BYOD – dahinter verbirgt sich ein weiterer aktueller Trend für die Digitalisierung des Arbeitslebens. Vielleicht ist Ihnen das Akronym auch schon mehrfach begegnet, aber Sie konnten sich bis dato noch nicht so recht ein Bild davon machen? Kein Problem, hier beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um „Bring Your Own Device“.
Was ist BYOD?
„Bring Your Own Device“ bedeutet wörtlich: Bringen Sie Ihr eigenes Gerät mit. In diesem Kontext heißt das im weiteren Sinne, dass Mitarbeiter:innen ihr privates Smartphone oder Tablet am Arbeitsplatz, aber auch an anderen Orten zu dienstlichen Zwecken nutzen. Die BYOD-Strategie ist zum Teil auch unter dem Motto „Use Your Own Device“ bekannt. In Bezug auf die Reinigungsbranche und die Lösungen von Blink bedeutet BYOD, dass etwa die Blink Time Zeiterfassungs-App auf dem eigenen Smartphone der Reinigungskräfte installiert wird. Praktisch: Die Mitarbeiter:innen können einfach ihr Handy aus der Hosentasche ziehen, die App aufrufen und entsprechend ihre Arbeitszeiten eintragen.
Vorteile von BYOD
Damit liegt einer der großen Vorteile des BYOD-Ansatzes auf der Hand: Das private Smartphone bei der Arbeit zu benutzen, liegt nahe, denn die meisten Menschen besitzen mittlerweile ein solches Gerät. Auf 60,7 Millionen Deutsche traf dies laut Statista im Jahr 2020 zu. Die meisten davon tragen es ohnehin ständig bei sich und benutzen es im Schnitt 53 Mal pro Tag zum Surfen, Chatten oder um eine App zu nutzen, wie eine Studie der Uni Bonn offenlegte. Der Griff zum Handy ist also Gewohnheit. Im Gegensatz zu einem extra Dienst-Handy müssen sich die Angestellten dafür auch nicht eigens mit einem neuen Gerät vertraut machen. Das spart Zeit – vor allem, wenn ein anderes Betriebssystem aufgespielt ist als beim eigenen Alltags-Handy. Empfinden Mitarbeiter:innen den Umgang mit dem Arbeits-Smartphone als zu umständlich, tritt häufig Frust ein. Dies kann schlimmstenfalls dazu führen, dass das Dienst-Handy ungern genutzt wird und die Produktivität sinkt oder – passend zu unserem Beispiel oben – die Zeiterfassung vernachlässigt wird. Ein weiterer Vorteil ist der Kostenpunkt. Unternehmen sparen Anschaffungskosten für eigene Firmen-Smartphones, wenn Angestellte ihre eigenen Mobilgeräte verwenden. Dies ist auch unter dem Blickwinkel der Nachhaltigkeit interessant, wenn man die durchschnittliche Lebensdauer gängiger Smartphone-Modelle bedenkt: Zusätzliche Firmen-Geräte verursachen leider auch zusätzlichen Elektronikschrott, der so eingespart werden kann.
Nachteile von BYOD
Private Handynutzung am Arbeitsplatz, eine runde Sache also? Leider nicht ganz, stellt sich doch eine Reihe wichtiger Fragen, die Unternehmen unbedingt klären sollten, bevor sie „Bring Your Own Device“ einführen:
Sind die Angestellten bereit, ihr privates Handy für die Arbeit zu nutzen?
Manchen widerstrebt dieser Gedanke grundsätzlich. Es besteht zudem keine Verpflichtung für Arbeitnehmende, eigene Arbeitsmaterialien beizusteuern – dies gilt auch für ein mobiles Endgerät. ➔ Die Bereitschaft der Belegschaft zu BYOD sollte im Voraus geklärt und ggf. über Alternativen nachgedacht werden. Bei der Zeiterfassung Blink Time gibt es beispielsweise die Möglichkeit sich über stationäre Terminals oder Festnetztelefone an- und abzumelden.
Inwiefern beteiligt sich die Firma an den Kosten?
Manche Menschen können sich zwar durchaus vorstellen, ihr Privathandy in der Arbeit zu nutzen – jedoch nicht gratis. Was, wenn ein neues Handy hermuss? Oder das Datenvolumen des privaten Mobilfunkvertrages angezapft werden muss, weil Mitarbeitende außerhalb von WLAN-Zonen erreichbar sein sollen? ➔ Hier sollte eine Kosten-Nutzen-Rechnung aufgestellt werden: Ist es günstiger für die Firma, sich an den privaten Handykosten der Mitarbeitenden zu beteiligen oder selbst Firmenhandys anzuschaffen?
