentiert.
- Fortbildung im Auftrag des Unternehmens: Wenn die Teilnahme verpflichtend ist, handelt es sich um Arbeitszeit, nicht um Bildungsurlaub.
- Betriebliche Veranstaltungen: Schulungen, Teamevents oder Messen zählen ebenfalls zu dienstlich bedingten Abwesenheiten.
Diese Abwesenheiten werden durch die Personalabteilung oder Teamleitung geplant, damit sie nicht mit Urlaubszeiten anderer Mitarbeiter kollidieren.
Welche Gesetze spielen im Abwesenheitsmanagement eine Rolle?
Im Abwesenheitsmanagement sind vor allem fünf Gesetze relevant: das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), das Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG), § 616 BGB zur kurzzeitigen Freistellung und § 45 SGB V zu Kinderkrankentagen.
Sie regeln, wann Arbeitnehmer Anspruch auf Freistellung oder Lohnfortzahlung haben und welche Pflichten der Arbeitgeber dabei erfüllen muss.
- Bundesurlaubsgesetz (BUrlG): Regelt den gesetzlichen Mindesturlaub. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens 20 Arbeitstage Urlaub pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche. Wichtig ist die Pflicht des Arbeitgebers, einmal jährlich schriftlich oder digital über verbleibende Urlaubstage zu informieren. Tut er das nicht, verfällt der Urlaub nicht automatisch.
- Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG): Legt fest, dass der Arbeitgeber im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen den Lohn weiterzahlt. Der Arbeitnehmer muss sich sofort krankmelden und spätestens am vierten Tag ein Attest vorlegen. Seit 2023 werden Arbeitsunfähigkeiten elektronisch übermittelt (eAU).
- Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG): Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis. Der Arbeitgeber kann den Jahresurlaub für jeden vollen Monat Elternzeit um ein Zwölftel kürzen, allerdings nur, wenn er das ausdrücklich erklärt.
- Kurzzeitige Freistellung (§ 616 BGB): Erlaubt eine bezahlte Freistellung für wenige Tage, wenn ein Mitarbeiter aus persönlichen Gründen verhindert ist, etwa bei einem Todesfall oder einer standesamtlichen Hochzeit. Viele Arbeitsverträge schließen diesen Paragrafen aus oder ersetzen ihn durch eigene Regelungen.
- Kinderkranktage (§ 45 SGB V): Wenn ein Kind krank ist, dürfen gesetzlich Versicherte zu Hause bleiben und Kinderkrankengeld beziehen. Bis Ende 2025 gelten erhöhte Kontingente: 15 Tage pro Jahr und Kind je Elternteil, bei Alleinerziehenden 30 Tage.
Abwesenheiten managen mit Blink
Mit Blink verwaltest du Urlaube und kurzfristige Ausfälle zentral in einer App. Die Software zeigt dir sofort verfügbare Vertretungen, aktualisiert den Dienstplan automatisch und hält dein Team in Echtzeit auf dem Laufenden.
Abwesenheitsmanagement – Häufige Fragen und Antworten
Wie werden Abwesenheiten in Blink erfasst?
In Blink melden Mitarbeiter ihre Abwesenheiten über die App. Ein Urlaubsantrag oder eine Krankmeldung wird als Ticket erstellt. Der zuständige Objektleiter oder die Verwaltung sieht den Antrag sofort, prüft ihn und kann ihn digital bestätigen bzw. genehmigen. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, sobald der Status aktualisiert wurde.
Wie unterstützt Blink bei kurzfristigen Personalausfällen?
Wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet, zeigt Blink den Ausfall in der Einsatzplanung an. Das System schlägt mögliche Vertretungen vor, die über die erforderlichen Qualifikationen verfügen und zeitlich verfügbar sind. Nach Auswahl der Vertretung wird der Dienstplan automatisch angepasst und an alle Beteiligten gesendet.
Welche Informationen sehen Mitarbeiter in der Blink App?
Mitarbeiter sehen in der App ihre geplanten Einsätze, bereits genehmigte Urlaube und verbleibende Urlaubstage. Bei Änderungen im Dienstplan erhalten sie eine Push-Benachrichtigung. So sind alle aktuellen Informationen zu Arbeitszeiten und Abwesenheiten jederzeit verfügbar, ohne Rückfragen in der Verwaltung oder beim Objektleiter.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub krank wird?
Erkrankt ein Mitarbeiter während des Urlaubs und legt ein ärztliches Attest vor, werden diese Tage nicht auf den Urlaub angerechnet. Sie gelten als Krankheitstage und können später nachgeholt werden.
Welche Daten dürfen im Teamkalender angezeigt werden?
In Teamkalendern dürfen nur Zeitraum und Art der Abwesenheit („Urlaub“, „krank“, „Fortbildung“) erscheinen. Angaben zu Diagnosen, Gründen oder persönlichen Umständen dürfen nicht veröffentlicht werden.
Welche Funktionen sollte eine Software für Abwesenheitsmanagement haben?
Eine geeignete Software sollte digitale Anträge, Genehmigungsabläufe und Kalenderansichten bieten. Sie sollte Urlaubsstände anzeigen, Krankmeldungen erfassen und Vertretungen planen können. Systeme wie Blink berücksichtigen zusätzlich Qualifikationen und Einsatzorte, wenn ein Mitarbeiter ausfällt.