Eignen sich die privaten Smartphones oder Tablets der Angestellten überhaupt, um darauf die Arbeits-Apps zu nutzen?
Gerade wenn ältere Modelle verwendet werden, funktioniert nicht immer alles reibungslos. ➔ Möglicherweise kann es einfacher sein, ein Firmenmobiltelefon auf dem neuesten Stand der Technik zur Verfügung zu stellen, als die IT-Abteilung aufwändige Installationen auf älteren Geräten vornehmen zu lassen.
Wie lässt sich mit BYOD der Datenschutz wahren?
Dies ist wahrscheinlich der gewichtigste Einwand gegen BYOD. Einerseits betrifft dies den Schutz rein privater Daten wie Telefonkontakte, Urlaubsfotos, Messenger-Nachrichten an Freunde etc., die Arbeitgebern nichts angehen. Andererseits aber auch den Schutz von Betriebsgeheimnissen und weiteren sensiblen Informationen aus dem Unternehmen. Dazu gehören etwa personenbezogene Daten von Kunden usw. Sind diese nicht ausreichend geschützt, drohen Firmen hohe Bußgelder – Stichwort DSGVO. ➔ Blink speichert keine Kundendaten lokal auf dem Gerät! Dies ist jedoch bei anderen arbeitsrelevanten Anwendungen evtl. anders. Hier schafft zum Beispiel eine sogenannte Container-Lösung Abhilfe, die Arbeitsdaten von Privatdaten technisch abschottet.
Wie steht es um die IT-Sicherheit?
Für Privatpersonen sind Hackerangriffe meist einfach nur sehr ärgerlich – für Unternehmen kann es aber richtig teuer werden, wenn Cyber-Kriminelle Firmendaten stehlen. Werden beispielsweise wichtige Software-Updates nicht durchgeführt oder sind Mitarbeiter:innen häufig privat in offenen Netzwerken online, surfen auf unsicheren Websites oder haben auch deren Familienmitglieder Zugriff auf das Handy usw., sind Hackern Tür und Tor geöffnet. ➔ Angestellte müssen unbedingt für Sicherheitsthemen sensibilisiert werden. Verarbeitet ein Unternehmen hoch sensible Daten, sind firmeneigene Geräte, die zentral von der IT-Abteilung gewartet werden, vermutlich die bessere Lösung als diffiziles BYOD-Management.
Mittelweg: Smartphones mieten
Wer als Unternehmen weiterdenkt und das Smartphone als Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Mitarbeiter sieht, kann auf Services zurückgreifen, die Mobilgeräte professionell vermieten. Für eine monatliche Pauschale stellt der Dienstleister vorkonfigurierte Smartphones zur Verfügung und kümmert sich um deren laufende sicherheitsrelevante Aktualisierung etc. Verlässt eine Arbeitskraft das Unternehmen, kann das Handy zurückgegeben werden und alle Logins zu Firmensystemen und sensiblen Daten werden gelöscht.
So können Unternehmen hohe Einmalkosten für die Anschaffung hochwertiger Geräte vermeiden, jedoch gleichzeitig ihre Belegschaft stets mit modernen Handy-Modellen ausstatten. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels steigert dies die Arbeitgeberattraktivität. Bei vielen Anbietern können die Mitarbeiter:innen sich etwa auch ihren Favoriten unter einer Reihe von Modellen aussuchen. Das erhöht die Akzeptanz des Firmenhandys erheblich.
Entscheiden Sie sich für die Variante, Smartphones für Ihre angestellten Reinigungskräfte zu mieten, haben wir eine lukrative Lösung für Sie. Dank unserer Partnerschaft mit dem Telefonanbieter „everphone“ erhalten Sie von uns ein bereits konfiguriertes Smartphone, auf dem bereits die von Ihnen gebuchten Apps von Blink.de installiert wurden, für eine günstige monatliche Pauschale. Ihre Mitarbeiter:innen erhalten somit ein sofort einsetzbares Handy inkl. Datenvolumen und können dieses für die Zeiterfassung nutzen.
Die Entscheidung für oder gegen BYOD ist sehr individuell. Es kommt stark auf die Voraussetzungen im jeweiligen Unternehmen an, etwa Einsatzfelder der Mitarbeiter:innen, die mit privaten bzw. firmeneigenen mobilen Endgeräten arbeiten. Um sich vor möglichen Fallstricken zu schützen, sollten wichtige Punkte im Voraus geklärt werden. Ggfs. sind arbeitsvertragliche Regelungen zur privaten und dienstlichen Gerätenutzung zu treffen. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse und Streitfragen von vorn herein zu vermeiden.
Sie möchten die Blink Lösungen im Rahmen von BYOD nutzen? Gern klären wir alle Ihre Fragen. Kontaktieren Sie uns!